So gelingt Ihr Agentur Controlling | + Software-Lösungen

Das Controlling ist wohl die unbeliebteste Disziplin in Agenturen, die vor allem kreativ arbeiten. Doch als wirtschaftliche Unternehmen müssen auch Kreativagenturen Ihre Kennzahlen im Blick behalten. Denn nur, wenn Kreativität und Wirtschaftlichkeit Hand in Hand gehen, können Sie Ihrer Leidenschaft auf Dauer nachgehen. Ohne Controlling werden Probleme erst dann sichtbar, wenn es fast schon zu spät ist. Wenn Sie in Ihrer Agentur Ihr Controlling sauber aufsetzen, behalten Sie den Überblick über Ihre wirtschaftliche Situation und können Probleme frühzeitig erkennen, aber auch nachvollziehen, welche Maßnahmen gut laufen. So wiederum sorgt das Controlling dafür, dass Kopf und Rücken frei sind, um kreative Projekte umzusetzen.

Synonym mit dem Begriff Controlling wird häufig Reporting verwendet. Während das Reporting jedoch eher auf den Nachweis gegenüber dem Kunden oder dem Agenturnetzwerk ausgelegt ist, ist das Controlling für den internen Gebrauch bestimmt.

Dabei wird erfasst, wer wie viele Stunden für welche Aufgaben an bestimmten Projekten verwendet hat – und was daraus für Kosten und Einnahmen für die Agentur resultieren. Dafür werden Controlling Kennzahlen wie Kosten, Umsätze, Zeiten, Fremdkosten und Ähnliches erfasst. Für die Agentur wird erst durch das Controlling sichtbar, welche Projekte und Kunden sich finanziell besonders lohnen und bei welchen Vorhaben Aufwand und Einnahmen in keinem wirtschaftlich gesunden Verhältnis stehen.

Auf dieser Basis kann eine Strategie entwickelt werden, welche Projekte auf die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens einzahlen und wo Prozesse optimiert werden können. Das unterstützt die Entscheidung, in welche Projekte die Agentur zukünftig ihre Ressourcen investiert. Dadurch wird außerdem sichtbar, in welchen Projekten die kreative Energie des Teams am besten eingesetzt wird. Ein gesundes Wachstum von Agenturen ist in der Regel nur möglich, wenn vorher mithilfe von Controlling das Potenzial einer Skalierung ermittelt wird. Auch die Notwendigkeit, gegebenenfalls Stundensätze zu erhöhen, wird durch Controlling sichtbar – und gegenüber Kunden begründbar. Außerdem hilft Controlling dabei, strategische Entscheidungen der Führungsebene gegenüber dem Team zu erklären. Denn Entscheidungen werden nicht einfach „aus dem Bauch heraus" getroffen, sondern anhand nachvollziehbarer und transparenter Zahlen.

Relevante Kennzahlen beim Agentur Controlling

Je nachdem, welche konkreten Ziele Sie mit dem Agentur Controlling verfolgen, bietet sich die Erfassung unterschiedlich vieler Kennzahlen an. Es ist natürlich auch möglich, zunächst nur die wichtigsten Kennzahlen zu erfassen und das Controlling dann schrittweise zu verfeinern. Im Kontext von Kreativagenturen sind vor allem folgende Kennzahlen relevant:

Diese drei Kennzahlen sind die wichtigste Basis für ein Agentur Controlling. Die Qualität der Daten lässt sich natürlich noch erhöhen, wenn weitere Daten hinzugezogen werden. Insbesondere eine Zeiterfassung und ein Kostentracking sind hilfreiche Kennzahlen, um den wirtschaftlichen Erfolg von Projekten zu bestimmen.

Der Umfang an erhobenen Kennzahlen sollte jedoch nicht unendlich ausgedehnt werden. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen entstehen sonst Aufwände ohne echten Mehrwert und das Controlling erfolgt bald nur noch des Controllings willen. Wichtig ist, dass die erhobenen Kennzahlen auch tatsächlich für strategische Entscheidungen herangezogen werden. Zudem sollten sich gerade Kreativagenturen immer darauf besinnen, dass Zahlen nicht alles sind. In kreativen Agenturen fällt auch Arbeit an, die vielleicht nicht immer direkt zu mehr wirtschaftlichem Erfolg führt. Durch das Verfolgen von quantitativen Zielen sollten aber die qualitativen Ziele und Ansprüche nie aus den Augen verloren werden.

Zentralisierung der Daten

Controlling bietet nur dann einen Mehrwert, wenn es durchdacht aufgesetzt wird. Wichtig dabei ist, dass die Daten möglichst digital und in einem System erfasst werden. Dazu empfiehlt es sich, eine spezialisierte Software wie LEADING JOB zu nutzen, die auf die Bedürfnisse von Kreativagenturen zugeschnitten ist. Das verhindert, dass zahlreiche Insellösungen benötigt werden, die dann unter weiteren Aufwänden wieder zusammengeführt werden müssen. In einer passgenauen Agentursoftware werden die benötigten Daten hingegen an einem Ort erfasst, aggregiert und aufbereitet.

Zeiterfassung als Schlüssel zur Kostenkontrolle

Bei der Zeiterfassung bieten sich vor allem digitale Lösungen an, damit die Teammitglieder nicht durch zusätzliche Dokumentationspflichten von Ihrem Kerngeschäft abgehalten werden. Deshalb verfügt beispielsweise LEADING Job über ein integriertes, digitales Tool zur Zeiterfassung. Die erhobenen Daten werden direkt fürs Controlling aufbereitet. Ein Beispiel: Sie freuen sich über einen namhaften Traumkunden, für den sie als Exklusivagentur große Kampagnen realisieren dürfen. Aber aus dem Traum wird bald ein Alptraum, wenn es um den Adminaufwand beim Accountmanager oder in der Buchhaltung geht, den die gar nicht traumhafte Art der Zusammenarbeit mit dem neuen Großkunden verursacht. Anhand der Daten aus der Zeiterfassung können Sie das Verhältnis zwischen den Reinerträgen der Kunden zu dem Anteil am Personalaufwand, den er verursacht, feststellen. Und durch eine daran angepasste Preisgestaltung für zukünftige Projekte die Aufwände für diesen Kunden wieder auf ein vernünftiges Maß zu bringen.

Erfolgsfaktor Rentabilitätsrechnung

Mit LEADING Job vergleichen Sie in real time aktuelle Gewinne und Deckungsbeiträge mit den geplanten Zielwerten bei Projektstart. Während Ihre Projekte laufen, sehen Sie, ob die geplanten Ertragsziele und Deadlines erreichet werden oder ob es auf eine t oder Terminverzögerung hinausläuft. Die Darstellung in Ampelform - rot für dringenden Handlungsbedarf, gelb für Frühwarnungen und grün für Performance im Wunschbereich - erleichtern die schnelle Übersicht.

Umgang mit nichtverrechenbaren Kosten

Nicht verrechenbare Kosten sind Ausgaben, die im Rahmen eines Projekts anfallen, aber nicht direkt an den Kunden weiterverrechnet werden können. Dazu gehören beispielsweise Botenfahrten oder andere kleine Kosten. Mit dem Controlling-Tool LEADING Job können diese Kosten dennoch einfach den jeweiligen Kunden zugeordnet werden. Dadurch wird eine realistische Verteilung der Kosten ermöglicht, anstatt diese pauschal als Gemeinkosten zu verbuchen. Das hilft dabei, die Wirtschaftlichkeit von Projekten besser zu überwachen und zukünftige Angebote präziser zu kalkulieren, indem man die verursachten nicht verrechenbaren Kosten der Kunden berücksichtigt.

Analyse mit Business Intelligence Tools

Hilfreich ist es auch, wenn spezialisierten Analysetools mit den Daten, die in der Agentursoftware fürs Controlling erhoben werden, weiterarbeiten können. So lassen sich die Daten in LEADING Job automatisiert zu regelmäßigen Intervallen exportieren und mit führenden Business Intelligence Tools wie Microsoft Power BI, Oracle BI, Jedox oder Business Objects weiter aufbereiten.

LEADING Job haben wir mit dem Anspruch entwickelt, die Bedürfnisse der kreativen Industrie und projektorientierter Dienstleister in einer durchdachten Agentursoftware abzubilden. Unsere All-in-One-Agentursoftware bündelt alle wichtigen Aufgaben im Agenturalltag an einem Ort – von der Auslastungsplanung über die Zeiterfassung bis zum Controlling. LEADING Job unterstützt führende Unternehmen in der Kreativbranche dabei, ihre Ressourcen effizient zu nutzen. So können auch größere Projekte erfolgreich gemanagt werden und es entstehen die notwendigen Räume für kreative Ideen.

Diese Stärken und Funktionen von LEADING Job ermöglichen ein erfolgsorientiertes Controlling für Kreativagenturen:

• breiter Funktionsumfang für Angebotserstellung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, Faktura, Reporting, Workflow und Ressourcenplanung
• Full Customization für agile, internationale Projektarbeit, die Zeit und Geld spart
• als webbasierte Cloud-Lösung sowohl am Desktop als auch mobil immer stabil verfügbar
• Support per Telefon, Chat & Mail, inkludierter Update-Service, Schulungen & Workshops nach Vereinbarung
• bis zu drei Monate risikolos testen

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Erfahren Sie mehr darüber, wie LEADING Job Ihren wirtschaftlichen Erfolg unterstützt und dazu beitragen kann, ein effizientes Agentur Controlling aufzusetzen. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich individuell beraten, wie Sie Prozesse in Ihrer Agentur digitaler, effizienter und erfolgreicher gestalten können.