Automatische Belegverwaltung: So funktioniert proClipping in der Praxis

1. Wo finde ich proClipping im System?

proClipping ist direkt in die bestehende Belegverwaltung integriert und kann an mehreren Stellen im System geöffnet werden.

Der zentrale Einstieg erfolgt über:

Statistik → Belegverwaltung → proClipping

Damit UserInnen mit proClipping arbeiten können, muss zuvor das entsprechende Zugriffsrecht vergeben werden.

2. Direkter Einstieg aus Kampagnen & Dispos

proClipping kann außerdem direkt aus bestehenden Kampagnen und Dispos geöffnet werden.

Wird proClipping bereits in der Planungs-/Dispo-Basisselektion gewählt, ist die entsprechende Kampagne automatisch in der proClipping-Maske vorausgewählt.

Zusätzlich kann proClipping direkt geöffnet werden aus:

• der Dispolistbox
• der Terminlistbox aller Dispos
• den Quickfunktionen
• der ET-Terminliste einzelner Dispos

Je nach Einstieg landet man entweder:

• in der Übersicht der gesamten Kampagne
• oder direkt bei einzelnen Einschaltterminen

3. Die proClipping Übersicht

Nach dem Öffnen wird automatisch die Listbox von proClipping geladen. Die Übersicht enthält standardmäßig zahlreiche relevante Spalten – unter anderem:

• Beleg OK
• Beleg reklamiert
• tatsächliche Platzierung
• Umfeld
• Observer-Bemerkungen
• Statusinformationen

Die Spalten können wie gewohnt individuell gereiht, erweitert oder reduziert werden.

Sie können gezielt filtern nach:

• Mandanten
• Produkte
• Kampagnen
• Lieferanten
• Titel und Mediengruppen
• Zeiträume

4. Automatische Übermittlung an Observer & Verarbeitung

Alle relevanten Daten zu gebuchten Inseraten werden automatisch an Observer übertragen.

Als Default ist eine tägliche Übermittlung der bevorstehenden Einschaltungen am Abend eingestellt – jeweils etwa eine Woche im Voraus. Werden beispielsweise heute Daten übertragen, umfasst dies Einschaltungen der kommenden sieben Tage.

Dadurch kann Observer die geplanten Inserate frühzeitig verarbeiten und die entsprechenden Clippings vorbereiten.

Sobald die Inserate erschienen und von Observer bearbeitet wurden, können die Clippings automatisch in LEADING Media abgerufen werden.

In welchem Intervall dieser Abruf erfolgt, kann individuell abgestimmt werden.

Die Informationen stehen anschließend direkt in LEADING Media zur Verfügung – inklusive Platzierung, Umfeld und PDF-Dokumentation.

5. PDFs direkt im System öffnen

Sobald ein Clipping verfügbar ist, wird dies direkt in der Übersicht in der Spalte "pC-Docs" mit einem Büroklammer-Symbol angezeigt. Über das eigene proClipping-PDF-Icon kann das Dokument unmittelbar geöffnet werden.

Im Dokumentenmanagement stehen die vollständigen PDFs inklusive Kontextseiten zur Verfügung.

Dazu gehören unter anderem:

• Titelseite
• Inseratseite
• angrenzende Seiten

6. Flexible Nachbearbeitung weiterhin möglich

Trotz der umfassenden Automatisierung bleibt maximale Flexibilität erhalten.

Informationen zu einem Clipping können weiterhin manuell ergänzt oder überschrieben werden.

Auch die Darstellung und Kennzeichnung einzelner Statusinformationen kann künftig noch erweitert oder angepasst werden.

Vollständig integriert statt zusätzliche Insellösung

Der größte Vorteil von proClipping liegt in der direkten Integration in LEADING Media.

Clippings und PDFs müssen nicht mehr manuell gesucht, gespeichert oder extern verwaltet werden. Stattdessen stehen alle Informationen direkt dort zur Verfügung, wo Kampagnen geplant und abgewickelt werden.

Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für deutlich effizientere Abläufe im Agenturalltag.

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