Die 7 wichtigsten Projektcontrolling Kennzahlen für Agenturen

Projektcontrolling umfasst alle Maßnahmen zur Überwachung und Steuerung von Projekten. Es ist essentieller Bestandteil des Projektmanagements in Agenturen und stellt sicher, dass Projekte im Rahmen der vorgegebenen Ziele, Budgets und Zeitpläne bleiben. Dabei unterscheidet man zwischen operativem und strategischem Projektcontrolling.

Das operative Projektcontrolling befasst sich mit der laufenden Überwachung und Steuerung von Projekten. Hierbei liegt der Fokus auf der kurzfristigen Projektabwicklung und der Sicherstellung, dass die geplanten Maßnahmen im vorgesehenen Rahmen durchgeführt werden.

Im Gegensatz dazu betrachtet das strategische Projektcontrolling die langfristigen Ziele und Rahmenbedingungen des Projekts. Es unterstützt die strategische Ausrichtung und hilft bei der Anpassung der Projektziele an die übergeordneten Unternehmensziele.

Wer ist fürs Projektcontrolling verantwortlich?

In Werbeagenturen ist der Projektmanager oder Projektleiter in der Regel für das Projektcontrolling verantwortlich. Unterstützt wird er dabei von einem Projektcontroller, der spezifische Aufgaben im Bereich des Controllings übernimmt.

Aufgaben des Projektcontrollings in Werbeagenturen

Der Projektcontroller spielt eine zentrale Rolle bei der Budgetplanung und -kontrolle, indem er die Erstellung der Projektbudgets unterstützt und während der gesamten Projektlaufzeit überwacht, dass die Ressourcen effizient genutzt werden und das Budget eingehalten wird. Er analysiert kontinuierlich die Kostenentwicklung des Projekts und überprüft Ausgaben für Mitarbeiter, externe Dienstleistungen, Materialien und weitere Kostenpositionen.

Zusätzlich ist der Projektcontroller für die Erstellung von regelmäßigen Reportings verantwortlich, die den aktuellen Projektstatus, die finanzielle Performance und andere relevante Kennzahlen transparent machen. Diese Berichte dienen der Entscheidungsfindung auf Managementebene. Auch das Risikomanagement fällt in seinen Aufgabenbereich: Er identifiziert potenzielle Risiken für die Projektdurchführung und unterstützt bei der Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung.

Der Einsatz von spezialisierten Projektcontrolling-Tools gehört ebenfalls zu seinen Aufgaben, um Daten zu sammeln, zu analysieren und präzise Berichte zu erstellen. Darüber hinaus überwacht er die Einhaltung von Qualitätsstandards und die Zufriedenheit der Kunden, indem er Kundenfeedback auswertet, qualitative Analysen durchführt und Projektreviews organisiert. In enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Geschäftsführung trägt der Projektcontroller maßgeblich dazu bei, die wirtschaftliche Effizienz, die Einhaltung von Zeitplänen und Budgets sowie die Qualität der Arbeit in der Werbeagentur sicherzustellen und die strategischen Ziele zu erreichen.

All diese Aufgaben des Porjektcontrollings werden durch den Einsatz einer geeigneten Agentursoftware erleichtert und automatisiert.

Kennzahlen im Projektcontrolling sind unverzichtbare Werkzeuge zur Bewertung des Projektfortschritts und zur Identifikation von Abweichungen. Hier sind einige der wichtigsten Kennzahlen, die speziell für Werbeagenturen relevant sind:

1. Billable Hours (Abrechenbare Stunden):

Die Anzahl der Stunden, die direkt einem Kundenprojekt zugeordnet und in Rechnung gestellt werden können. Ein Grafikdesigner arbeitet z.B. 40 Stunden in einer Woche. 30 dieser Stunden sind für Kundenprojekte vorgesehen und können abgerechnet werden, während die restlichen 10 Stunden für interne Aufgaben wie Weiterbildung oder Teammeetings verwendet werden.

Warum diese Kennzahl wichtig ist:
Billable Hours zeigen, wie viel der verfügbaren Arbeitszeit tatsächlich Umsatz generiert. Sinkende Werte deuten frühzeitig auf ineffiziente Projektstrukturen, zu hohe interne Aufwände oder falsch kalkulierte Leistungen hin.

2. Project Margin (Projektrentabilität)

Der Gewinn eines Projekts nach Abzug aller direkten Kosten. Eine Werbeagentur erhält beispielsweise 50.000 Euro für eine Kampagne. Die direkten Kosten für Mitarbeiter, Materialien und externe Dienstleistungen betragen 30.000 Euro. Die Projektrentabilität beträgt somit 20.000 Euro.

Warum diese Kennzahl wichtig ist:
Die Projektrentabilität zeigt, ob ein Projekt wirtschaftlich erfolgreich ist oder Verluste verursacht. Sie ist eine der wichtigsten Entscheidungsgrundlagen für Angebotskalkulationen, Priorisierungen und die Bewertung von Kundenprojekten.

3. Resource Utilization Rate (Ressourcenauslastungsrate)

Der Prozentsatz der Arbeitszeit, die produktiv und abrechenbar genutzt wird. Nehmen wir an, ein Texter ist in einer Woche 40 Stunden verfügbar. Davon sind 32 Stunden abrechenbar (80 %), der Rest ist für interne Aufgaben vorgesehen. Die Ressourcenauslastungsrate beträgt somit 80 %.

Warum diese Kennzahl wichtig ist:
Die Ressourcenauslastung macht sichtbar, ob MitarbeiterInnen dauerhaft überlastet oder unterfordert sind. Eine ausgewogene Auslastung ist entscheidend für Produktivität, Qualität der Arbeit und langfristige MitarbeiterInnenzufriedenheit.

4. Estimate Accuracy (EA)

Diese Kennzahl misst die Genauigkeit der ursprünglichen Zeit- und Ressourcenschätzungen im Vergleich zu den tatsächlich benötigten Zeiten und Ressourcen. Zum Beispiel könnte im Kostenvoranschlag eine Zeit von 8 Stunden angegeben werden, die erwartete Zeit beträgt jedoch 16 Stunden und schließlich stellt sich heraus, dass 17 Stunden benötigt wurden.

Warum diese Kennzahl wichtig ist:
Die Schätzgenauigkeit zeigt, wie verlässlich Zeit- und Aufwandsschätzungen in der Agentur sind. Ungenaue Schätzungen führen häufig zu Budgetüberschreitungen, unzufriedenen KundInnen und sinkenden Margen.

5. Cost Performance Index (CPI)

Eine Kennzahl, die das Verhältnis der geplanten Kosten zu den tatsächlichen Kosten misst. In einem Projekt mit einem Budget von 10.000 Euro sind bisher 6.000 Euro ausgegeben worden, während der geplante Fortschritt bei 8.000 Euro liegt. Der CPI beträgt dann 1,33 (8.000 / 6.000), was bedeutet, dass das Projekt kosteneffizienter als geplant ist.

Warum diese Kennzahl wichtig ist:
Der Cost Performance Index zeigt, ob ein Projekt kosteneffizient umgesetzt wird. Abweichungen vom Sollwert liefern frühzeitig Hinweise darauf, ob Maßnahmen notwendig sind, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.

6. Schedule Performance Index (SPI)

Eine Kennzahl, die das Verhältnis des geplanten Fortschritts zum tatsächlichen Fortschritt misst. Ein Projekt sollte nach Plan zu 50% abgeschlossen sein, ist aber tatsächlich erst zu 40 % fertig. Der SPI beträgt 0,8 (40% / 50%), was bedeutet, dass das Projekt hinter dem Zeitplan liegt.

Warum diese Kennzahl wichtig ist:
Der Schedule Performance Index macht sichtbar, ob ein Projekt im Zeitplan liegt oder Verzögerungen drohen. Diese Kennzahl dient als Frühwarnsystem, um rechtzeitig gegenzusteuern und Terminrisiken zu minimieren.

7. Customer Lifetime Value (CLV)

Der Customer Lifetime Value (CLV) ist eine Schätzung des gesamten Umsatzes, den ein Kunde während der gesamten Geschäftsbeziehung mit der Agentur generiert. Eine Werbeagentur hat z.B. einen Kunden, der jährlich 10.000 Euro an Dienstleistungen bezieht. Die durchschnittliche Geschäftsbeziehung dauert fünf Jahre. Der CLV beträgt somit 50.000 Euro (10.000 Euro x 5 Jahre). In Werbeagenturen, die langfristige Kundenbeziehungen pflegen, ist der CLV weniger relevant als Analysetool.

Warum diese Kennzahl wichtig ist:
Der Customer Lifetime Value zeigt den langfristigen wirtschaftlichen Wert einer Kundenbeziehung. Er unterstützt strategische Entscheidungen darüber, welche KundInnen und Projekte nachhaltig zum Unternehmenserfolg beitragen.

LEADING Job: Ihr Tool für effektives Projektcontrolling und präzise Kennzahlen

Die Agentursoftware LEADING Job verfügt über viele praktische Widgets und Reports, die essentielle Kennzahlen für Projektcontrolling in Werbeagenturen enthalten und mit denen Sie die Projekte in Ihrer Agentur immer im Griff behalten:

Weitere wichtige Projektcontrolling-Kennzahlen in LEADING Job

Die abrechenbaren Stunden als weitere zentrale Kennzahl werden in LEADING Job mithilfe der Reports „Zeiterfassung Job PM" und „Stunden pro Kunde/Produkt" dargestellt. Projektmanager können so detailliert verfolgen und abrechnen, wie viele Stunden pro Projekt geleistet wurden. Diese Daten sind auch live in der Jobverwaltung ersichtlich, sodass aktuelle Informationen jederzeit verfügbar sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Projektmarge. Der Report „Kostenvoranschlag Statistik" bietet eine Übersicht über die Anzahl und den Status der erstellten Kostenvoranschläge und trägt so zur Überwachung und Verwaltung der Projektmargen bei. Auch diese Informationen sind live in der Jobverwaltung sichtbar.

Die Treffgenauigkeit der Schätzungen ist eine entscheidende Kennzahl in LEADING Job, die live in den Jobpositionen verfügbar ist. Sie umfasst budgetierte Stunden, verkaufte Stunden und die tatsächlich geleisteten Stunden aus dem Timesheet. Diese Analysen können nach Tätigkeiten, Teams oder einzelnen Mitarbeitern aufgeschlüsselt werden. Beispielsweise kann festgestellt werden, dass die Schätzungen bei der Erstellung von Layouts häufig ungenau sind, während sie beim Copywriting sehr präzise sind. Mit diesen Informationen können Agenturen ihre Kalkulationen für zukünftige Projekte optimieren und Angebote präziser gestalten.

Vorteile des Kennzahlen-Dashboards von LEADING Job

Im Dashboard von LEADING Job werden die wichtigsten Projektkennzahlen visualisiert und bieten so eine schnelle Übersicht über den Projektstatus. Das Dashboard hilft Projektmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen und frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren.

Mit dem Widget „Projekt Report" haben Sie ein praktisches Tool für das Liquiditätsmanagement in der Hand. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Summe ein Projekt herein spielt, in welcher Höhe bereits Kosten angefallen sind und wie hoch der Umsatz ist.

Wenn es um Ressourcenauslastung geht, ist das Widget „Mitarbeiterauslastung" genau das Richtige. Hier sehen Sie, wie stark Ihre MitarbeiterInnen ausgelastet sind und können so leicht gegensteuern.

Ein zentrales Element im Projektcontrolling ist der Scheduled Performance Index (SPI), den Projektleiter im Widget „Projektstatus" der LEADING Job Software finden. Dieses Widget zeigt den aktuellen Fortschritt eines Projekts in Echtzeit an. Zum Beispiel zeigt der SPI an, wenn ein Projekt mit 10 Meilensteinen und je 10 Stunden pro Meilenstein nach Abschluss von 6 Meilensteinen bereits 80 Stunden benötigt hat, anstatt der geplanten 60 Stunden. Diese Frühwarnung ermöglicht es Projektleitern, rechtzeitig einzugreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. LEADING Job unterstützt so eine effiziente und proaktive Projektsteuerung.

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