LEADING Job Manual – Lieferantenbestellung

 

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Inhaltsverzeichnis

Was ist das Modul “Lieferantenbestellung”?

Was ist eine Lieferantenbestellung & wie lege ich eine an?

Wie lege ich eine neue Lieferantenbestellung an?

Exkurs: “Was ist eine Bestellnummer und wo finde ich sie?

Wie lege ich eine Lieferantenbestellung basierend auf einer Jobleistung an?

Wie arbeite ich mit Leistungen in einer Lieferantenbestellung?

Wie füge ich eine neue Leistung einer Lieferantenbestellung hinzu?

Wie kopiere ich eine Jobleistung in eine Lieferantenbestellung?

Wie kopiere ich eine Leistung aus einer Lieferantenbestellung in einen Job?

Welche Verbindungen gibt es zwischen Lieferantenbestellung und Job?

Wie verbinde ich eine Leistung einer Lieferantenbestellung mit einer Jobleistung?

Warum kann ich zwei Leistungen nicht miteinander verbinden?

Wie lösche ich eine Lieferantenbestellungen oder eine enthaltene Leistung?

Wie storniere ich eine Lieferantenbestellung?

Wie ändere ich den Status einer Lieferantenbestellung?

Wie füge ich Dokumente einer Lieferantenbestellung hinzu?

Welche weiteren Optionen sind in der  Verwaltung von Lieferantenbestellungen nützlich?

Wie sende ich eine Lieferantenbestellung an den Lieferanten?

Wie kann ich das Layout einer Lieferantenbestellung ansehen & ändern?

Abschnitt „Layout“

Button „Layout“ definieren“

Welchen Zweck haben die Buttons rechts oben in der Leistungsübersicht?

Wie kann ich eine Eingangsrechnung mit einer Lieferantenbestellung abgleichen?

 

Was ist das Modul “Lieferantenbestellung”?

Ein großer Teil der täglichen Routine in einer Werbeagentur besteht aus der Verwaltung von Aufträgen zwischen der Agentur und ihren Lieferanten. Mit dem Modul „Lieferantenbestellung“ unterstützt LEADING Job/Periscope diesen Prozess durch einen detaillierten Genehmigungsworkflow und die Möglichkeit, jede Transaktion entlang der Lieferkette zu verfolgen.

Darüber hinaus bildet das Modul „Lieferantenbestellung“ die Grundlage für eine einfache und saubere Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die dann auftragsbezogen verwaltet werden können.

Sie können das Modul „Lieferantenbestellung“ über das Hauptmenü oder über einen direkten Link von einem Widget auf dem Dashboard aufrufen:

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Was ist eine Lieferantenbestellung & wie lege ich eine an?

Im Laufe eines Projekts gibt es in der Regel eine Menge von Produkten und Leistungen, die Sie extern einkaufen müssen. Sie senden Anfragen an verschiedene Lieferanten per Telefon oder Mail, erhalten Angebote und nach einem Vergleich entscheiden Sie sich für das beste Angebot. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen, um eine Lieferantenbestellung (LB) zu erstellen, sie durch Ihren internen Genehmigungsprozess laufen zu lassen und sie schließlich an Ihren Lieferanten zu senden.

 

Für die Erstellung einer Lieferantenbestellung sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:

 

 

Lieferantenbestellungen können Leistungen und Dokumente enthalten. Die Leistungen, die bei der Arbeit mit einer Bestellung verwendet werden, ähneln den Leistungen, die in einem Job verwendet werden (siehe Kapitel "Job", Unterkapitel "Was ist eine Jobleistung?" und folgende), aber sie unterscheiden sich in der Funktionalität. Das Gleiche gilt für Dokumente. Wir werden die Unterschiede in den folgenden Unterkapiteln erläutern.

 

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Auftrag zu erstellen:

1)    Von einer Jobleistung aus, beginnend in der Leistungsübersicht im Job-Modul (empfohlen)

2)    Ganz neu, beginnend im PO-Übersichtsfenster

Wie lege ich eine neue Lieferantenbestellung an?

1.    Um eine LB von Grund auf neu zu erstellen, beginnen Sie in der LB-Übersichtsliste. Klicken Sie im rechten Fenster auf den Button "Neu".

 

2.    Wenn Sie eine neue LB erstellen, gibt es sieben Abschnitte, in die Sie die erforderlichen Informationen eingeben können:

·      Allgemein

·      Adresse

·      Erweitert

·      Kopfzeile

·      Fußzeile

Die letzten beiden erscheinen erst, wenn Sie die Lieferantenbestellung, die Sie gerade erstellen möchten, gespeichert haben:

·      Email

·      Info

 

Alle Felder, die mit einer roten Linie auf der linken Seite markiert sind, sind Pflichtfelder.

 

Abschnitt “Allgemein”

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3.    Geben Sie in das Feld "Betreff" eine Beschreibung für die LB ein, z.B. drei Tage Outdoor-Fotoshooting, Verwendung eines Kamerasystems für fünf Tage. Es kann mehrere LB mit einem identischen Betreff geben, aber aus Gründen der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, für jede neue LB einen eindeutigen Betreff zu verwenden. Der Betreff erscheint im PDF/Drucklayout und gibt dem Lieferanten einen kurzen Überblick über die Art der Bestellung, die er erhält.

 

4.    Das Feld „Verantwortlich bei uns" enthält als Standardeinstellung Ihren eigenen Namen, aber Sie können auch jede/n andere/n MitarbeiterIn Ihrer Agentur eingeben, die in Ihren Stammdaten registriert ist. Klicken Sie dazu auf die Lupe auf der rechten Seite und wählen Sie die MitarbeiterInnen aus der BenutzerInnen-Liste.

 

5.    Das Auftragsdatum und das Lieferdatum werden aus den Systemeinstellungen zum Zeitpunkt der Erstellung der LB übernommen. Um das Bestelldatum zu ändern, klicken Sie auf das Kalendersymbol rechts neben dem Feld und wählen ein anderes Datum aus.

 

6.    Um einen Lieferanten auszuwählen, klicken Sie auf das Lupen-Symbol rechts neben dem Eingabefeld. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Liste aller verfügbaren Lieferanten in Ihrer Agentur.

Wählen Sie den richtigen Eintrag aus, indem Sie ihn anklicken und dann auf den Button "Auswahl" klicken.

Wenn der Lieferant noch nicht in Ihrer Agentur erfasst ist, können Sie einen neuen Eintrag erstellen, indem Sie auf den Button "Neu" klicken. Weitere Informationen zum Anlegen eines neuen Lieferanten finden Sie im Kapitel "Stammdaten", Unterkapitel "Lieferanten".

 

7.    Im Feld "Ansprechpartner" können Sie eine MitarbeiterIn des Lieferanten auswählen, die für die Bearbeitung der Bestellung zuständig ist, indem Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Feld klicken. Wählen Sie einen der verfügbaren Ansprechpartner des Lieferanten. Sie können einen neuen Ansprechpartner unter Verwaltung -> Stammdaten -> Adressen eingeben, indem Sie den betreffenden Lieferanten auswählen und dann auf "Bearbeiten" klicken.

 

8.    Einige Agenturen verwenden zusätzlich eine externe Bestellnummer, die Sie hier eingeben können.

 

Abschnitt “Adresse”

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, an wen die Bestellung fakturiert und geliefert werden soll.

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9.    Wählen Sie zunächst aus, wem der Auftrag in Rechnung gestellt werden soll, entweder Ihrem Kunden oder Ihrer Agentur. Die Standardeinstellung ist Ihre eigene Agentur.

Wenn Sie sich für den Kunden entscheiden, wird die Adresse im Feld "Rechnungsadresse" im PDF/Drucklayout als Rechnungsadresse angezeigt.

Wenn Sie Ihre eigene Agentur gewählt haben, wird im PDF/Drucklayout keine Rechnungsadresse angezeigt.

 

10. Klicken Sie auf den Button "Adresse ändern", um eine andere Adresse auszuwählen, an die die Rechnung später gesendet werden soll. Sie können den Text in diesem Feld auch manuell bearbeiten.

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11. Wenn die Lieferadresse der Rechnungsadresse entspricht, aktivieren Sie bitte diese Checkbox.

 

12. Sie können das Feld für die Lieferadresse auf die gleiche Weise ändern wie die Rechnungsadresse.

 

Abschnitt “Erweitert”

 

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13. In diesem Abschnitt können Sie die Sprache wählen, in der die Lieferantenbestellung an Ihren Lieferanten gesendet wird, sowie die Währung, in der sie ausgestellt wird. Die Standardeinstellungen dieser Felder ergeben sich aus dem in den Stammdaten verfügbaren Lieferantendatensatz und können durch Klicken auf den Pfeil rechts neben den Feldern geändert werden.

Die Sprache, die Sie hier auswählen, bestimmt die Sprache der E-Mail-Vorlage (siehe Abschnitt "E-Mail"). Auch wenn Sie Ihre Spracheinstellungen später ändern, bleibt die Sprache der E-Mail-Vorlage dieselbe wie bei der Erstellung der LB.

Die Währung und der Wechselkurs sind auch beim Hinzufügen und Ändern von Leistungen aus einem Job wichtig (siehe Kapitel "Wie füge ich Leistungen zu einer Bestellung hinzu?"), da sie eine andere Währung haben können als die LB selbst

 

14. Im Feld "Druckformular" können Sie eine der verfügbaren Vorlagen für das Layout auswählen (Logos, Farben, Anordnung der einzelnen Felder, Schriftgröße und -art usw.), falls in Ihrer Agentur mehr als ein PDF/Druckformular verwendet wird. Sie können jederzeit Änderungen am Layout im Rahmen der Parameter des von Ihnen gewählten PDF/Druckformulars vornehmen. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Wie ändere ich das Layout einer LB?"

 

Abschnitte “Kopftext” und “Fußtext””

In diesen beiden Abschnitten können Sie Textblöcke hinzufügen und formatieren, die der Liste der Leistungen in der Lieferantenbestellung vorausgehen (Kopftext) und folgen (Fußtext).

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15.  Sowohl Kopf- als auch Fußtexte werden auf dieselbe Weise erstellt:

Um einen bereits vordefinierten Textblock auszuwählen, klicken Sie auf die rechte Seite des Feldes "Vorlage" und wählen Sie die richtige Vorlage aus dem Dropdown-Menü. Sie können die Textvorlagen in den Stammdaten erstellen und bearbeiten.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, einen Text manuell einzugeben. Hierfür stehen Ihnen drei Abschnitte zur Verfügung. Sie können die Schriftart in jedem Abschnitt separat mit den Optionen "Normal", "Fett", "Fett kursiv" und "Kursiv" bearbeiten.

Sie müssen nicht alle Abschnitte verwenden. Abschnitte, in denen kein Text eingegeben wird, erscheinen nicht im Drucklayout

 

Ter in Teil 1, 2 und 3 manuell eingegebene Text wird nur auf dieser LB gedruckt. Wenn Sie ihn auch für andere Bestellungen verwenden möchten, müssen Sie ihn zunächst als Vorlage speichern.

 

16.  Klicken Sie auf den Button "Speichern" oben im rechten Fenster. Die beiden zusätzlichen Abschnitte "E-Mail" und "Info" werden in der soeben gespeicherten Lieferantenbestellung angezeigt.

 

Abschnitt “E-Mail”

In diesem Abschnitt finden Sie alle Optionen für den Versand der endgültigen LB an Ihren Kunden über Ihr Mailprogramm.

17. Das Feld "An" ist standardmäßig leer. Wenn in den Stammdaten des Lieferanten E-Mail-Adressen vorhanden sind, können Sie eine davon auswählen. Oder Sie geben die E-Mail Adresse, an die Sie die LB senden möchten, manuell ein und drücken die "Enter"-Taste. Sie können weitere Adressen in das Feld "CC" eingeben.

 

18. Wenn es in Ihrer Agentur MitarbeiterInnen gibt, die eine Blindkopie erhalten sollen, fügen Sie diese bitte hinzu, indem Sie in das Feld "BCC" klicken und deren E-Mail-Adressen aus der Dropdown-Liste auswählen. Ihre eigene E-Mail ist bereits standardmäßig ausgefüllt.

 

19. Das Feld "Antwort an" ist ebenfalls standardmäßig mit Ihrer eigenen E-Mail Adresse ausgefüllt.

 

20. Der Inhalt für die Felder "Betreff" und "Nachricht" wird standardmäßig aus vorhandenen Textvorlagen übernommen. Der Standardtext enthält Tags für eine formelle Anrede, die Nummer der LB, Ihren Vor- und Nachnamen und den Namen Ihrer Agentur. Weitere Informationen darüber, wie Sie die E-Mail Vorlagen ändern und andere Tags hinzufügen können, finden Sie im Kapitel "Stammdaten". Sie können den vordefinierten Text manuell bearbeiten und alle verfügbaren Formatierungsoptionen nutzen

 

21. Speichern Sie die Eingaben im Abschnitt „E-Mail“ erneut durch Klick auf den Button „Speichern“.

 

 

Abschnitt “Info”

Dieser Abschnitt enthält Informationen darüber, wer diese LB erstellt und wer sie wann bearbeitet/geändert hat.

 

Wenn Sie eine neue Lieferantenbestellung erfolgreich erstellt und gespeichert haben, wird sie in der Übersichtsliste im linken Fenster angezeigt.

Exkurs: “Was ist eine Bestellnummer und wo finde ich sie?

Die Bestellnummer (die beim Abgleich einer Eingangsrechnung mit einer LB wichtig ist) wird vom System fortlaufend generiert, wenn Sie eine neue LB erstellen. In der Übersichtsliste der Leistungen ist die Bestellnummer in der Spalte "Bestellnummer" aufgeführt.

 

 

Bevor Sie die neu erstellte LB an Ihren Lieferanten senden können, müssen Sie noch einige Schritte ausführen:

 

·      Leistungen zur LB hinzufügen

·      Verbinden Sie neu erstellte Leistungen mit einer bestehenden Jobleistung (beides wird im folgenden Kapitel "Wie füge ich Leistungen zu einer Lieferantenbestellung hinzu?" erklärt).

·      Schließen Sie den Autorisierungsprozess ab (siehe Kapitel "Wie ändere ich den Status einer Lieferantenbestellung?")

Wie lege ich eine Lieferantenbestellung basierend auf einer Jobleistung an?

Es gibt eine Abkürzung, um eine neue Lieferantenbestellung zu erstellen: Sie starten im Job-Modul und nehmen eine Leistung eines bestehenden Jobs als Basis.

 

1.    Doppelklicken Sie in der Übersichtsliste aller Ihrer Jobs auf den Job, der die Leistung enthält, aus der Sie die LB erstellen möchten. Wählen Sie in der folgenden Übersichtsliste der Leistungen die Fremdleistung aus, die Sie in Auftrag geben möchten. Klicken Sie auf den Button "Lieferantenbestellung erzeugen”.

2.    Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie darüber informiert werden, dass eine neue LB erstellt worden ist. Um sie zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link "Wechsle zu Lieferantenbestellung".

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3.    Die erstellte Lieferantenbestellung erscheint in der LB-Übersichtsliste. Sie enthält die Leistung aus dem Job.

 

Bevor Sie die Job-basierte LB an Ihren Lieferanten senden können, müssen Sie den Autorisierungsprozess abschließen (siehe Kapitel "Wie ändere ich den Status einer Bestellung?").

 

Wie arbeite ich mit Leistungen in einer Lieferantenbestellung?

Leistungen in einer Lieferantenbestellung folgen den gleichen Prinzipien wie Leistungen in einem Job, mit einer großen Ausnahme: Es gibt nur zwei Arten von Leistungen, mit denen Sie arbeiten können: Fremdleistung und Medialeistung.

Sie können sie genau wie im Job-Modul erstellen, ändern oder löschen, mit ein paar für LB besonderen Spezifikationen:

·      Sie können nur dann neue Leistungen hinzufügen oder bestehende Leistungen ändern, wenn der Status der LB nicht auf "versandt" geändert worden ist. Lesen Sie mehr über den Status im Kapitel "Wie ändere ich den Status einer LB?"

·      Jede in einer LB neu angelegte Leistung muss mit einer Leistung in einem Job verknüpft sein. Es ist möglich, verschiedene Leistungen aus verschiedenen Jobs mit der gleichen LB zu verbinden. Die einzige Voraussetzung ist, dass sie alle denselben Anbieter haben. Lesen Sie mehr über die Verbindung von Leistungen im Kapitel "Wie verbinde ich eine LB-Leistung mit einer Jobleistung?".

·      Das Löschen oder Ändern einer LB-Leistung hat keine Auswirkungen auf die verbundenen Leistungen in anderen Modulen

 

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, eine neue Leistung zu einer LB hinzuzufügen:

1)    Leistung von Grund auf neu erstellen

2)    Vorhandene Leistung aus einem Job kopieren

Wie füge ich eine neue Leistung einer Lieferantenbestellung hinzu?

Jede neu erstellte Leistung muss mit einer Leistung in einem Job verknüpft sein. Wenn es also bereits eine passende Jobleistung gibt, empfehlen wir Ihnen, diese in den LB zu kopieren, anstatt eine Leistung von Grund auf neu zu erstellen. Wenn es jedoch keine bestehenden Fremd- oder Medialeistungen im Job gibt, wählen Sie diese Funktion.

 

1.    Klicken Sie im Fenster Leistungsübersicht des Moduls LB auf den Button "Neu" im rechten Abschnitt des Fensters.

2.    Wählen Sie, welche Art von Leistung Sie hinzufügen möchten: Fremdleistung oder Medialeistung.

 

Die Abschnitte, die Sie beim Anlegen einer neuen Leistung ausfüllen, sind für beide Arten von Leistungen weitgehend identisch:

·      Allgemein (nach der Art und der Bezeichnung der Leistung benannt)

·      Preis

·      Layout

·      Beschreibung

·      Notiz

·      Technischer Text

·      Info

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Im Fenster auf der rechten Seite können Sie nun alle detaillierten Informationen über die Leistung eingeben/bearbeiten.

Da die Erstellung von Fremd- und Medialeistungen in einer LB dem gleichen Muster folgt wie die Erstellung von Jobleistungen, finden Sie weitere Informationen im Kapitel "Job", Unterkapitel "Welche Leistungen gibt es und wie erstelle und bearbeite ich sie?".

An dieser Stelle des Handbuchs werden wir uns auf die Themen konzentrieren, bei denen sich Leistungen in einer LB von Leistungen in einem Job unterscheiden.

 

Abschnitt Allgemein

3.    Im Gegensatz zu Jobleistungen können Sie keinen Lieferanten auswählen, da die LB, die die neuen Leistungen enthält, nur an einen einzigen Lieferanten gerichtet werden kann.

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4.    Bitte wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die neue Leistung. Es ist möglich, mehrere Leistungen mit derselben Bezeichnung einzugeben, aber es ist nicht empfehlenswert. Wenn Sie mehrere Leistungen/Produkte desselben Typs bestellen möchten, empfehlen wir Ihnen, eine einzelne Leistung zu erstellen und die gewünschte Nummer in die Beschreibung aufzunehmen. (z.B. 200 x Zusammenfassung)

 

Abschnitt “Preis”

5.    Der erste LB-spezifische Unterschied in diesem Abschnitt ist, dass Sie nicht gefragt werden, wie die Leistung in Rechnung gestellt werden soll, da diese Information für einen LB nicht relevant ist.

6.    Der zweite LB-spezifische Unterschied ist, dass Sie für eine einzelne Leistung keine andere Währung wählen können. Die Währungseinstellung in einer neu erstellten Leistung wird automatisch aus der LB selbst übernommen. Eine LB und ihre Leistungen müssen alle dieselbe Währung haben, da sie an einen einzigen Lieferanten gerichtet ist.

 

 Achtung: Wenn die Menge eines Artikels im Drucklayout/PDF-Format nicht erscheint, der im PDF angezeigte Preis aber dem Produkt aus Preis x Menge einer Leistung entspricht, dann aktivieren Sie bitte die Checkbox "Informationen zum Einzelpreis, zur Menge und zur Einheit anzeigen" im Abschnitt "Layout" (siehe Kapitel "Wie ändere ich das Layout einer LB?").

 

Abschnitt " Beschreibung/Notizen/Technischer Text"

In der Praxis ist es in der Regel erforderlich - neben der Beschreibung, dem Preis und der Währung der Leistung/des Produkts - Zusatzinformationen, Sonderwünsche oder technische Details zu einer Leistung anzugeben. Für häufig vorkommende Fälle können Sie einen technischen Text verwenden. Technische Textvorlagen können in den Stammdaten erstellt werden.

 

Beispiel: Eine Agentur bestellt häufig Kataloge bei einer Druckerei. Die Druckerei verlangt die folgenden Informationen, um diesen Auftrag korrekt bearbeiten zu können: Anzahl der Kataloge, vereinbarter Katalogpreis, Papierformat, Papiergewicht und Beschaffenheit des Papiers.

Anstatt diese Informationen immer wieder manuell einzutippen, erstellt die Agentur für diesen Fall eine technische Textvorlage. Die Vorlage heißt in diesem Beispiel "01 Print" und enthält die Kategorien Farbe und Größe. Für jede Kategorie gibt die Agentur einen häufig verwendeten Wert ein:

7.    Wenn Sie alle Optionen in dieser Leistung eingegeben oder geändert haben, klicken Sie auf den Button "Speichern" oben im rechten Fenster, um alle Änderungen zu speichern.

 

Wenn Sie eine Leistung von Grund auf neu erstellen, müssen Sie einen zusätzlichen letzten Schritt ausführen: Sie müssen die LB-Leistung mit einer Jobleistung verbinden. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie im Kapitel "Wie verbinde ich eine LB Leistung mit einer Jobleistung?" weiter unten.

Wie kopiere ich eine Jobleistung in eine Lieferantenbestellung?

Ein schneller Weg zu einer bereits verknüpften LB-Leistung ist das Kopieren einer bestehenden Jobleistung in Ihre LB.

 

1.    Klicken Sie im Fenster der Leistungsübersicht auf den Button "Kopieren von Jobleistung".

 

2.    Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Kunde, Produkt, Kampagne und Job auswählen können, von dem Sie die Leistung kopieren möchten. Sie können auch direkt nach der Jobnummer suchen. Einträge in dem Feld „Suche nach“ überschreiben die Auswahl in den unteren Feldern. Klicken Sie auf "Erstellen".

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3.    Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem alle verfügbaren Leistungen (nur Fremdleistungen und Medialeistungen) des gewählten Jobs angezeigt werden. Sie können die Liste durchsuchen, indem Sie einen beliebigen Suchbegriff in das dafür vorgesehene Feld am oberen Rand jeder Spalte eingeben. Wählen Sie die Leistungen aus, die Sie in Ihre LB übernehmen möchten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Klicken Sie auf den Button "Leistung auswählen" in der rechten unteren Ecke.

 

4.    Die ausgewählte Leistung wurde in Ihre LB kopiert und ist nun in der Liste der Leistungsübersicht sichtbar. Sie ist automatisch mit der Jobleistung verbunden, aus der sie erstellt wurde, wie Sie im rechten Fenster im Abschnitt "Info" sehen können.

 

Sobald eine LB-Leistung mit einer Job-Leistung verbunden ist, können Sie vom Job-Modul aus eine weitere Verbindung zu einem Kostenvoranschlag, einer Eingangsrechnung oder einer Ausgangsrechnung herstellen.

 

Wie kopiere ich eine Leistung aus einer Lieferantenbestellung in einen Job?

Natürlich ist auch der umgekehrte Weg eine Möglichkeit, Leistungen schnell zu verknüpfen.

 

1.    Um eine LB-Leistung in einen Job zu kopieren, klicken Sie auf den Menü-Button "In Job kopieren". .

2.    Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Kunde, Produkt, Kampagne und Job auswählen können, in den Sie die Leistung kopieren möchten. Klicken Sie auf "Erstellen”.

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3.    Die Leistung wurde in den ausgewählten Job kopiert, die Verbindung ist nun im Abschnitt "Info" im rechten Fenster sichtbar.

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Wenn Ihre LB bereits andere Leistungen enthält, die mit einem Job verknüpft sind, können Sie nur Leistungen aus dieser LB in diesen Job kopieren.

Welche Verbindungen gibt es zwischen Lieferantenbestellung und Job?

Um die Verwaltung von Bestellungen in den Workflow von LEADING Job/Periscope zu integrieren, muss jede einzelne Leistung mit einer Jobleistung verknüpft werden. Der Job ist das zentrale Modul, um das jedes andere Modul kreist.

Sobald eine LB und ein Job verknüpft sind, wird jede andere Verbindung, die von diesem Job aus hergestellt wird, sei es mit einem Kostenvoranschlag, einer Eingangsrechnung oder einer Ausgangsrechnung, vom System registriert und kann im rechten Fenster in der Leistungsübersicht, Abschnitt "Info", nachgeschlagen werden.

Wenn Sie eine Jobleistung in eine LB kopieren oder umgekehrt, stellen Sie automatisch eine Verbindung zwischen den beiden her. Wenn Sie eine ganz neue LB Leistung erstellt haben, müssen Sie diese manuell verbinden. Wie Sie das tun, erfahren Sie im folgenden Kapitel "Wie verbinde ich eine LB Leistung mit einer Jobleistung").

 

 

Wie verbinde ich eine Leistung einer Lieferantenbestellung mit einer Jobleistung?

Wenn Sie eine LB Leistung von Grund auf neu erstellt haben, müssen Sie sie mit einer Jobleistung verbinden.

1.    Klicken Sie in der LB-Leistungsübersicht auf den Button "Verknüpfen mit Jobleistung”.

 

2.     Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Kunde, Produkt, Kampagne und Job auswählen können, mit denen Sie die Leistung verknüpfen möchten. Klicken Sie auf "Erstellen".

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5.    Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem alle verfügbaren Leistungen (nur Fremdleistungen und Medialeistungen) des gewählten Jobs angezeigt werden. Sie können die Liste durchsuchen, indem Sie einen beliebigen Suchbegriff in das dafür vorgesehene Feld am oberen Rand jeder Spalte eingeben. Wählen Sie die Leistung aus, mit der Sie Ihre LB Leistung verbinden möchten. Klicken Sie auf den Button "Leistung auswählen" in der rechten unteren Ecke.

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Warum kann ich zwei Leistungen nicht miteinander verbinden?

Es ist möglich, dass zwei Leistungen aus folgenden Gründen nicht verbunden werden können:

·      Wenn die ausgewählte Leistung oder eine andere Leistung in der LB bereits mit einem anderen Job verknüpft ist als der, den Sie auswählen möchten, erhalten Sie diese Fehlermeldung:

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·      Die Währung der ausgewählten Leistung stimmt nicht mit der Währung des Jobs/LB überein, mit dem Sie sie verbinden/kopieren möchten.

Wie lösche ich eine Lieferantenbestellungen oder eine enthaltene Leistung?

Solange Sie den Status einer LB Leistung nicht auf "versandt" geändert haben, können Sie sie und die darin enthaltenen Leistungen jederzeit löschen. Um sie zu löschen, müssen Sie über die erforderlichen Nutzerrechte verfügen und kein anderer Mitarbeiter darf gleichzeitig an diesem Element arbeiten.

 

1.    Klicken Sie auf der Übersichtsseite der LB/LB-Leistungen auf den Button "Löschen" in der oberen rechten Ecke des rechten Fensters.

 

2.    Bestätigen Sie die Löschung mit "Ja".

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3.    Wenn ein Job bereits mit einer Stelle verbunden ist, erhalten Sie eine weitere Warnmeldung. Fahren Sie mit "Ja" fort, wenn Sie die LB/LB Leistung trotzdem löschen möchten.

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Wenn eine LB in der Statusverwaltung als "versandt" markiert wurde, können Sie sie oder eine Leistung nicht mehr löschen. Sie können sie nur noch stornieren.

Wie storniere ich eine Lieferantenbestellung?

Nachdem eine LB an den Lieferanten gesendet wurde, ist sie gesperrt und vor Änderungen geschützt, da es sich um ein offizielles Dokument mit rechtlicher Relevanz handelt.

In manchen Fällen müssen Sie sie dennoch zurücknehmen. In diesem Fall stornieren Sie eine LB. LEADING Job/Periscope erstellt dann einen Stornobeleg zusammen mit den erforderlichen Rückbuchungszeilen.

Nach der Stornierung ist der ursprüngliche Auftrag immer noch in der LB-Übersichtsliste vorhanden, aber er ist jetzt mit "Bestellung (storniert)" gekennzeichnet.

Zweitens wird ein Dokument mit dem Status „Bestellung (Storno)" erstellt, das Sie an Ihren Lieferanten senden können.

Sie können auch mehrere Bestellungen auf einmal stornieren.

 

1.    Markieren Sie im Übersichtsfenster des LB-Moduls die bereits versendete LB, die Sie stornieren möchten. Klicken Sie im rechten Fenster auf den Button "Löschen" in der oberen rechten Ecke.

2.    Klicken Sie im Dialogfeld auf "Ja".

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3.    Es wird ein neuer Eintrag in der LB-Übersichtsliste mit dem Status "Bestellung (Storno)" erstellt. Diese Stornierung können Sie bei Bedarf an den Lieferanten senden. Stellen Sie sicher, dass Sie ein passendes Layout für das Versenden von Stornierungsaufträgen haben.

4.    Die ursprünglich stornierte Bestellung erscheint ebenfalls in der LB-Übersichtsliste mit dem Status "Bestellung (storniert)".

 

 

Stornierte Bestellungen und Stornoeinträge können nicht gelöscht werden und werden daher nie aus dem System entfernt.

Wie ändere ich den Status einer Lieferantenbestellung?

Bevor Sie eine LB an den Lieferanten senden, muss sie den standardisierten Autorisierungsprozess durchlaufen. Der Status gibt Ihnen Auskunft darüber, welche Aktionen im Rahmen des Autorisierungsprozesses bereits durchgeführt wurden und welche Aktionen noch ausstehen.

Das System lässt Sie den Status nur in einer vordefinierten, logischen Reihenfolge ändern. Manchmal können Sie einen Schritt auslassen, wenn er nicht zwingend erforderlich ist. Oder Sie können eine Statusänderung rückgängig machen, indem Sie zum vorherigen Status zurückkehren.

 

Alle Leistungen eines Auftrags müssen mit Job-Leistungen verbunden worden sein, bevor der Status der LB geändert werden kann.

 

 

1.    Um den aktuellen Status zu überprüfen, wählen Sie eine LB in der Übersichtsliste aus. Klicken Sie auf den Button "Status".

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2.    Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle bisher vorgenommenen Statusänderungen verfolgen können:

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3.    Wenn Sie auf den Button "Status ändern" klicken, können Sie den Status der LB bearbeiten. Der Status einer Bestellung kann eine der folgenden zehn Optionen sein.

 

·      Delivered: The supplier delivered your PO. This status can be reset back to “confirmed’. Neu: Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn ein Auftrag gerade erstellt wurde

·      Delegiert: Die Bestellung wurde einem oder mehreren MitarbeiterInnen Ihrer Agentur zur Autorisierung zugewiesen. Er/Sie muss über die von Ihrem Systemadministrator erteilte Berechtigung verfügen, eine LB zu autorisieren. Wenn Sie selbst das Recht haben, einen LB zu autorisieren, können Sie diesen Schritt überspringen.

·      Teilweise autorisiert: Manchmal sind aufgrund der Einstellungen der Limitgruppen in den Stammdaten mehrere Autorisierungsschritte erforderlich. Die LB wird an so viele MitarbeiterInnen delegiert, wie in den Limitgruppen definiert sind. Jeder von ihnen muss den Status auf "Teilweise autorisiert" setzen. Wenn alle Mitarbeiter teilweise autorisiert sind, wechselt der Status automatisch zu "autorisiert".

·      Autorisiert: Die LB wurde vollständig autorisiert und kann an den Lieferanten gesendet werden.

·      Gedruckt: Die LB wurde gedruckt.

·      Versandt: Die LB wurde an den Lieferanten gesendet. Dieser Status ist erforderlich, wenn Sie eine spätere Eingangsrechnung mit der LB verknüpfen möchten.

·      Bestätigt: Der Lieferant hat Ihre LB bestätigt. Dieser Status kann jederzeit nach dem Status „Versandt“ gesetzt werden.

·      Geliefert: Der Lieferant hat Ihre LB geliefert. Dieser Status kann wieder auf „Bestätigt“ zurückgesetzt werden.

·      Abgeschlossen: Wenn alle Leistungen der Bestellung einer Eingangsrechnung zugewiesen wurden, wird der Status automatisch auf abgeschlossen gesetzt, wenn die entsprechende Systemeinstellung in den Stammdaten aktiv ist. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Wie kann ich eine Eingangsrechnung mit einer Lieferantenbestellung abgleichen?"

·      Original zum Storno: Dieser Status kann verwendet werden, wenn Sie einem anderen MitarbeiterIn mitteilen möchten, dass er die LB stornieren soll.

 

4.    Bevor Sie den geänderten Status speichern, können Sie testen, ob die ausgewählte Option anwendbar ist. Klicken Sie dazu auf den Button "Test" in der unteren rechten Ecke. Wenn eine Statusänderung nicht möglich ist, weil, erhalten Sie eine Fehlermeldung:

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Wie füge ich Dokumente einer Lieferantenbestellung hinzu?

Über die Statusverwaltung können Sie Ihrer LB externe Dateien (wie PDFs, Bilddateien, Word-Dokumente usw.) hinzufügen.

  1. Wählen Sie die LB, der Sie ein Dokument hinzufügen möchten, im LB-Übersichtsfenster aus. Klicken Sie auf den Button "Status" in. In dem sich öffnenden Dialogfenster klicken Sie auf den Button "Kommentar hinzufügen".

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  1. Sie können im Feld "Dokumente" durch Ziehen und Ablegen Dokumente jeder Art hinzufügen und entfernen. Ein Bild, das Text enthält.

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  1. Klicken Sie auf " Anwenden ", um Ihre hinzugefügten Dokumente zu speichern.

Welche weiteren Optionen sind in der
Verwaltung von Lieferantenbestellungen nützlich?

In der LB-Übersicht und der Übersicht über die LB-Leistungen können Sie in der Liste aller verfügbaren LB und Leistungen nach oben und unten scrollen, die Breite der Spalten nach Belieben verändern, die Breite des Fensters nach Ihren Bedürfnissen einstellen, alles durch Klicken und Ziehen.

Sie bestimmen, welche Informationen angezeigt werden. Sie können alle Spalten verschieben, indem Sie auf den Spaltentitel klicken und ihn bei gedrückter Maustaste verschieben. Wie Sie neue Spalten hinzufügen und andere löschen können, erfahren Sie im folgenden Kapitel "Welchen Zwecke haben die Buttons in der oberen rechten Ecke der Leistungsliste?"

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Wie sende ich eine Lieferantenbestellung an den Lieferanten?

Bevor Sie eine LB an einen Lieferanten senden, sollten Sie diese Punkte überprüfen:

·       Ist der Status auf "autorisiert" gesetzt?

·       Haben Sie das PDF/Druckformat Ihrer LB, das als Anhang an Ihre E-Mail gesendet wird, überprüft? Sie können dies über den Button "Vorschau" tun.

 

Jetzt können Sie Ihre LB an Ihren Lieferanten senden.

1.    Wählen Sie in der LB-Übersicht die LB aus, die Sie versenden möchten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Klicken Sie dann auf den Button "E-Mail versenden”.

 

2.    Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den Versand der E-Mail fortsetzen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ja". Ein Infobanner in der oberen rechten Ecke informiert Sie über den erfolgreichen Versand der E-Mail.

3.    Nun können Sie den Status der LB manuell auf „versandt“ setzen.

Wie kann ich das Layout einer Lieferantenbestellung ansehen & ändern?

Auf der LB-Übersichtsseite im rechten Fenster im Abschnitt "Erweitert" können Sie im Feld "Druckformular" eine der verfügbaren Layoutvorlagen auswählen. Wenn Sie mehr als die verfügbaren Druckformulare benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team. 

Sie können jederzeit Änderungen am Layout innerhalb der Parameter des von Ihnen gewählten Druckformulars vornehmen.

1.    Um zu sehen, wie sich Ihre aktuellen Layout-Optionen auf das PDF auswirken, das an den Lieferanten gesendet wird, klicken Sie bitte auf den Button "Vorschau", entweder auf der LB-Übersichtsseite oder in der LB-Leistungsliste.

 

2.    Es öffnet sich eine zusätzliche Seite in Ihrem Browser, auf der Sie die PDF-Datei sehen können, die aus der ausgewählten LB erstellt wurde. Sie können die PDF-Datei über Ihren Browser speichern.

Wenn Sie mit dem Aussehen der PDF nicht zufrieden sind, gibt es zwei Möglichkeiten, das Layout einer LB festzulegen oder zu ändern:

·      Im rechten Fenster im Abschnitt "Layout" oder

·      über den Button "Layout definieren".

 

Abschnitt „Layout“

1.    Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" im rechten Fenster der Leistungsübersicht.

2.    Gehen Sie zum Abschnitt "Layout". Hier können Sie die Anzahl der Leerzeilen vor oder zwischen den Leistungen festlegen, ggf. Seitenumbrüche einfügen und Optionen wählen, wie Sie die Leistungen und/oder Zusatzinformationen Ihrer LB anzeigen lassen möchten.

Ein Bild, das Tisch enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

 

3.    Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button "Speichern".

 

Button „Layout“ definieren“

1.    Wählen Sie eine Leistung in der Leistungsübersicht und klicken Sie dann auf den Button "Layout definieren".

2.    Es erscheint ein Popup-Fenster mit den gleichen Layout-Optionen für PDFs, wie im vorherigen Kapitel beschrieben. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf "Ok" klicken. Sie haben auch die Möglichkeit, alles auf Ihre Standardeinstellungen zurückzusetzen.

 

Es gibt zwei weitere Möglichkeiten, mit denen Sie das Layout beeinflussen können:

Ein Bild, das Tisch enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

3.    Mit den Buttons "Ebene höher/tiefer setzen" können Sie die Ordnungsnummern (1, 1.1, 1.2, etc.) der LB-Leistungen mit einem Klick eine Ebene höher oder tiefer setzen.

4.    Sie können die Reihenfolge der Leistungen ändern, indem Sie sie per Drag&Drop nach oben oder unten in der Liste verschieben.

 

Welchen Zweck haben die Buttons rechts oben in der Leistungsübersicht?

Ein Bild, das Tisch enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

 

Buttons "Manuelles sortieren/Drucksortierung": Hier können Sie einstellen, wie Sie die Tabelle der Leistungen anzeigen möchten. Wenn Sie manuell sortieren, können Sie auch jede Spalte filtern, indem Sie Buchstaben oder Zahlen in das Eingabefeld eingeben.

 

 Button "Standardoptionen": Wenn Sie hier klicken, öffnet sich ein Listenfeld mit vielen Optionen für Layout, Filter und Export.

 

 

·      Alles auswählen: Wählt alle Leistungen aus

·      Alle Filter löschen: Setzt alle Filter zurück, die zuvor angewendet wurden

·      Spalten hinzufügen/entfernen: Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie alle Spalten ankreuzen können, die Sie in der Übersicht angezeigt haben möchten. Die Namen der Spalten sind alphabetisch geordnet.

·      Alle Spaltenbreiten anpassen: Wenn Sie zuvor die Spaltenbreite manuell durch Ziehen mit gedrückter Maustaste geändert haben, setzt diese Option alle Spalten auf die ursprüngliche Breite zurück.

·      Standardlayout laden: Lädt das für alle MitarbeiterInnen als Standard definierte Layout für die Leistungsübersicht

·      Als Standardlayout für alle Mitarbeiter speichern: Speichert die von Ihnen vorgenommenen Änderungen als Standardlayout

·      Export nach Excel: Exportiert die Leistungstabelle in eine Excel-Datei, die in Ihrem Download-Ordner gespeichert wird.

Filterkriterien werden gespeichert. Wenn die Übersichtsliste zu kurz erscheint oder ein neu erstelltes Objekt nicht in der Liste angezeigt wird, empfiehlt es sich, einen Blick auf die Filterkriterien zu werfen.

Wie kann ich eine Eingangsrechnung mit einer Lieferantenbestellung abgleichen?

Für jede Bestellung, die an einen Lieferanten gesendet und von diesem bearbeitet wurde, erhält die Agentur früher oder später eine Eingangsrechnung. Wie in den meisten Agenturen sind die MitarbeiterInnen, die für die Bestellungen zuständig sind, und diejenigen, die die Rechnungen bearbeiten, nicht identisch. LEADING Job/Periscope ermöglicht es Ihnen, den Status einer Bestellung zu verfolgen und hilft Ihnen später bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen.

1.    Um eine eingehende Eingangsrechnung mit einer LB abzugleichen, gehen Sie zum Modul Eingangsrechnung. Klicken Sie auf den Button "Neu" und wählen Sie die Option "Neue Rechnung aus Bestellnummer".

 

2.    In dem sich öffnenden Dialogfenster geben Sie den entsprechenden Nummernkreis der LB und die Bestellnummer ein, wie sie in der Eingangsrechnung angegeben ist. Der Lieferant sollte darauf hingewiesen werden, die Bestellnummer immer in seine Rechnungen zu übernehmen. Klicken Sie auf "Anwenden".

Ein Bild, das Text enthält.

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3.     Das System prüft, ob eine Bestellung mit dieser Nummer existiert und ob der Status dieser Bestellung auf "gesendet" gesetzt ist. Wenn beide Antworten "Ja" lauten, wird jede Leistung der ursprünglichen LB in die neu erstellte Eingangsrechnung kopiert. Die Leistungen in der Eingangsrechnung werden automatisch mit den LB-Leistungen und ihrem Gegenstück im Job-Modul verknüpft.

4.    Wenn jede Leistung einer LB mit einer Leistung der Eingangsrechnung verknüpft ist, wird der Status der LB automatisch auf „abgeschlossen“ gesetzt.