Projekte erfolgreicher managen mit der passenden Agentursoftware | Die 10 besten Lösungen im Vergleich
Mit der passenden Agentursoftware können Sie Ihre Projekte erfolgreicher und effizienter managen.
Erfahren Sie hier, welche Funktionen besonders hilfreich sind und was eine gute Agentursoftware ausmacht.
Was ist eine Agentursoftware?
Bei einer Agentursoftware handelt es sich um ein Programm, über das betriebliche und projektbezogene Prozesse von Agenturen digital organisiert werden können. Sie unterstützt einerseits Agenturen bei der strukturierten Erledigung ihrer administrativen Aufgaben, andererseits schafft sie auch Transparenz innerhalb der Agentur und gegenüber Kunden. Der Einsatz einer Agentursoftware hat das Ziel, durch effizientere Prozesse Zeit und Kosten zu sparen.
Funktionen von Agentursoftware
Es gibt zahlreiche Software für Agenturen, die sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs unterscheiden. Bei der Auswahl der passenden Agentursoftwarelösung sollte nicht nur im Fokus stehen, wie viele Funktionen die Software mitbringt, sondern vor allem, ob die Funktionen, die für Ihre Strukturen wichtig sind, vorhanden sind. Funktionen, die eine Agentursoftware erfüllen kann, sind beispielsweise:
- Projektmanagement
- Management und Delegation von Aufgaben und Zeitplänen
- Erstellung von Angeboten und Abrechnungen
- Zeiterfassung
- Kalkulation & Controlling
- Buchhaltung
- CRM
- E-Mail- und Kalender-Integration
- Planung von Kapazitäten, Aufgaben und Abwesenheiten
- Management von Dokumenten
Vorteile von Software für Agenturen
In eine passende Agentursoftware zu investieren, lohnt sich. Wenn Sie die richtige Softwarelösung wählen, können Sie Ihre Agenturprojekte effizienter und erfolgreicher abwickeln. Diesen Vorteil bieten spezialisierte Agenturtools:
- Zentrales Datenmanagement: Insbesondere an großen Projekten sind mehrere Personen beteiligt. Ein E-Mail-Pingpong ist oftmals äußerst ineffizient und führt dazu, dass Informationen verloren gehen und Rückmeldungen lange dauern. Eine Agentursoftware bündelt alle relevanten Informationen und Beteiligten an einem Ort und ermöglicht es, den Projektstand jederzeit einzusehen. Das macht interne und externe Abstimmungsprozesse deutlich effizienter und verhindert, dass Informationen in langen E-Mail-Verläufen verloren gehen.
- Effiziente Prozesse: Über eine Agentursoftware lassen sich übersichtliche Workflows aufbauen, sodass der Projektstatus und To-dos jederzeit für alle Beteiligten transparent ersichtlich sind. Auch Freigabeprozesse können über eine Agentursoftware schneller abgewickelt werden.
- Ressourcenmanagement: Die teaminternen Ressourcen können über eine Agentursoftware einfacher verwaltet werden und so effizienter genutzt werden.
- Flexible Zusammenarbeit: Es ist von Vorteil, wenn die Agentursoftware cloud-basiert zur Verfügung steht. Das ermöglicht allen Beteiligten, von verschiedenen Standorten jederzeit auf die anstehenden Projekte zuzugreifen und schafft mehr Flexibilität.
Nachteile von Agentursoftware
Warum sollte ich Zeit und Geld in eine Agentursoftware investieren, wenn meine Projekte auch jetzt funktionieren? Natürlich ist eine Agentursoftware kein zwingendes Erfordernis und die Implementierung kostet zunächst Zeit und natürlich Geld. Ab einer bestimmten Agentur- und Projektgröße ist es aber empfehlenswert, Prozesse und Dokumente strukturiert in einem System zu organisieren. Ist die Agentursoftware einmal aufgesetzt, amortisieren sich die investierten Aufwände aber oftmals, weil Prozesse effizienter und damit kosten- und zeitsparender aufgesetzt werden können.
Kosten Agentursoftware
Die Kosten für eine Agentursoftware variieren je nach Funktionsumfang und Anbieter. Deshalb sollten Sie sich vor der Auswahl einer Softwarelösung überlegen, welche Prozesse in Ihrer Agentur besonders zeit- und kostenintensiv sind und verbessert werden sollten. Die entsprechenden Funktionen sollte die Agentursoftware dann beherrschen. Auf alle Funktionen, die zwar „nice to have", aber nicht essenziell sind, können Sie verzichten, um Kosten zu sparen. Aus Sicht der Kostenoptimierung ist es daher hilfreich, wenn der Funktionsumfang einer Agentursoftware individuell angepasst werden kann. Bei einer passgenauen Auswahl der Agentursoftware amortisiert sich die Investition über die Dauer der Nutzung, da Sie Zeit und damit Kosten sparen.
Kriterien beim Agentursoftware Vergleich
Wenn Sie auf der Suche nach einer Agentursoftware sind, helfen die folgenden Kriterien, einen Agentursoftware Vergleich zu ziehen:
- Funktionsumfang
- Anzahl der Projekte, die bearbeitet werden können
- Anzahl der Mitarbeitenden
- Integrationsmöglichkeiten für bestehende Workflows
- benötigte Schnittstellen
- Cloud-Zugriff und mobile Verfügbarkeit
- Betriebssystem
Welche Kriterien beim Agentursoftware Vergleich besonders stark gewichtet werden, hängt natürlich davon ab, was Ihnen besonders wichtig und mit welchem Ziel Sie die Agentursoftware einführen. Wenn Sie sich dieser Punkte klar sind, fällt es Ihnen leichter, die passende Softwarelösung auszuwählen.
Die beste Agentursoftware im Vergleich
MOCO
MOCO ist insbesondere auf das Tracken von Prozessen im Projektmanagement spezialisiert. Die Agentursoftware ermöglicht es auf unkomplizierte Weise, Zeiterfassung und Reports durchzuführen. Die Kosten für MOCO werden anhand der User pro Monat abgerechnet, ab 50 Nutzern kann auch eine Flatrate gebucht werden.
QuoJob
Bei QuoJob steht die Organisation der agenturinternen Ressourcen im Fokus. So können Aufgaben über die Agentursoftware zugewiesen werden, Zeitbudgets abgerechnet werden und Kontakt- und Terminverwaltung über QuoJob erfolgen. Bei QuoJob zahlen Sie einen festen Preis für die Lizenz, der sich nach dem gewünschten Funktionsumfang richtet.
Die Agenturverwaltung
Bei Die Agenturverwaltung handelt es sich um eine Software, die speziell auf die kaufmännischen Aufgaben in Agenturen zugeschnitten ist. Dazu verfügt die Agentursoftware über Funktionen zur Erstellung von Angeboten und Abrechnungen, Erfassung von Zeiten und Ressourcen sowie Projektdigitalisierung und -automation. Dank der cloud-basierten Funktionsweise kann die Software von überall genutzt werden. Die Kosten werden pro User und Monat abgerechnet.
Revolver
Über Revolver können zahlreiche interne Aufgaben in Agenturen digital gemanagt werden. Über die Agentursoftware können Sie beispielsweise Adress- und Aufgabenverwaltung, CRM, Zeiterfassung und Faktura abwickeln. Die Benutzeroberfläche kann individuell an das Design der Agentur angepasst werden. Revolver kann in verschiedenen Paketen gebucht werden, die sich nach der Zahl der Nutzer richten.
awork
Mit awork können Agenturen Ihr Projektmanagement digitalisieren. Aufgaben, Deadlines und Ressourcen können über die Agentursoftware cloud-basiert verwaltet werden. Die Auslastung der Teammitglieder kann gemonitort und über eine automatische Zeiterfassung dokumentiert werden. Zudem hat die Agentursoftware eine Finanzverwaltung, über die Budgets, Kostenvoranschläge, Abrechnungen und Zahlungen erstellt werden können.
easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB vereint kaufmännische Aufgaben in einer Agentur mit Funktionen für Projektmanagement und CRM. Durch zahlreiche Schnittstellen können externe Programme unkompliziert eingebunden werden. Die Kosten für die Agentursoftware ergeben sich bei easyJOB aus der Agenturgröße und dem angewählten Funktionsumfang. So kann die Software besonders flexibel an die spezifischen Bedarfe der Agentur angepasst werden.
poool
Die Agentursoftware poool ist insbesondere auf die Verwaltung von internen Ressourcen in Agenturen spezialisiert. Buchhaltung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und weitere interne Prozesse können über die Software organisiert werden. Neben den Kosten für die Basislizenz müssen zusätzliche User zugebucht werden. Die Software kann dank Cloud-Lösung von überall genutzt werden.
ProSonata
ProSonata hat es in unseren Agentursoftware Vergleich geschafft, da die Software sowohl Lösungen zum Projektmanagement als auch zur Abrechnung bietet. Es ist daher möglich, sowohl Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung als auch Angebots- und Rechnungserstellung über die Agentursoftware durchzuführen. Die Kosten für die Softwarenutzung ergeben sich aus der Anzahl der Nutzer, wobei bereits ab drei Nutzern Staffelpreise verfügbar sind.
helloHQ
Wenn Sie eine All-in-One-Lösung suchen, ist helloHQ eine Möglichkeit. Die Software arbeitet cloud-basiert und bringt Funktionen wie Zeiterfassung, CRM, Projekt- und Ressourcenplanung, Belegwesen, Kostenerfassung und Finanzkalkulation mit. Die Funktionen können passend zu den eigenen Anforderungen individuell konfiguriert und erweitert werden.
Unsere Empfehlung: LEADING Job von Qualiant
Unser Anspruch: Die beste Agentursoftware für die Bedürfnisse der kreativen Industrie zu entwickeln. Mit LEADING Job haben wir deshalb eine Agentursoftware konzipiert, die speziell auf die Anforderungen führender Unternehmen in der Kreativbranche zugeschnitten ist. Die All-in-One-Agentursoftware ermöglicht es, alle Mitarbeiter einer Agentur auf einer digitalen Plattform zusammenarbeiten zu lassen. Projektstatus, Controlling und Auslastungsplanung können so zentral an einem digitalen Ort erfolgen. Durch eine intelligente Organisation von Ressourcen sorgt die Agentursoftware dafür, dass alle Teammitglieder optimal ausgelastet sind. So lassen sich auch größere Projekte effizient und erfolgreich managen.
Vorteile von LEADING Job als die beste Agentursoftware
Diese Kombination von Funktionsumfang, Branchenerfahrung und Supportqualität macht LEADING Job zur besten Agentursoftware für die Anforderungen von Unternehmen der kreativen Industrie:
- Breiter Funktionsumfang für Angebotserstellung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, Faktura, Reporting, Workflow und Ressourcenplanung.
- Full Customization: Bedarfsabhängige individuelle Anpassungen für spezielle Anforderungen sind jederzeit realisierbar.
- Zahlreiche Schnittstellen, die eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Softwarearchitektur ermöglichen.
- Als webbasierte Cloud-Lösung ist LEADING Job sowohl am Desktop als auch mobil jederzeit stabil verfügbar. Optional ist auch eine lokale Installation möglich.
- Kostenfreier Support per Telefon, Chat & Mail, egal wie viele Supportanfragen Sie stellen, im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern, die pro Anfrage verrechnen.
- Kontinuität der Ansprechpartner im Support: Ihr zugewiesener Betreuer ist mit Ihrer Situation vertraut und kann Ihre Anfragen ohne Zeitverlust effizient bearbeiten.
- Neue Funktionen werden automatisch nach jedem Update für alle Kunden verfügbar, ohne zusätzliche Kosten.
- Sie haben Kunden aus dem Konzern- oder Behördenbereich mit hohen Ansprüchen an Audit oder IT-Sicherheit? Mit LEADING Job sind Sie auch hier auf der sicheren Seite.
- Das Kundenportfolio von Qualiant umfasst neben eigentümergeführten Agenturen auch sämtliche Agenturnetzwerke, und diese Erfahrung und das langjährig gewachsene Know-how zeigen sich bei der Einführung der Agentursoftware.
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