Vom Chaos zur Kontrolle: Agentursoftware und ihre Vorteile für effektives Projektmanagement

In der schnelllebigen Agenturwelt kann es leicht passieren, dass die Projekte aus dem Ruder laufen, das Budget außer Kontrolle gerät. Doch mit der richtigen Agentursoftware können Sie das Chaos in geordnete Strukturen umwandeln und Ihr Projektmanagement effektiver gestalten.

Entdecken Sie die praktischen Vorteile von Agentursoftware und wie sie Ihnen hilft, Ihre Projekte besser zu organisieren, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Kontrolle über Ihre Arbeitsabläufe zu behalten. 

Was sind die Vorteile von Agentursoftware fürs Projektmanagement?

Sind Sie unzufrieden mit Ihrer aktuellen Agentursoftware? Oder verwenden Sie bisher noch keine spezialisierte Lösung, aber sind auf der Suche nach einer besseren Alternative zu Excelsheets und einem Flickwerk an unterschiedlichen Projektmanagement Apps? Dann sind Sie hier genau richtig! Wir zeigen Ihnen, wo die Stärken von Agentursoftware liegen und welche Vorteile der Einsatz von spezialisierter Agentursoftware im Gegensatz zu herkömmlichen PM-Tools hat.

Herausforderungen im Projektmanagement

HerausforderungenOhne AgentursoftwareMit Agentursoftware
Projektänderungen Unerwartete Änderungen erfordern manuelle Anpassungen im Projektplan und intensive Kommunikation mit dem Team. Änderungen können schnell im System aktualisiert werden, und automatische Benachrichtigungen informieren das Team.
Ressourcenplanung Schwierigkeiten bei der manuellen Zuweisung von Personal und Ressourcen zu verschiedenen Projekten. Automatisierte Ressourcenplanung ermöglicht eine effiziente Zuweisung basierend auf Verfügbarkeit und Kapazität.
Dateimanagement Schwierigkeiten bei der Organisation und Auffindbarkeit von Dateien in einem unstrukturierten System. Zentrale Datenbank mit Kategorisierung und Suchfunktionen ermöglicht schnelles Auffinden von benötigten Dateien.
Kommunikationsengpässe Mangelnde Transparenz führt zu Missverständnissen und verzögerter Projektabwicklung. Zentrale Kommunikationsplattform ermöglicht klare und transparente Kommunikation zwischen Teammitgliedern.
Budgetüberwachung und -verfolgung Manuelle Verfolgung von Budgetausgaben führt zu Inkonsistenzen und potenziellen Überschreitungen. Automatisierte Budgetverfolgung und -überwachung ermöglicht Echtzeit-Updates und rechtzeitige Warnungen bei Überschreitungen.

Vorher-Nachher Effekt im Projektmanagement

Agentursoftware unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und das Beste aus Ihrem Team herauszuholen. Durch eine zentrale Plattform werden Informationen und Kommunikation gebündelt, was besonders in schnelllebigen Projekten von Vorteil ist. Die Automatisierung von Prozessen reduziert Fehler und spart Zeit, während Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung eine bessere Kontrolle ermöglichen.

Was kann eine Agentursoftware besser als herkömmliche Projektmanagement Tools?

Warum sollten Werbeagenturen nun nicht einfach auf herkömmliche PM Tools setzen? Eine ERP-Software, die spezifisch auf die Bedürfnisse und Workflows von Agenturen eingeht, bietet eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Branchenspezifische Funktionen: Für eine gute Agentursoftware sind Begriffe wie Retainer-Abrechnung, delcredere, mehrstufige Freigabeprozesse, strenge IT Sicherheitsvorgaben von internationalen Agenturnetzwerken, Zeiterfassung & Ressourcenplanung für Kreative keine Fremdwörter, sondern integraler Bestandteil des Funktionsumfangs. 
  • Zentralisierte Plattform: Während herkömmliche Projektmanagement-Tools oft aus einer Vielzahl von separaten Anwendungen bestehen, bietet Agentursoftware eine zentralisierte Plattform, auf der alle Projektinformationen, Kommunikationen und Dateien an einem Ort gespeichert sind.
  • Integrationen: Agentursoftware bietet oft Integrationen mit anderen Tools und Systemen, die Agenturen häufig nutzen, wie z.B. Adobe Creative Suite, Jira, Datev, Teams, Google Workspace, Dropbox, SharePoint, diversen E-Mail Programmen und viele mehr. Dadurch wird die nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht und der Datenfluss optimiert.
  • Automatisierung von Prozessen: Agentursoftware automatisiert wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, was Zeit spart und die Fehleranfälligkeit reduziert. Routineaufgaben wie die Zeiterfassung, die Erstellung von Rechnungen und die Generierung von Berichten können automatisiert werden, um den Arbeitsaufwand zu minimieren.
  • Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung: Agentursoftware ermöglicht eine Echtzeit-Überwachung des Projektfortschritts und eine detaillierte Berichterstattung über wichtige Kennzahlen wie Budgetverbrauch, Ressourcenauslastung und Projektstatus. Dadurch können Probleme frühzeitig erkannt und entsprechend reagiert werden.

Wo liegen die Grenzen von Agentursoftware?

Das klingt alles ganz toll. Wo kann ich unterschreiben? Moment, zuerst sollten Sie auch den Disclaimer lesen.

Die Einführung einer neuen Agentursoftware erfordert neben einer gründlichen Planung auch die Schulung der Mitarbeiter. Dies kann zeitaufwändig und kostspielig sein, besonders wenn dabei bestehende Arbeitsabläufen verändert werden sollen.

Was noch? Je nach Anbieter kann es sein, dass nicht alle Anforderungen von den Funktionen, die „von der Stange" vorhanden sind, abgedeckt werden können. So entstehen möglicherweise Zusatzkosten für den Programmieraufwand der personalisierten Zusatzfunktionen. Und selbst die beste Agentursoftware kann nicht die menschlichen Faktoren wie Kommunikation, Teamdynamik und Kreativität ersetzen.
Trotzdem kann die Investition in hochwertige Software langfristige Effizienzsteigerungen, verbesserte Ressourcenplanung und fundierte Entscheidungsfindung bieten.

Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Wo liegen die Grenzen von Agentursoftware?Die Kosten für Agentursoftware können je nach Anbieter, Funktionsumfang und Nutzungsbedingungen variieren. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen, wobei kostenpflichtige Lösungen oft zusätzliche Funktionen und einen umfassenderen Support bieten. Es ist wichtig, die Kosten im Verhältnis zu den erwarteten Vorteilen und Einsparungen zu betrachten.

Die Lizenzgebühren für LEADING Job machen pro Mitarbeiter und Monat nur einen kleinen Teil dessen aus, was in einer Agentur normalerweise an Kunden pro Stunde in Rechnung gestellt wird.

Agentur Software Projektmanagement
 

Tipps zur erfolgreichen Einführung von Agentursoftware für Projektmanagement

Sie sind noch am Überlegen, ob und wie Sie am besten das Projekt Agentursoftware einführen angehen? Wenn Sie diesen neun Schritten folgen, steht einer reibungsfreien und erfolgreichen Einführung von Agentursoftware nichts mehr im Weg:

  1. Bedarfsanalyse: Der erste Schritt besteht darin, den Bedarf an einer Agentursoftware zu ermitteln. Prüfen Sie die aktuellen Herausforderungen in Ihrem Agenturmanagement und identifizieren die Bereiche, in denen eine Softwarelösung Verbesserungen bringen könnte.
  2. Zielsetzung: Nach der Bedarfsanalyse legen Sie klare Ziele fest, die Sie mit der Einführung der Agentursoftware erreichen möchten. Dies kann die Verbesserung der Effizienz, die Steigerung der Produktivität oder die Optimierung bestimmter Prozesse umfassen.
  3. Budgetierung: Erstellen Sie ein Budget für die Einführung der Agentursoftware, das die Kosten für den Erwerb der Software, die Implementierung, Schulungen und laufende Wartung umfasst.
  4. Marktrecherche: Anschließend führen Sie eine gründliche Marktrecherche durch, um die verfügbaren Agentursoftwarelösungen zu vergleichen. Sie prüfen die Funktionen, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und Kosten verschiedener Anbieter. Welche Ihre Bedürfnisse am besten abdeckt, können Sie in unserem Agentursoftware-Vergleich nachlesen.
  5. Geführte Demo: Einen besseren Einblick in was eine Agentursoftware kann, liefert eine geführte Demo. Im Gegensatz zu einer reinen Online-Demo haben Sie so die Möglichkeit zur direkten Interaktion, offen Fragen können gleich geklärt werden und oft profitieren Agenturen von einem Wissenstransfer durch die Softwareexperten.
  6. Auswahl des richtigen Anbieters: Basierend auf ihren Anforderungen und der Marktrecherche wählen Sie nun den Anbieter aus, dessen Agentursoftware am besten zu den Bedürfnissen ihrer Agentur passt.
  7. Pilotphase: Vor der vollständigen Implementierung können Sie die Agentursoftware mit einem kleinen Team oder Projekt testen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entspricht und die gewünschten Ergebnisse liefert.
  8. Implementierung: Nach erfolgreicher Pilotphase wird die Agentursoftware im gesamten Unternehmen implementiert. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter geschult werden und die Software effektiv nutzen können. Wichtig ist auch, dass Sie während des gesamten Einführungsprozesses einen festen Ansprechpartner beim Softwarehersteller haben, der mit Ihrer Arbeitsweise vertraut ist.
  9. Überwachung und Anpassung: Nach der Implementierung überwachen Sie kontinuierlich die Leistung der Agentursoftware und passen sie gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen der Agentur gerecht wird.

LEADING Job für effektives Projektmanagement

Warum sollten Sie sich nun für LEADING Job entscheiden? Wenn Sie den vollständigen Projektlebenszyklus von Anfang bis Ende an einem zentralen Ort im Griff haben wollen – von der Angebotserstellung über die Ressourcenplanung bis zur Fakturierung - dann ist LEADING Job die richtige Wahl.

  • Sie bekommen eine ausgereifte Standard-Software mit einem Funktionsumfang, wie man es sonst nur von Individualsoftware kennt.
  • Ohne Zusatzkosten stehen freundliche und kompetente persönliche Support-Ansprechpartnern zur Verfügung.
  • Qualiant kennt die Bedürfnisse und Herausforderungen von Eigentümern, Geschäftsführern und CFOs im kreativen Sektor und zeigt mit rund 30 Jahren Branchenerfahrung Best-Practice Lösungen auf.

Die wichtigsten Funktionen von LEADING Job fürs Projektmanagement

Für eine umfassende Projektverwaltung und -überwachung bietet LEADING Job eine Reihe von leistungsstarken Funktionen:

  • Projektziele und Meilensteine verfolgen: Das Dashboard bietet eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Projektinformationen, einschließlich Status, Meilensteine, Aufgaben und Termine. Gantt-Diagramme und Kanban-Boards erleichtern die Überwachung des Projektfortschritts.
  • Effektive Projektkommunikation und Dokumentenmanagement: Ein integriertes Kommunikationsmodul ermöglicht die zentrale Kommunikation und den Austausch von Informationen zwischen allen Projektbeteiligten. Kommentare und Notizen können direkt im Projekt hinterlassen werden, und eine enge Verbindung zum Dokumentenmanagement erleichtert das Teilen von Dateien und Dokumenten.
  • Budgetkontrolle: LEADING Job hilft dabei, die Kosten für jede Phase und jeden Task im Auge zu behalten und warnt, wenn das Budget überschritten wird. Eine übersichtliche Darstellung der Kosten pro Ressource ermöglicht es, die Ausgaben zu optimieren und im Rahmen des Budgets zu bleiben.
  • Optimale Ressourcennutzung: Das Dashboard und verschiedene Widgets ermöglichen es, die Mitarbeiterauslastung und den Projektfortschritt zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Eine Teamübersicht erleichtert die Planung und Verteilung der Ressourcen.
  • Zeitmanagement: LEADING Job bietet verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung, darunter eine schnelle 3-Klick-Zeiterfassung, eine Stoppuhr und eine wöchentliche Zeiterfassung. Ein Arbeitsplan ermöglicht die individuelle Zeitplanung für Mitarbeiter und Projekte.

Sie wollen im Detail wissen, was LEADING Job alles kann? Bitteschön, wir haben hier eine umfassende Funktionsliste für Sie vorbereitet, mit der Sie Ihr Pflichtenheft gleicht durchgehen können:

  Features

               

   Adressmanagement
   Lieferantenanfragen
   Kostenvoranschläge
   Zeiterfassung (3 Klick, mitlaufend, wöchentlich)
   KI gestützte Belegerfassung von Eingangsrechnungen (Fremdkosten, Reisekosten, etc)
   Ausgangsrechnungen/Faktura inklusive Mahnwesen und Verwaltung offener Posten.
   Budgetverfolgung und Kostenkontrolle
   Reporting (standardisiert & benutzerdefiniert)
   Dashboard
   Agenturdesign für alle outgoing Dokumente
   Terminverwaltung / Kalender
   Teamkommunikation
   Dokumentenmanagement
   E-Mail Integration
   Projektmanagement mit Gantt und Abhängigkeiten
   Ressourcenplanung Personal
   Agiles Aufgabenmanagement (Aufgaben-, Kanban Board)
   Zugriffsrechte / Rollenrechte
   DSGVO-konform
   Serverstandort Deutschland
   Homeoffice-Anbindung
   Mobile Nutzung (App/online Zugriff)
   ZUGFeRD ready
   Individuelle Datenfelder
   Schnittstellen-Architektur
Projektmanagement
 

Steigern Sie die Effizienz Ihres Projektmanagements mit LEADING Job

Bereit, Ihre Agentur auf das nächste Level zu bringen? Mit Leading Job erhalten Sie eine umfassende Lösung für Ihr Projektmanagement, die Ihnen hilft, Projekte effizient zu planen, Ressourcen optimal zu nutzen und Budgets im Griff zu behalten.

Nutzen Sie noch heute die Vorteile von Leading Job und vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie unsere Software Ihre Geschäftsabläufe verbessern kann. Lassen Sie uns gemeinsam den Erfolg Ihrer Agentur steigern!