Leading JOB Manual - Stundenerfassung

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Inhaltsverzeichnis

Was ist das Modul „Stundenerfassung“?

Welche Methode der Zeiterfassung ist die richtige für Ihre Agentur?

Was ist die Stundenerfassung auf Jobebene?

Was ist die Stundenerfassung auf Leistungsebene?

Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?

Welche Funktionen stehen in der Stundenerfassung zur Verfügung?

Job hinzufügen

Liste filtern

Blockierte Zeilen ausblenden

Alle ausklappen

Einstellungen

Hilfe für Shortcuts

Wie verwende ich die Stundenerfassung wöchentlich?

Wie verwende Ich die Stundenerfassung über die Stoppuhr?

Wie verwende ich die Stundenerfassung über Zeitraum?

Wie kann ich eingetragene Stunden verwalten?

Wie kann ich eingetragene Stunden bewilligen?

 

Was ist das Modul „Stundenerfassung“?

Die Stundenerfassung ist eines der zentralen Elemente in Leading JOB, sie bildet die Basis für eine korrekte Abrechnung der internen Aufwände und sichert den Überblick über die Rentabilität aller Projekte.

Leading JOB bietet unterschiedliche Möglichkeiten, Ihre Stunden zu erfassen, die wir Ihnen in diesem Abschnitt des Handbuchs erläutern wollen.

Wenn Sie eine Frage haben, die hier nicht beantwortet wird, wenden Sie sich an unseren Support unter job.support@qualiant.at.

 

 Zusätzlich zu den Kapiteln in diesem Handbuch bieten wir eine Mini-Tutorial-Serie zu den Grundlagen von Leading JOB an. Bitte klicken Sie auf diesen Link, um sich die Videos zur Stundenerfassung anzusehen.

Welche Methode der Zeiterfassung ist die richtige für Ihre Agentur?

Leading JOB unterscheidet grundsätzlich zwischen Stundenerfassung auf Jobebene und auf Leistungsebene.

Die Entscheidung, welche Methode Sie benutzen, hängt davon ab, für welchen Zweck Sie die Stundenerfassung benötigen. Wollen Sie Stunden nur für die interne Zeitaufzeichnung (und damit für die Kostenrechnung) nutzen? Dann ist die Erfassung auf Jobebene die richtige Wahl.

Wollen Sie projektbezogen die erbrachten Stunden direkt an den Kunden verrechnen und/oder wollen Sie das Modul „Projekt- und Ressourcenmanagement“ verwenden? Dann wählen Sie die detaillierte Stundenerfassung auf Leistungsebene.

Diese Entscheidung wird üblicherweise bei der Einführung von Leading JOB bereits getroffen, und ist im Normalfall für alle MitarbeiterInnen einer Agentur einheitlich. Die Methode der Zeiterfassung kann aber auch nachträglich geändert werden.

Was ist die Stundenerfassung auf Jobebene?

Was ist die Stundenerfassung auf Leistungsebene?

 

Die nachfolgend beschriebenen Beispiele stammen aus der „Erfassung auf Leistungsebene“, wobei der Unterschied zu „Erfassung auf Jobebene“ in Bezug auf Beschreibung und Screenshots nur in der existierenden (oder eben nicht existierenden) Leistungsebene in der Liste der Jobs besteht.

Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?

Es gibt konkret drei Möglichkeiten, Stunden in Leading JOB zu erfassen:

  1. Stundenerfassung wöchentlich (über Kalender und Job-Liste)
  2. Stundenerfassung Stoppuhr (Start-Stopp-Speichern)
  3. Stundenerfassung über Zeitraum (für Urlaub, Karenz, etc.)

Die ersten zwei Arten, die üblicherweise zur täglichen Stundenerfassung verwendet werden, finden Sie im Dashboard als eigenes Widget:

Oder Sie wählen im Menü ganz links das Modul „Stundenerfassung“ an, es öffnen sich dann neben den drei Arten der Zeiterfassung auch der Link zur Stundenverwaltung und zu den Stundenbewilligungen.

Welche Funktionen stehen in der Stundenerfassung zur Verfügung?

Sowohl für die wöchentliche Stundenerfassung als auch für die Erfassung über die Stoppuhr stehen Ihnen die gleichen Optionen bei Auswahl, Anzeige und Filtern der Jobliste zur Verfügung.

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Job hinzufügen

Ein Klick auf diesen Button öffnet ein Untermenü mit drei Punkten, um auf unterschiedliche Art Ihre Jobs zu wählen:

1.    Textsuche

Sie suchen direkt nach dem Namen eines bestimmten Jobs? Dann sind Sie hier richtig. Einfach „Textsuche“ klicken, und anschließend im Suchfeld z.B. die Bezeichnung des von Ihnen gesuchten Jobs eingeben. Anschließend den gesuchten Job mit dem Stern ganz rechts in der Liste der angezeigten Jobs markieren, und anschließend rechts unten auf „Schließen“ klicken (natürlich nur, wenn Sie mit Ihrer Jobauswahl fertig sind):

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2.    Kampagnen-Auswahl

Wenn Sie bei der Auswahl Ihrer Jobs der im System vorgegebenen Struktur von Kunde – Produkt – Kampagne – Job folgen wollen, so sind Sie hier genau richtig.

Sie erhalten ein Auswahlfenster, in dem Sie zuerst den betreffenden Kunden, dann das darunterliegende Produkt, sowie die Kampagne anklicken können. Der Button „Neu“ rechts oben im Fenster erstellt eine neue Kampagne innerhalb des markierten Produkts.
Sollten Sie dann Jobs hierfür erstellen wollen, so müssen Sie dies zuerst im Modul „Jobs“ tun, bevor diese für die Zeiterfassung auswählbar werden.

In der Liste der Jobs innerhalb einer Kampagne können Sie nun wieder einen, oder mehrere Jobs mit dem Stern ganz rechts markieren, und anschließend mit dem „Schließen“-Button ganz unten Ihrer Zeiterfassung hinzufügen:

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Bei detaillierter Stundenerfassung auf Leistungsebene beachten Sie bitte, dass ein Job zumindest eine Leistungsposition des Typus „Stunden“ beinhalten muss, damit dieser Job nicht nur auswählbar ist, sondern auch in Ihrer Zeiterfassung aufscheint.

3.    Zuletzt verwendete Jobs

Wenn Sie diese Option wählen, so reduziert das System die Jobliste in Ihrer Zeiterfassung auf Wunsch automatisch entsprechend Ihrer Vorgaben in „Benutzereinstellungen“ (siehe hierzu das allgemeine Kapitel „Basics“).

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Liste filtern

Über diese Funktion können Sie nach bestimmten Schlagworten oder Bezeichnungen (auch Teilen davon) suchen, und die Anzeige der Jobs in Ihrer Liste auf die passenden Einträge reduzieren.

Beachten Sie bitte, dass Sie nach Eintippen Ihres Suchbegriffes den danebenliegenden Auslösebutton (die „Filtertüte“) klicken müssen. Dies gilt ebenfalls, wenn Sie Ihre Suche zurücksetzen wollen. Das System merkt sich Ihren letzten Eintrag und Sie müssen das Feld zuerst leeren, und dann nochmals den Auslöser klicken, um zu Ihrer gesamten Jobliste zurückzukehren.

 

Blockierte Zeilen ausblenden

Der Button „Auge“ blendet blockierte Jobs in Ihrer Zeiterfassung aus oder ein (je nach Wunsch). Blockiert sind z.B. Jobs, deren Leistungen sich bereits in einem Ausgangsrechnungsvorschlag, bzw. einer Ausgangsrechnung befinden, und damit die Zeiterfassung möglicherweise nicht mehr zulässig ist.

 

Alle ausklappen

Mit dieser Funktion können Sie alle Jobs in Ihrer Liste auf- bzw. wieder zuklappen.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur bei Zeiterfassung auf Leistungsebene einen entsprechenden Effekt hat.

 

Einstellungen

Mit dem „Zahnrad“ können Sie die Anzeige für Ihre Stundenerfassung personalisieren:

Ein Klick auf ein Felder bewirkt, ob die dazugehörigen Daten in Ihrer Liste angezeigt werden oder nicht. Ist das Feld Blau, so sind die Daten sichtbar, ist es weiß, so sind diese nicht sichtbar.

Das Feld „Zusatzdaten anzeigen“ schaltet pro Stundeneintrag folgende Möglichkeiten frei:

Hilfe für Shortcuts

Über diesen Button gelangen sie zum Hilfefenster mit den Keyboard-Shortcuts:

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Wie verwende ich die Stundenerfassung wöchentlich?

Wenn Sie eine Reihe von Stunden für den Tag, bzw. die Woche an unterschiedlichen Jobs eintragen wollen, dann ist die wöchentliche Stundenerfassung für Sie die beste Wahl.

Wie schon beschrieben gibt es zwei Wege, die Sie zur wöchentlichen Stundenerfassung führen. Entweder wählen Sie im Dashboard-Menü den Eintrag „Stundenerfassung wöchentlich“, oder Sie klicken direkt am Dashboard im Widget für die Stundenerfassung auf den dazugehörigen Button:

In einem Übersichtsfenster öffnet sich ein Wochenkalender. Hier können Sie sowohl kundenbezogene (unten) als auch nicht kundenbezogene Stunden (oben, blau markiert) eintragen.

Bei „nicht kundenbezogenen Stundenarten“ handelt es sich in der Regel um Urlaub, Arztbesuch, Krankentage, interne Administration und ähnliches. Diese Kategorien sind nicht vorgegeben, sondern werden von der jeweiligen Agentur definiert.

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Ganz oben finden Sie Angaben zur angezeigten Kalenderwoche. Wenn Sie auf das Kalender-Icon klicken, können Sie per Direktauswahl in der Monatsübersicht einen bestimmten Tag auswählen. Mit den Buttons links und rechts springen Sie eine Woche vor oder zurück. Mit den Pfeilbuttons (ganz links) können Sie die Details zu jeder Zeile auf- und zuklappen.

Wenn Sie nun Stunden erfassen wollen, so schreiben Sie einfach die benötigte Stundenanzahl pro Leistung (oder pro Job) in das dazugehörige Feld im richtigen Tagesbereich.

Sollten die Zusatzinformationen aktiv sein, so können Sie auch eine Startzeit, eine andere Stundenkategorie (als die für Sie gesetzte Standardkategorie), und einen Kommentar eingeben (das Kommentarfeld kann auf Wunsch – aber für die gesamte Agentur – von 60 auf 2000 Zeichen erweitert werden).

 

Zum Speichern klicken Sie entweder in das nächste Feld (bzw. außerhalb des Eingabefeldes), oder Sie drücken Strg+Pfeiltaste. Erst nachdem Sie das Feld verlassen haben, speichert das System Ihre Stunden in der Datenbank.

Sollten Sie einen anderen, zusätzlichen Eintrag für den gleichen Job und das gleiche Datum, aber mit einer anderen Stundenkategorie benötigen, so klicken Sie bitte auf den „Plus“-Button (+) zwischen der Jobbeschreibung und den Wochenstunden des Jobs/der Leistung. Sie erhalten damit eine Zusatzzeile, wo dieser neue Eintrag gespeichert werden kann. Diese Aktion ist beliebig oft wiederholbar.

Eine Summierung Ihrer Stunden findet sich sowohl am rechten Rand der Anzeige (pro Job/Leistung + Gesamt/Woche oben), als auch am unteren Rand der wöchentlichen Stundenerfassung (pro Tag + Gesamt/Woche rechts).

Wenn Sie einen Job aus der Liste entfernen wollen, so klicken Sie bitte auf den Stern mit dem „x“ ganz rechts:

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Wie verwende Ich die Stundenerfassung über die Stoppuhr?

Sollten Sie eine punktgenaue Zeitaufzeichnung benötigen, oder einfach über den Arbeitstag eine Stoppuhr für Ihre Tätigkeiten mitlaufen lassen wollen, dann ist diese Zeiterfassungsmethode ideal für Sie.

Die Einsprung-Punkte für die Stundenerfassung über die Stoppuhr finden Sie wieder entweder über den Menübutton, oder über das Icon im dazugehörigen Widget:

In der Maske für die Erfassung nach Stoppuhr finden Sie nun die nachfolgenden Bereiche:

Unter „Zuletzt verwendete Projekte“ finden Sie auch die Funktionen (in etwas anderer Darstellung) wieder, die im Kapitel weiter oben „Welche Funktionen stehen in der Stundenerfassung zur Verfügung?“ beschrieben sind:

Wenn Sie nun eine Leistung (oder einen Job) für die laufende Stoppuhr aktivieren, also starten möchten, so klicken Sie bitte auf die Stoppuhr des entsprechenden Eintrags.

Der Eintrag wechselt nun automatisch in den obersten Bereich unter „Derzeit aktive Stoppuhren“:

 

Auf der rechten Seite ganz oben finden Sie nun die mitlaufende Zeit, sowie eine Möglichkeit zum Pausieren der Stoppuhr, zum Löschen (Mülltonne mit x) des laufenden Eintrags, oder zum Speichern des Eintrages im System (Disketten-Symbol).

Zeiten, die auf diesem Weg gespeichert werden, erscheinen automatisch auch in der wöchentlichen Stundenerfassung, und können dort auch jederzeit adaptiert werden.

Wenn Sie nun die Arbeit an einem Job nur unterbrechen wollen, aber noch nicht beenden, weil Sie z.B. kurzfristig an einem anderen Job weiterarbeiten müssen, so reicht es, ganz einfach das andere Projekt aus der Liste in „Zuletzt verwendete Projekte“ zu aktivieren, bzw. zu starten.

Das laufende Projekt pausiert damit automatisch, und die Zeit für das neue Projekt läuft:

Sie können nun auch wechselweise den ganzen Tag über an den laufenden Jobs arbeiten, indem Sie mit den jeweils angezeigten Buttons für „Stop“ und „Starten“ zwischen den Projekten wechseln.

Wenn Sie also z.B. mit dem vorherigen Projekt weitermachen wollen, dann genügt ein einfacher Klick auf „Starten“ und das laufende Projekt pausiert wieder:

Wäre Ihnen beim Speichern von einzelnen Einträgen eine runde Summe lieber als eine sekundengenauer Zeitwert, so können Sie über einen kleinen Button neben der pausierten Zeitsumme den Wert auch jederzeit anpassen, um so z.B. nur ganze Viertelstunden zu speichern:

Selbstverständlich können Sie nun auch noch die Stundenkategorie ändern, oder einen Kommentar anfügen.

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Um die Stunden, die Sie per Stoppuhr erfassen, auch zu speichern, klicken Sie bei jedem Eintrag unter „Derzeit aktive Stoppuhren“ auf das Disketten-Symbol ganz rechts.

Das Projekt wechselt nun wieder in die Liste der zuletzt verwendeten Projekte, und die geschriebenen Stunden werden punktgenau zu Ihrer Tages- und Wochenliste addiert:

Und natürlich können Sie auch zwischenzeitlich nötige Erledigungen, wie z.B. einen Arztbesuch, oder zu obligatorische Pausen auf diese Art erfassen, sofern diese Stundenkategorien unter „Nicht kundenbezogen“ hinterlegt sind.

Wie verwende ich die Stundenerfassung über Zeitraum?

Diese Möglichkeit zur Stundenerfassung ist dafür gedacht, längere Abwesenheiten, oder durchgängig gleiche, nicht kundenbezogene Beschäftigungen (wie z.B. „Interne Administration“) nicht Tag für Tag erfassen zu müssen, sondern einen Zeitraum abzudecken.

Sie finden die Stundenerfassung über Zeitraum im Menü als Unterpunkt von „Stundenerfassung“:

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So sieht die Eingabemaske für die Stundenerfassung über einen Zeitraum aus:

Die Stunden werden dann sofort in die Zeiterfassung der jeweiligen MitarbeiterIn geschrieben.

 

Bitte beachten Sie, dass für „Stundenerfassung über Zeitraum“ eine gesonderte Berechtigung erforderlich ist. Diese kann für den eigenen Account vergeben werden, sowie auch als Berechtigung, um für alle Mitarbeiter über Zeitraum erfassen zu können. Kontaktieren Sie hierzu bitte Ihre lokale Systemadministration.

Wie kann ich eingetragene Stunden verwalten?

Über den Untermenüpunkt “Stunden verwalten” gelangen Sie zu Ihren bereits eingetragenen Stunden.

Abhängig von Ihren Berechtigungen im System sehen Sie hier nur Ihre eigenen Stunden, die Stunden Ihres Teams (und damit der Jobs, denen das Team zugeordnet ist), oder die Stunden aller Mitarbeiter.

 

Die Übersichtsliste der bisher eingetragenen Stunden können Sie nach allen verfügbaren Spalten filtern.

Über den Menübutton mit den drei Punkten „Standardoptionen“ können Sie entscheiden, welche Informationsspalten Sie angezeigt haben wollen (über Spalten hinzufügen/entfernen), Sie können alles markieren, und natürlich wie gewohnt die markierte Liste nach Excel exportieren.

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Der Button „Stunden umbuchen“ links oben kann für nachträgliche Änderungen an Stundeneinträgen genutzt werden.

Die folgenden Informationen können über diese Funktion nachträglich geändert werden (abhängig davon, inwieweit der oder die Stundeneinträge schon weiterverarbeitet wurden):

Wenn Sie einen Stundeneintrag einer anderen Leistung zuordnen wollen, so aktivieren Sie bitte zuerst die Checkbox „Leistung zuordnen“, anschließend können Sie „Kunde – Produkt – Kampagne – Job – Leistung“ auswählen.

Um alle anderen Werte ändern zu können, aktivieren Sie bitte zuerst die jeweils voranstehende Checkbox.

Klicken Sie nach der Änderung auf „Ok“ um zu speichern.

Diese Funktion, bzw. Teile davon, steht, abhängig von den Berechtigungen, möglicherweise nur wenigen MitarbeiterInnen zur Verfügung, und sollte auch mit Vorsicht gehandhabt werden, da Umbuchungen hier Auswirkungen auf die Verrechenbarkeit und die Verrechnung selbst haben können!

Ein Klick auf den Button „Externe Stundensätze aktualisieren“ werden die Preise in der Spalte „Stundensatz“ mit möglicherweise im Hintergrund in den Stammdaten geänderten externen Stundensätzen aktualisiert.

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Wie kann ich eingetragene Stunden bewilligen?

Arbeiten Sie in einer Agentur, in der es Vorschrift oder Usus ist, die über die Zeiterfassung eingetragenene Stunden der MitarbeiterInnen bewilligen zu lassen? Dann ist diese Funktion genau richtig für Sie.

Statt ressourcenverschwendender Papierstapel, die am Ende unterzeichnet werden müssen, nutzen Sie doch die Möglichkeit zum digitalen Abzeichnen von Stunden in Leading JOB.

Wenn Sie als StundenmanagerIn Ihres Teams eingetragen sind bzw. in den Stammdaten mit diesen Rechten versehen wurden, können Sie die Stunden von Mitarbeitern bewilligen und so vor weiteren Änderungen durch die ZeiterfasserInnen bewahren. Dies entspricht einem „Einfrieren“ dieser Stunden.

Um Stunden zu bewilligen, selektieren Sie im Modul für die Stundenverwaltung einfach die gewünschten Stundeneinträge, welche Sie als Block abzeichnen wollen, und klicken Sie dann auf den Funktionsbutton „Stunden bewilligen“:

Es folgt ein Fenster, in dem Sie zu den allgemeinen Bewilligungsinformationen auch einen Kommentar verfassen können.

Wenn Sie nun auf „Bewilligen“ klicken, wird der Vorgang abgeschlossen:

In der Übersicht der Stundenverwaltung kann anhand der dafür vorgesehenen Spalte der aktuelle Bewilligungsstatus der jeweiligen Stundeneinträge sehr einfach überprüft werden:

Ab dem Zeitpunkt der Bewilligung sind die enthaltenen Stunden nicht mehr adaptierbar, und können demzufolge auch nicht mehr umgebucht werden:

Unter dem eigenständigem Menüpunkt „Stundenbewilligungen“ können Sie nun jederzeit die Blöcke der abgezeichneten Stunden einsehen und gegebenenfalls auch die Bewilligung zurücknehmen:

Die hier verfügbaren Optionen sind:

·      Stunden ansehen: Mit diesem Funktionsbutton öffnen sie die Liste der enthaltenen Einträge des unten blau markierten Bewilligungseintrages

 

·      Bearbeiten: Dies erlaubt es Ihnen, das Kommentarfeld des markierten Bewilligungseintrages abzuändern

 

·      Bewilligung zurücknehmen: Entsprechend der Berechtigungen können Sie hier (falls benötigt) die Bewilligung eines Blocks zurücknehmen, um die darin enthaltenen Stunden wieder für Änderungen verfügbar zu machen:

Beachten Sie bitte, dass beim Zurücknehmen der Bewilligung die Angabe eines Rücknahmekommentars hier zwingend erforderlich ist!