LEADING Job Release Note 26.8

Stundenerfassung

1. Neue Mobile Timesheet App für die mobile Stundenerfassung

Mit der neuen Mobile Timesheet App können MitarbeiterInnen ihre Arbeitszeiten bequem unterwegs über Smartphone oder Tablet erfassen. Die für mobile Geräte optimierte Anwendung kann direkt im Browser genutzt oder auf dem Home-Bildschirm installiert werden.

Erfasst werden können sowohl Arbeitszeiten auf Kundenjobs als auch interne Zeiten und Abwesenheiten. Häufig verwendete Jobs stehen für eine schnelle Erfassung direkt zur Verfügung. Bereits erfasste Einträge können nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.

Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick über die erfassten Stunden des ausgewählten Tages sowie der aktuellen und vorherigen Woche. Sofern Sollstunden hinterlegt sind, wird zusätzlich der aktuelle Stand im Verhältnis zum Tages- bzw. Wochensoll angezeigt.

Alle Informationen zur Installation, Anmeldung und Verwendung der Mobile Timesheet App finden Sie in unserem Handbuch, Kapitel "Zeiterfassung".

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Allgemein

2. Neue zentrale Suche über alle Agenturdaten hinweg mit Direkt-Link

Was bisher in einzelnen Modulen oder über Umwege gesucht werden musste, lässt sich ab sofort zentral durchsuchen.

Mit der neuen „Zentralen Suche“ können sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten live abgefragt werden.

Die Suche funktioniert modulübergreifend. Gefundene Informationen werden direkt im jeweiligen Kontext dargestellt. Über einen Direkt-Link können Sie unmittelbar zum betreffenden Eintrag wechseln.

Die bestehenden Zugriffsrechte werden dabei beim Öffnen der Daten berücksichtigt: Suchtreffer werden auch angezeigt, wenn keine Berechtigung zum Öffnen des jeweiligen Datensatzes besteht. In diesem Fall führt ein Klick auf das Suchergebnis nicht zum entsprechenden Eintrag.

Das erleichtert die Suche im Arbeitsalltag: ProjektleiterInnen können beispielsweise schnell Jobs und Kunden finden, Assistenzen Angebote auch über Produktschlagworte suchen und MitarbeiterInnen im Controlling zentral auf bestimmte Informationen zugreifen, ohne dafür unterschiedliche Module öffnen zu müssen.

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3. Neue Variablen für Benachrichtigungen zu Lieferantenbestellungen

Für eine bessere Übersicht bei internen Benachrichtigungen zu Lieferantenbestellungen – beispielsweise beim Delegieren oder Autorisieren – stehen neue Variablen zur Verfügung. Damit können der betreffende Lieferant und/oder Kunde direkt in der E-Mail angezeigt werden.

Öffnen Sie dazu unter „Administration“ den Bereich „System“ und wählen Sie „E-Mail-Vorlagen“.

Wählen Sie bei den Benachrichtigungen zu Lieferantenbestellungen die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf „Konfigurieren“.

In der Vorlagendefinition können Sie über „Variablen“ am unteren Bildschirmrand die verfügbaren Variablen und deren Definitionen aufrufen.

Neu verfügbar sind die Variablen „Lieferantenbestellung Kunde“ und „Lieferantenbestellung Lieferant“.

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Import/Export

4. Neue Möglichkeit zum Import von Zahlungen

Einige Buchhaltungsschnittstellen ermöglichen den Import von Zahlungen aus der Buchhaltung nach LEADING Job. Damit können beispielsweise Ausgangsrechnungen automatisch auf „bezahlt“ gesetzt werden.

Sofern Ihre Buchhaltungsschnittstelle diese Funktion unterstützt, können Zahlungen ab sofort direkt über die Web-Anwendung von LEADING Job importiert werden.

Sie können auswählen, ob Zahlungen nur für den aktuellen Mandanten oder für alle Mandanten importiert werden sollen.

Steht über die Buchhaltungsschnittstelle eine entsprechende Importdatei zur Verfügung, starten Sie den Import einfach über „Start“.

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5. Neuer Direkt-Link zum Protokoll beim Buchhaltungsexport

Der Zugriff auf das Buchhaltungsexport-Protokoll wurde vereinfacht.

In der Exportmaske für den Buchhaltungsexport steht ab sofort ein Direkt-Link zur Verfügung. Über diesen gelangen Sie unmittelbar zur Auswahl des Reports „Buchhaltungsexport-Protokoll“.

 

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Stammdaten

6. Modul „Funktionen“ ab sofort in der Web-Anwendung verfügbar

Mit Version 26.8 wurde das Modul „Funktionen“ (Rechtegruppen) in die Web-Anwendung migriert.

In der Verwaltung finden Sie die bestehenden Funktionsgruppen wie gewohnt auf der linken Seite. Nach Auswahl eines Eintrags werden die zugehörigen Daten auf der rechten Seite angezeigt.

Alle nicht vom System vordefinierten Gruppen können bearbeitet sowie neue Funktionsgruppen angelegt werden.

Im Abschnitt „Allgemein“ legen Sie den Namen der Funktionsgruppe fest, können eine Beschreibung hinterlegen und den Typ der Verfügbarkeit definieren.

Im Abschnitt „Benutzerzuordnung“ bestimmen Sie, welchen MitarbeiterInnen die Funktionsgruppe zugewiesen werden soll.

Im Abschnitt „Rechtezuordnung“ können Sie über das aufklappbare Rechtegruppenfeld festlegen, welche Berechtigungen für die Zuordnung angezeigt werden. Anschließend lassen sich die gewünschten Berechtigungen einfach per Drag & Drop vom linken in das rechte Feld verschieben.

 

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7. Modul „Team“ neu in der Web-Anwendung

Ab sofort steht auch das Modul „Team“ in der Web-Anwendung von LEADING Job zur Verfügung.

Die bestehenden Teams werden auf der linken Seite angezeigt, die zugehörigen Daten auf der rechten Seite.

Sie können vorhandene Einträge bearbeiten, neue Teams anlegen und nicht mehr benötigte Teams entfernen.

Im Abschnitt „Allgemein“ definieren Sie die Bezeichnung und eine Kurzbeschreibung des Teams. Zusätzlich können Sie festlegen, welche MitarbeiterInnen beispielsweise als Projektmanager oder Etatverantwortliche zuständig sind. Teams können außerdem für die Verwendung aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Im Abschnitt „Mitarbeiter“ ordnen Sie dem Team MitarbeiterInnen per Drag & Drop zu, indem Sie diese vom linken in das rechte Feld verschieben.

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8. Neues Modul „Stundenart“ ab sofort verfügbar

Stundenarten können ab sofort direkt in der Web-Anwendung von LEADING Job bearbeitet werden.

Wie gewohnt werden bestehende Einträge auf der linken Seite und die zu bearbeitenden Daten auf der rechten Seite angezeigt.

Im Abschnitt „Stundenart“ vergeben Sie eine Bezeichnung und bestimmen über eine Sortiernummer, in welcher Reihenfolge die Stundenarten im Auswahlfeld der Stundenerfassung angezeigt werden.

Im Abschnitt „Klassifizierung“ legen Sie unter anderem fest, ob eine Stundenart kundenbezogen und/oder verrechenbar ist, für Tasks im Projekt- und Ressourcenmanagement verwendet werden kann oder für den Überstundenabbau – beispielsweise „Zeitausgleich“ – zur Verfügung steht.

Über „Ist aktiv“ können Stundenarten für die Verwendung aktiviert bzw. deaktiviert werden.

 

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9. Modul „Stundenpreis“ ab sofort in der Web-Anwendung verfügbar

Mit Version 26.8 können nun auch externe Stundensätze für geleistete Stunden von MitarbeiterInnen direkt in der Web-Anwendung definiert werden.

Die vorhandenen Einträge werden auf der linken Seite angezeigt, die zugehörigen Einstellungen können auf der rechten Seite bearbeitet werden.

Im Abschnitt „Kunden und Produkte“ legen Sie fest, ob ein Stundensatz für alle Kunden und/oder Produkte oder nur für einzelne Einträge gelten soll.

Im Abschnitt „Mitarbeiter und Belegarten“ definieren Sie, ob der Stundensatz für alle oder nur für bestimmte MitarbeiterInnen sowie für alle oder nur für einzelne Belegarten gilt.

Der Abschnitt „Ausgewählte Kombination“ zeigt eine Kurzzusammenfassung der gewählten Einstellungen.

Im Abschnitt „Stundensatz“ definieren Sie den entsprechenden Stundensatz und die dazugehörige Währung. Zusätzlich können Sie einen neuen Stundensatz hinterlegen und über „Gültig ab“ festlegen, ab welchem Datum LEADING Job automatisch auf diesen neuen Stundensatz wechseln soll.

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10. „Vorlagen für Kopf- und Fußtexte“ jetzt auch in der Web-Anwendung

Die Vorlagen für Kopf- und Fußtexte können ab sofort auch direkt in der Web-Anwendung bearbeitet und verwaltet werden.

Wählen Sie einen bestehenden Eintrag aus der Liste auf der linken Seite oder legen Sie über „Neu“ eine neue Vorlage an.

Im Abschnitt „Allgemein“ vergeben Sie die Auswahlbezeichnung und legen fest, ob es sich um einen Kopf- oder Fußtext handelt und ob dieser für Kostenvoranschläge, Rechnungen oder Aufträge verwendet werden soll. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob der Text in allen Mandanten derselben Datenbank zur Auswahl stehen soll.

In den Abschnitten 1 bis 3 können Sie Texte hinterlegen, die bei Auswahl der Vorlage auf den entsprechenden Layouts erscheinen. Für die Formatierung stehen normal, fett und/oder kursiv zur Verfügung.

 

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11. Modul „Technische Texte“ in der Web-Anwendung verfügbar

Das Modul „Technische Texte“, dessen Inhalte bei der Erstellung von Aufträgen verwendet werden können, wurde in die Web-Anwendung von LEADING Job integriert.

Hier können Sie tabellarische Texte definieren, die aus Rubriken und den jeweils dazugehörigen Einträgen bestehen.

Bei zu bestellenden Druckwerken können Sie beispielsweise Rubriken für Größen und Farben anlegen. Als Einträge können dazu etwa A1, A2 etc. für Größen sowie SW, 2c, 4c etc. für Farben definiert werden.

MitarbeiterInnen können diese Technischen Texte anschließend einfach auswählen. Die entsprechenden Angaben erscheinen auf dem Layout der Lieferantenbestellung und sorgen damit für eine übersichtlichere Darstellung der Bestellung.

 

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12. „Übersetzungen“ jetzt auch in der Web-Anwendung verfügbar

Mit Version 26.8 können Einträge aus verschiedenen Modulen direkt in der Web-Anwendung übersetzt werden, beispielsweise für die Ausgabe auf englischsprachigen Layouts.

Wählen Sie links oben das Modul aus, dessen Einträge Sie übersetzen möchten, und legen Sie rechts oben die gewünschte Zielsprache fest.

Anschließend können Sie im unteren Bereich des Fensters die Einträge des gewählten Moduls durchgehen und für jeden Eintrag eine entsprechende Übersetzung hinterlegen.

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Dokumente

13. Neue Möglichkeit zum Löschen und Wiederherstellen von Dokumenten

In allen Modulen, in denen Dokumente hinterlegt werden können – beispielsweise Lieferantenbestellung, Kostenvoranschlag, Job oder Eingangsrechnung sowie in Stammdaten wie Lieferanten oder Kunden – stehen neue Funktionen zum Löschen und Wiederherstellen von Dokumenten zur Verfügung.

Gelöschte Dokumente werden zunächst in einen Papierkorb verschoben. Dafür stehen in den betreffenden Modulen die neuen Spalten „Ist gelöscht“, „Gelöscht von“ und „Gelöscht am“ zur Verfügung.

Um ein Dokument aus dem Papierkorb wiederherzustellen, wählen Sie es aus und klicken auf „Wiederherstellen“.

Dokumente im Papierkorb können über die Anwendung nicht manuell endgültig gelöscht werden. In den Systemeinstellungen unter „Administration > System > Systemeinstellungen“ können Sie jedoch festlegen, ob und nach welchem Zeitraum gelöschte Dokumente automatisch endgültig entfernt werden sollen.

Nach dem Update auf Version 26.8 sind die gezeigten Einstellungen automatisch als Standard gesetzt. Ihr lokaler Systemadministrator kann diese Einstellungen jederzeit ändern.

Wichtig: Endgültig gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.

 

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Job

14. Neue Zusatzinformationen für Leistungen in einem Job

Ab sofort können für einzelne Leistungen innerhalb eines Jobs eigene Zusatzinformationen definiert werden.

Öffnen Sie dazu unter „Administration“ den Bereich „System“ und wählen Sie „Zusatzinformation“.

In der Liste der verfügbaren Zusatzinformationen steht der neue Eintrag „Job-Leistung“ zur Verfügung. Wie bereits aus anderen Bereichen gewohnt, können Sie dafür Zusatzinformationen nach Ihren Anforderungen definieren – beispielsweise als Textfeld, HTML-Feld, Zahlenfeld oder Checkbox.

Nach dem Speichern steht innerhalb der Job-Leistungen der neue Abschnitt „Zusatzinformation“ mit den von Ihnen angelegten Feldern zur Verfügung.

Die Zusatzinformationen können außerdem als Spalten in der Übersicht der Leistungen eines Jobs angezeigt werden.

 

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15. Umbuchungsprotokoll ab sofort in der Jobverwaltung verfügbar

Mit Version 26.8 wurde das Umbuchungsprotokoll für Änderungen, die über die Umbuchungsfunktion vorgenommen wurden – beispielsweise die Änderung von verrechenbar auf nicht verrechenbar – direkt in die Jobverwaltung integriert.

Nach Auswahl des Eintrags wird das Umbuchungsprotokoll als PDF zur Verfügung gestellt.

Im Zuge dieser Änderung wurde auch das bereits vorhandene Job-Deckblatt in das Kontextmenü der erweiterten Optionen verschoben.

 

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16. Übergeordnete Informationen direkt in den Leistungen eines Jobs anzeigen

Für eine bessere Übersicht und Orientierung können in der Leistungsebene eines Jobs ab sofort mit einem Klick die relevanten übergeordneten Informationen des Jobs eingeblendet werden.

 

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Kontakt zum Leading Job Support

Sie haben Fragen zur aktuellen Release Note? Sie haben einen Bug in der aktuellen Version entdeckt? Reden Sie mit uns! Hier ist Ihr direkter Draht zum LEADING Job Support:

+43 1 503 6644

job.support@qualiant.at

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Die Agentursoftware LEADING Job integriert Projektmanagement und Ressourcenplanung von Werbeagenturen. Vernetzt mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Mitarbeiterauslastung, vom Kostenvoranschlag über Rechnungslegung bis zu Buchhaltung, Controlling und Reporting. Läuft in der Cloud oder on-premise. Ihre Agentur im Griff mit Software von Qualiant.