Mehr Kontrolle in einer komplexen Agenturorganisation: Die Graffiti+ Story
Mit dem Wachstum von GRF+ stiegen auch die Anforderungen an Prozesse, Transparenz und Steuerbarkeit.
In dieser Case Study geben Elena Ștefan, Operations Director bei GRF+, und Alexandru Jac, ehemaliger Integrated Project Coordinator, Einblicke in die Einführung von LEADING Job und zeigen, wie die Agentur Schritt für Schritt die Grundlage für skalierbare Abläufe geschaffen hat.
Die Ausgangssituation: Wachsende Komplexität in einer Agentur mit 120 MitarbeiterInnen
GRF+ zählt zu den größten Agenturen Rumäniens. Das Kernteam umfasst rund 70 MitarbeiterInnen und ist Teil eines Unternehmensverbunds mit insgesamt etwa 120 Beschäftigten. Mit dem Wachstum der Agentur stieg auch die operative Komplexität: mehr Projekte, mehr Abstimmungsaufwand und ein zunehmender Druck auf die Profitabilität.
Wie bei vielen Agenturen hatten sich die Arbeitsabläufe über die Jahre organisch entwickelt. Unterschiedliche Tools wurden parallel genutzt - die Planung erfolgte per E-Mail, die Kommunikation über Microsoft Teams, und das Reporting wurde häufig manuell in Tabellen gepflegt. Zwar konnte das Team auf diese Weise erfolgreich Projekte umsetzen, jedoch fehlte ein durchgängiges und verlässliches System für die gesamte Organisation.
Wie Alexandru Jac, der die Einführung von LEADING Job als Integrated Project Coordinator leitete, beschreibt, nutzte das Team „ein bisschen von allem“ - jedoch ohne echte Kontrolle über Prozesse, Daten oder Profitabilität.
Die Entscheidung: Nicht noch ein weiteres Tool – sondern ein ERP-orientierter Ansatz
Bei der Evaluierung möglicher Lösungen prüfte GRF+ verschiedene Systeme, darunter Asana, Monday, ClickUp sowie lokale Anbieter. Schnell wurde jedoch deutlich, dass ein klassisches Projektmanagement-Tool den Anforderungen nicht gerecht werden würde.
Die Anforderungen waren klar: Gesucht wurde ein System, das Projektarbeit, Zeiterfassung und Finanzdaten miteinander verbindet - also näher an einem ERP-System als an einem reinen PM-Tool.
Die finale Entscheidung wurde auf C-Level getroffen. Im Fokus standen Vollständigkeit und langfristige Skalierbarkeit - nicht die einfachste oder schnellste Lösung.
Die Implementierung: Herausforderungen und schrittweise Akzeptanz
Wie in den meisten Agenturen erfolgte die Einführung nicht von heute auf morgen. Die Teams mussten ihren Arbeitsalltag bewältigen und gleichzeitig ein neues System erlernen. Das führte zu Reibungsverlusten und erforderte Veränderungen in der Planung, Steuerung und Bewertung von Projekten.
Mit der Zeit nahm die Nutzung des Systems Schritt für Schritt zu. Bereits eine teilweise Einführung sorgte für mehr Transparenz.
Gleichzeitig betont Elena Ștefan, Operations Director bei GRF+, dass „das volle Potenzial des Systems von der kontinuierlichen Abstimmung von Prozessen und Daten, dem Onboarding aller Teams sowie dem Fokus auf kurzfristige Erfolge und eine integrierte, langfristige Perspektive abhängt“.
Die Realität heute: Struktur braucht Zeit
Heute wird das System unter der Verantwortung von Elena Ștefan, Operations Director bei GRF+, kontinuierlich weiterentwickelt und an die Anforderungen der Agentur angepasst.
Im Mittelpunkt steht dabei nicht die Darstellung einer abgeschlossenen Erfolgsgeschichte, sondern der Aufbau eines Systems, das diese Komplexität langfristig und realistisch bewältigen kann.
„Unsere Strukturen sind komplex, und wir sind noch nicht an dem Punkt, an dem alles vollständig unter Kontrolle ist. LEADING Job bietet uns keine perfekte Lösung, aber ein System, das überhaupt in der Lage ist, diese Komplexität abzubilden und zu bewältigen. Genau das ist der entscheidende Unterschied zu dem, was wir zuvor hatten.“
Das Ergebnis: Eine Basis, auf der sich aufbauen lässt
Die größte Veränderung für GRF+ ist nicht Perfektion, sondern eine klare Richtung.
Dadurch entsteht die Grundlage für bessere Entscheidungen und mehr Transparenz - auch wenn sich Prozesse weiterhin entwickeln und optimiert werden.
Während die Organisation ihre Arbeitsweisen kontinuierlich verfeinert, bietet LEADING Job eine stabile Basis, die mit den Anforderungen der Agentur mitwachsen kann.
Das Ergebnis ist kein fertiger Endzustand, sondern ein klarer Weg zu mehr Kontrolle, besserer Transparenz und skalierbaren Abläufen.
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Elena Ștefan, ist Operations Director bei Graffiti+ und verantwortet die laufende Nutzung sowie Weiterentwicklung von LEADING Job innerhalb der Agentur.
Alexandru Jac war als Integrated Project Coordinator bei Graffiti+ für die Einführung von LEADING Job verantwortlich und ist heute als unabhängiger Berater tätig.
GRF+ ist eine rumänische PR- und Kommunikationsagentur, die Marken bei strategischer Kommunikation, Kampagnen und Reputationsmanagement unterstützt. Die Agentur betreut komplexe Projekte mit zahlreichen StakeholderInnen und verbindet strategische Beratung mit operativer Umsetzung über Teams und Kanäle hinweg.