Projekte erfolgreicher managen mit der passenden Agentursoftware | Die 14 besten Lösungen im Vergleich

Bei einer Agentursoftware handelt es sich um ein Programm, über das betriebliche und projektbezogene Prozesse von Agenturen digital organisiert werden können. Sie unterstützt einerseits Agenturen bei der strukturierten Erledigung ihrer administrativen Aufgaben, andererseits schafft sie auch Transparenz innerhalb der Agentur und gegenüber Kunden. Der Einsatz einer Agentursoftware hat das Ziel, durch effizientere Prozesse Zeit und Kosten zu sparen.

Funktionen von Agentursoftware

Es gibt zahlreiche Software für Agenturen, die sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs unterscheiden. Bei der Auswahl der passenden Agentursoftwarelösung sollte nicht nur im Fokus stehen, wie viele Funktionen die Software mitbringt, sondern vor allem, ob die Funktionen, die für Ihre Strukturen wichtig sind, vorhanden sind. Funktionen, die eine Agentursoftware erfüllen kann, sind beispielsweise:

• Projektmanagement
• Management und Delegation von Aufgaben und Zeitplänen
• Erstellung von Angeboten und Abrechnungen
• Zeiterfassung
• Kalkulation & Controlling
• Buchhaltung
• CRM
• E-Mail- und Kalender-Integration
• Planung von Kapazitäten, Aufgaben und Abwesenheiten
• Management von Dokumenten

Warum sollte ich Zeit und Geld in eine Agentursoftware investieren, wenn meine Projekte auch jetzt funktionieren?

Natürlich ist eine Agentursoftware kein zwingendes Erfordernis und die Implementierung kostet zunächst Zeit und natürlich Geld.

Ab einer bestimmten Agentur- und Projektgröße ist es aber empfehlenswert, Prozesse und Dokumente strukturiert in einem System zu organisieren. Ist die Agentursoftware einmal aufgesetzt, amortisieren sich die investierten Aufwände aber oftmals, weil Prozesse effizienter und damit kosten- und zeitsparender aufgesetzt werden können.

Kosten Agentursoftware

Die Kosten für eine Agentursoftware variieren je nach Funktionsumfang und Anbieter. Deshalb sollten Sie sich vor der Auswahl einer Softwarelösung überlegen, welche Prozesse in Ihrer Agentur besonders zeit- und kostenintensiv sind und verbessert werden sollten.

Die entsprechenden Funktionen sollte die Agentursoftware dann beherrschen. Auf alle Funktionen, die zwar „nice to have", aber nicht essenziell sind, können Sie verzichten, um Kosten zu sparen. Aus Sicht der Kostenoptimierung ist es daher hilfreich, wenn der Funktionsumfang einer Agentursoftware individuell angepasst werden kann. Bei einer passgenauen Auswahl der Agentursoftware amortisiert sich die Investition über die Dauer der Nutzung, da Sie Zeit und damit Kosten sparen.

LEADING Job

LEADING Job ist die spezialisierte Agentursoftware für erwachsene Agenturen, die höchste Anforderungen an Effizienz, Compliance und Prozesssicherheit stellen. Seit über 30 Jahren unterstützt die Lösung Agenturen im deutschsprachigen Raum dabei, komplexe Projekte, Budgets und Ressourcen zuverlässig zu steuern.

• Funktionen: Projekt- & Ressourcenmanagement, Kapazitätsplanung, Zeiterfassung, Budget- & Kostenkontrolle, Controlling, Abrechnung, Schnittstellen zu Finanz- & HR-Systemen
• Preisgestaltung: SaaS-Modell mit flexiblen Lizenzpaketen; kostenlose Testphase verfügbar; attraktiver Untreuebonus für den Wechsel von anderen Tools
• Besonderheiten: Ideal für große und reife Agenturen mit hohen Compliance-Anforderungen, seit über 30 Jahren etabliert, tiefe Controlling-Features, skalierbar für wachsende Strukturen

awork

awork ist eine moderne Cloud-Lösung, die Projektmanagement und Teamorganisation in einer Plattform vereint. Besonders beliebt ist das visuelle Aufgabenmanagement mit Boards und Timelines.

• Funktionen: Projekt- & Aufgabenmanagement, Teamplanung, Ressourcenübersicht, Zeiterfassung, Budgetverwaltung
• Preisgestaltung: 8 – 24 €/Monat pro User, 14 Tage kostenlos testen
• Besonderheiten: Sehr benutzerfreundlich, stark für agiles Arbeiten und Remote-Teams

MOCO

MOCO ist eine Agentursoftware, die sich vor allem auf Prozesse im Projektmanagement konzentriert. Besonders stark ist sie in der Zeiterfassung und im Reporting, wodurch Agenturen jederzeit die Kontrolle über den Projektfortschritt behalten.

• Funktionen: Projektmanagement, Zeiterfassung, Reporting
• Preisgestaltung: Abrechnung pro Nutzer/Monat, Staffelpreise ab 51 UserInnen, Flatrate nur bei sehr großen Teams
• Besonderheiten: Sehr schlanke Lösung, ideal für Agenturen, die ein fokussiertes Tool suchen

QuoJob

QuoJob ist modular aufgebaut und unterstützt Agenturen bei der Organisation interner Ressourcen. Neben klassischem Projektmanagement lassen sich auch Zeitbudgets, Kontakte und Termine effizient verwalten.

• Funktionen: Ressourcenplanung, Aufgabenverwaltung, Zeitbudgets, CRM
• Preisgestaltung: Verschiedene Tarife (Basic, Business, Professional), ab ca. 28 €/Monat; Abo oder Kaufoption möglich
• Besonderheiten: Flexibel erweiterbar durch Module – ideal für wachsende Agenturen

Die Agenturverwaltung

Diese Software ist speziell auf die kaufmännischen Aufgaben in Agenturen zugeschnitten. Von Angeboten über Abrechnungen bis hin zur Automatisierung von Prozessen bietet sie ein breites Funktionsspektrum.

• Funktionen: Angebots- & Rechnungserstellung, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Projektautomatisierung
• Preisgestaltung: Meist pro Nutzer/Monat; genaue Angaben auf Anfrage
• Besonderheiten: Cloud-basiert, ortsunabhängig nutzbar; Fokus auf kaufmännische Effizienz

Revolver

Revolver unterstützt Agenturen bei vielen internen Abläufen – von CRM bis Faktura. Besonders interessant: Die Benutzeroberfläche kann im individuellen Agenturdesign angepasst werden.

• Funktionen: Adressverwaltung, Aufgabenmanagement, CRM, Zeiterfassung, Faktura
• Preisgestaltung: Mietmodell ab ca. 10–12,50 €/User/Monat; Solo-Version als Kauf möglich
• Besonderheiten: Individuell anpassbare Oberfläche, flexible Lizenzmodelle

easyJOB

easyJOB ist eine Allround-Lösung für Agenturen, die kaufmännische Aufgaben, CRM und Projektmanagement verbindet. Über Schnittstellen lassen sich externe Tools problemlos anbinden.

• Funktionen: Projektmanagement, CRM, Ressourcenplanung, Controlling, Abrechnung
• Preisgestaltung: Abhängig von Agenturgröße und Funktionsumfang
• Besonderheiten: Flexible Anpassung an spezifische Bedarfe; Hosting oder eigener Server möglich

poool

poool ist vor allem auf die Verwaltung interner Ressourcen ausgerichtet und bietet zudem umfangreiche Möglichkeiten in der Buchhaltung.

• Funktionen: Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Buchhaltung, Automatisierungen
• Preisgestaltung: Basislizenz + Zusatzkosten für weitere UserInnen
• Besonderheiten: Cloud-basiert, modular aufgebaut, transparente Preisstruktur

ProSonata

ProSonata kombiniert klassisches Projektmanagement mit kaufmännischen Funktionen und ist damit eine schlanke, aber leistungsstarke Lösung.

• Funktionen: Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Angebots- & Rechnungserstellung
• Preisgestaltung: Ca. 5–6 €/User/Monat, Staffelpreise ab drei UserInnen
• Besonderheiten: Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, API-Schnittstellen vorhanden

helloHQ

helloHQ versteht sich als All-in-One-Software, die neben Projektmanagement auch kaufmännische Prozesse und CRM abbildet.

• Funktionen: Zeiterfassung, CRM, Projekt- & Ressourcenplanung, Finanzkalkulation
• Preisgestaltung: Individuell, abhängig von Funktionsumfang
• Besonderheiten: Cloud-basiert, modular erweiterbar

Teambox

Teambox richtet sich an Agenturen mit komplexeren Anforderungen und bietet eine breite Palette an Management-Funktionen.

• Funktionen: CRM, Ressourcenplanung, Kalkulation, Abrechnung, Controlling
• Preisgestaltung: Im oberen Preissegment angesiedelt
• Besonderheiten: Mandantenverwaltung, mobile App verfügbar, kostenloser Test möglich

Proad

Proad gilt als eine der umfangreichsten Lösungen im Markt. Die Software deckt das gesamte Projektmanagement bis hin zu Gantt-Charts und Dashboards ab.

• Funktionen: Projektmanagement, Controlling, Gantt-Charts, Dashboards, Ressourcenplanung
• Preisgestaltung: Cloud-basiertes Preismodell, variabel je nach Nutzung
• Besonderheiten: Schnittstellen zu Buchhaltungs- und HR-Systemen

deals&projects

Diese Lösung ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet und punktet mit Übersichtlichkeit.

• Funktionen: Zeiterfassung, Angebots- & Rechnungserstellung, Projekt- und Aufgabenmanagement
• Preisgestaltung: 30 Tage kostenlos testen, flexible Lizenzmodelle
• Besonderheiten: Viele Video-Tutorials für den leichten Einstieg

Troi

Troi ist eine All-in-One-Agentursoftware für kleine bis mittlere Agenturen, die sowohl kaufmännische als auch operative Prozesse abdeckt.

• Funktionen: Finanzbuchhaltung, Projektmanagement, Reporting, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung
• Preisgestaltung: Flexible Modelle, kostenlose Demoversion verfügbar
• Besonderheiten: Vielfältige Integrationen (MS365, JIRA, API)

Diese Kombination von Funktionsumfang, Branchenerfahrung und Supportqualität macht LEADING Job zur besten Agentursoftware für die Anforderungen von Unternehmen der kreativen Industrie:

• Breiter Funktionsumfang für Angebotserstellung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, Faktura, Reporting, Workflow und Ressourcenplanung.
• Full Customization: Bedarfsabhängige individuelle Anpassungen für spezielle Anforderungen sind jederzeit realisierbar.
• Zahlreiche Schnittstellen, die eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Softwarearchitektur ermöglichen.
• Als webbasierte Cloud-Lösung ist LEADING Job sowohl am Desktop als auch mobil jederzeit stabil verfügbar. Optional ist auch eine lokale Installation möglich.

• Kostenfreier Support per Telefon, Chat & Mail, egal wie viele Supportanfragen Sie stellen, im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern, die pro Anfrage verrechnen.
• Kontinuität der Ansprechpartner im Support: Ihr zugewiesener Betreuer ist mit Ihrer Situation vertraut und kann Ihre Anfragen ohne Zeitverlust effizient bearbeiten.
• Neue Funktionen werden automatisch nach jedem Update für alle Kunden verfügbar, ohne zusätzliche Kosten.
• Sie haben Kunden aus dem Konzern- oder Behördenbereich mit hohen Ansprüchen an Audit oder IT-Sicherheit? Mit LEADING Job sind Sie auch hier auf der sicheren Seite.
• Das Kundenportfolio von Qualiant umfasst neben eigentümergeführten Agenturen auch sämtliche Agenturnetzwerke, und diese Erfahrung und das langjährig gewachsene Know-how zeigen sich bei der Einführung der Agentursoftware.
• Noch nicht überzeugt? Testen Sie LEADING Job bis zu drei Monate risikolos.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten einer spezialisierten Agentursoftware: Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich von uns individuell beraten, wie Sie Agenturprozesse mit passgenauen Softwarelösungen effizienter und erfolgreicher gestalten können.

1. Welche Funktionen sollte eine gute Agentursoftware haben?

Eine moderne Agentursoftware wie LEADING Job deckt alle zentralen Bereiche ab, die Agenturen im Alltag benötigen:

• Projektmanagement (Aufgaben, Deadlines, Ressourcenplanung)
• Zeiterfassung und Budgetkontrolle
• CRM und Kundenverwaltung
• Finanz- und Controllingfunktionen wie Angebote, Rechnungen, Reports
• Cloud-Zugriff für ortsunabhängiges Arbeiten

Während Mitbewerber-Tools oft nur Teilbereiche abdecken, vereint LEADING Job die komplette Steuerung einer Agentur in einem einzigen System.

2. Wie viel kostet eine Agentursoftware im Durchschnitt?

Die Preismodelle unterscheiden sich stark:

• Einstiegs-Tools: ab ca. 8–15 € pro Nutzer/Monat, meist mit eingeschränktem Funktionsumfang
• Mittelklasse-Tools: ca. 20–40 € pro Nutzer/Monat, modulabhängig
• Professionelle Lösungen wie LEADING Job: flexible Lizenzmodelle, abgestimmt auf Größe, Bedürfnisse und Funktionsumfang der Agentur

3. Welche Agentursoftware eignet sich für kleine Agenturen?

Kleinere Teams nutzen oft Tools mit reduziertem Funktionsumfang, z. B. awork oder ProSonata. Diese sind preislich attraktiv, stoßen aber schnell an Grenzen, wenn Agenturen wachsen.

LEADING Job eignet sich für wachsende Agenturen, da das System modular erweiterbar ist und mit den Anforderungen skaliert.

4. Welche Agentursoftware ist für große Agenturen geeignet?

Größere Agenturen benötigen skalierbare Systeme, die mehrere Standorte, Mandanten und komplexe Workflows abbilden können. Lösungen wie easyJOB oder Proad bieten Teilbereiche dafür an, sind jedoch oft weniger flexibel in der Anpassung.

LEADING Job ist speziell auf den Bedarf mittelgroßer bis großer Agenturen zugeschnitten und kombiniert Projektmanagement, kaufmännische Steuerung und Controlling in einer Plattform – ohne auf externe Tools angewiesen zu sein.

5. Gibt es kostenlose Agentursoftware?

Einige Anbieter stellen Testversionen oder Free Trials bereit (z. B. awork, deals&projects, Troi). Diese sind aber zeitlich oder funktional stark eingeschränkt.

LEADING Job setzt auf eine maßgeschneiderte Lösung: InteressentInnen erhalten eine persönliche Beratung und eine individuell konfigurierte Demo. So können sie die Software im echten Einsatzkontext erleben.

6. Was ist der Unterschied zwischen All-in-One-Agentursoftware und spezialisierten Tools?

Eine All-in-One-Software wie LEADING Job vereint Projektmanagement, CRM, Finanzwesen und Reporting in einer Plattform. Vorteil: alles zentral, keine Tool-Wechsel, konsistente Datenbasis. Spezialisierte Tools konzentrieren sich nur auf Teilbereiche wie Zeiterfassung oder Faktura. Das kann für einzelne Prozesse genügen, führt aber oft zu Medienbrüchen und Dateninseln.

7. Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Besonders wichtig ist, dass die Software nicht nur aktuelle Anforderungen löst, sondern auch zukünftig mit der Agentur wächst.

Darauf sollten Agenturen achten:

• Passt die Software zum Agenturtyp (klein, mittel, groß)?
• Deckt sie alle Kernprozesse ab oder nur Teilbereiche?
• Ist das Preismodell transparent und skalierbar?
• Gibt es Schnittstellen zu bestehenden Tools?
• Ist die Bedienung für das gesamte Team intuitiv?

Mit LEADING Job erhalten Agenturen eine zukunftssichere Lösung, die sowohl kaufmännische Steuerung als auch Projektmanagement integriert – und sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt.