LEADING Job Manual – Stammdaten

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Inhaltsverzeichnis

Was ist das Stammdaten Modul?

Wie verwalte ich Adressen?

Wie durchsuche/filtere ich die Übersichtsliste?

Wie lege ich eine neue Adresse an?

Abschnitt “Allgemein”

Abschnitt “Karte”

Abschnitt “Kontakt Details”

Wie füge ich eine neue Kontaktperson einer Adresse hinzu?

Abschnitt “Zusatzinformationen”

Abschnitt “Info”

Wie lösche ich eine Adresse?

Wie verwalte ich Kunden?

Exkurs: Wie verwende ich die Hierarchiestruktur von Kunden/Produkten/Kampagnen/Jobs?

Wie lege ich einen Kunden an?

Abschnitt “Allgemein”

Abschnitt “Teams”

Abschnitt “Abrechnung”

Abschnitt “Status”

Wie lösche ich einen Kunden?

Wie verwalte ich Rechnungsempfänger?

Wie erstelle/bearbeite/lösche ich einen Rechnungsempfänger?

Wie verwalte ich Produkte?

Wie erstelle/bearbeite ich ein Produkt?

Abschnitt “Allgemein”

Abschnitt “Druck Formulare”

Abschnitt “Team”

Abschnitt “Verrechnung”

Abschnitt “Honorarsätze/-basen für”

Wie lösche ich ein Produkt?

Exkurs: Wie erstelle ich einen Kunden/Produkt-Dummyeintrag für Job Vorlagen?

Wie verwalte ich Kampagnen?

Wie erstelle/bearbeite ich eine Kampagne?

Wie verwalte ich Lieferanten?

Wie erstelle/bearbeite ich einen Lieferanten?

Abschnitt “Allgemein”

Abschnitt “Zusatzinformation”

Wie lösche ich einen Lieferanten

Wie verwalte ich Mitarbeiter?

Wie erstelle/bearbeite ich einen Mitarbeiter?

Abschnitt “Bild & Unterschrift”

Abschnitt “Authentifizierung”

Abschnitt “Benachrichtigungen”

Abschnitt “Projektmanagement”

Wofür verwende ich den Button “Agentur-Daten“?

Abschnitt “Mitarbeiterdaten”

Abschnitt “Stundenerfassung”

Abschnitt “Dokumentenberechtigungen”

Abschnitt “Leistungskategorien”

Wie verwalte ich die Berechtigungen der Mitarbeiter?

Berechtigungen (Gruppe)

Berechtigungen (Individuell)

Wie verwalte ich Mandanten?

Wie erstelle/ändere ich einen Mandanten?

Abschnitt “Allgemein”

Abschnitt “Zusatzinformation”

Exkurs “Wie lege ich eine Jobnummer an?”

 

 

Was ist das Stammdaten Modul?

Im Modul "Stammdaten" verwalten Sie alle grundlegenden Daten, die Sie benötigen, um mit allen anderen Modulen arbeiten zu können. Sie können Benutzerrechte verwalten und alle Informationen über Ihre Agenturmitarbeiter aktualisieren. Sie können Adressen von Kunden und Lieferanten anlegen und bearbeiten und behalten den Überblick über alle Kampagnen, Produkte und Aufträge, die in Ihrer Agentur laufen. Die verschiedenen Kategorien stehen in Wechselwirkung zueinander, z.B. müssen Sie zuerst einen Adresseintrag erstellen, bevor Sie damit einen neuen Lieferanteneintrag anlegen können. Für das Löschen von Stammdateneinträgen gelten bestimmte Einschränkungen; jede Option wird in diesem Abschnitt erläutert.

Sie können das Stammdatenmodul über das Hauptmenü aufrufen.

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Momentan sind acht Kategorien im Stammdatenmodul von LEADING Job/Periscope verfügbar:

·      Addresse

·      Mandant

·      Kunde

·      Produkt

·      Kampagne

·      Rechnungsempfänger

·      Lieferant

·      Mitarbeiter

Die Zahl im roten Kreis zeigt die Anzahl der verfügbaren Einträge in dieser Kategorie. Doppelklicken Sie auf eine Kategorie, um sie zu öffnen. Sie können die Übersichtsisten der Kategorien durchsuchen, indem Sie einen Suchbegriff in das vorgesehene Suchfeld eingeben.

Wie verwalte ich Adressen?

In der Kategorie "Adresse" verwalten Sie alle Adressen von Kunden, Lieferanten, Rechnungsempfängern, juristischen Personen und natürlichen Personen, die in Ihrer Agentur vorkommen. Sie können neue Einträge erstellen, bestehende Einträge bearbeiten oder löschen. Sie benötigen zunächst einen Adresseintrag, bevor Sie einen Eintrag in Kunden, Lieferanten, BenutzerIn oder Rechnungsempfänger erstellen können.

Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren Adressen. Wenn Sie auf eine Adresse klicken, werden die jeweiligen Daten des Eintrags auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.

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Wie durchsuche/filtere ich die Übersichtsliste?

Sie können die Liste über die Kopfzeile jeder Spalte sortieren, filtern und durchsuchen.

 

1.    Die angezeigten Spalten sind standardmäßig eingestellt. Sie können Spalten hinzufügen oder entfernen, indem Sie auf den Button "Standardoptionen" und dann auf "Spalten hinzufügen/entfernen" klicken.

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2.    Aktivieren/Deaktivieren Sie die Checkboxen, um Spalten zu Ihrer Liste hinzuzufügen/zu entfernen.

3.    Geben Sie einen Suchbegriff oder eine Zeichenfolge in das Suchfeld in der Spaltenüberschrift ein.

4.    Sortieren Sie alphabetisch, indem Sie auf den Pfeil nach oben oder unten in der rechten Ecke der Spaltenüberschrift klicken.

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Wie lege ich eine neue Adresse an?

Für die Erstellung eines neuen und die Bearbeitung eines bestehenden Eintrags in der Adresskategorie sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:

·      Das Land muss in der Länderliste Ihrer Agentur vorhanden sein.

·      Die Währung muss in der Währungsliste Ihrer Agentur vorhanden sein.

·      Sie benötigen die Berechtigung, mit Adressen zu arbeiten.  Wenn Sie diese nicht haben, wenden Sie sich an den LEADING Job/Periscope Systemadministrator in Ihrer Agentur.

Wenn Sie anfangen, mit LEADING Job/Periscope zu arbeiten, müssen Sie nicht alle Adressen auf einmal in die Stammdaten eingeben. Sie können eine neue Adresse auch hinzufügen, während Sie in einem der anderen Module arbeiten.

Sie möchten z.B. einen Kostenvoranschlag an einen potentiellen Kunden senden. Sie erstellen ein entsprechendes Angebot im Modul Kostenvoranschlag. Da es sich um den ersten Kundenkontakt handelt, fügen Sie einen neuen Kundeneintrag und einen neuen Adresseintrag in einem Zug hinzu, während Sie den Kostenvoranschlag erstellen.

Die Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Adresseintrags auf der Ebene der Stammdaten oder in einem anderen Modul folgt den gleichen Prinzipien.

Felder mit einer roten Markierung auf der linken Seite sind Pflichtfelder.

1.    Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Neu" auf der rechten Seite des Fensters. Um einen Eintrag zu ändern, wählen Sie einen bestehenden Eintrag aus der Liste aus und klicken Sie dann auf "Bearbeiten" auf der rechten Seite.

 

2.    Die Informationen eines Adresseintrags werden in sechs Abschnitten dargestellt:

·      Allgemein

·      Karte

·      Kontakt Details

·      Ansprechpartner

·      Zusatzinformation

·      Info

Abschnitt “Allgemein”

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3.    Geben Sie die Beschreibung der Adresse in das Feld "Name" ein. In den beiden zusätzlichen Zeilen können Sie ergänzende Informationen zur Adresse eingeben, die im PDF/Drucklayout angezeigt werden.

4.    Der Matchcode wird automatisch aus dem Inhalt des Feldes "Name" generiert. Matchcodes werden zur Auflistung von Datensätzen verwendet und müssen daher eindeutig und voneinander unterscheidbar sein. Sollte ein Matchcode erstellt oder eingegeben werden, der bereits existiert, erhalten Sie eine entsprechende Warnung und können den Matchcode manuell ändern (Pflichtfeld und maximal 30 Zeichen).

5.    Geben Sie Straße, Ort, Postleitzahl in die entsprechenden Eingabefelder ein.

6.    Wählen Sie das Land und die Region aus der Dropdown-Liste, die sich öffnet, wenn Sie auf den Pfeil nach unten rechts neben dem Eingabefeld klicken.

 

7.    Wählen Sie die entsprechende Währung und Sprache aus den Dropdown-Listenfeldern aus. Diese Daten sind unter anderem wichtig, wenn Sie mit Rechnungen arbeiten. Die Währung des Rechnungsbetrags und die Sprache der Rechnung werden dadurch festgelegt.

Wenn Sie diese Adresse einem Kunden oder Lieferanten zuweisen, ordnen Sie ihnen automatisch auch die entsprechende Währung und Sprache zu..

8.    Geben Sie die UID-Nummer ein, falls verfügbar.

Abschnitt “Karte”

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9.    In diesem Abschnitt erhalten Sie eine auf Google Maps basierende Straßenkarte, die den genauen Standort der oben eingegebenen Adresse anzeigt.

Abschnitt “Kontakt Details”

10. Wenn Sie zusätzliche Kontaktinformationen wie Telefon- und Handynummer, Büro-E-Mail, Website, URL der Facebook-Seite und Twitter-Handle erfassen möchten, können Sie dies in diesem Abschnitt tun.

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Wie füge ich eine neue Kontaktperson einer Adresse hinzu?

Sie können Ihre Kontakte im Abschnitt "Ansprechpartner" hinzufügen, wenn Sie einen Adresseintrag erstellen oder bearbeiten. Sie können zu jeder Adresse eine beliebige Anzahl von Kontaktpersonen eingeben. Aus den hier eingegebenen Einträgen können Sie später wählen, wenn Sie einen Ansprechpartner zu einem Kunden oder Lieferanten hinzufügen.

Wenn Sie einen bestehenden Eintrag bearbeiten möchten, klicken Sie auf das " Stift"-Symbol, zum Löschen klicken Sie auf das " Minus"-Symbol auf der rechten Seite.

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11. Um einen neuen Ansprechpartner hinzuzufügen, klicken Sie auf das "Plus"-Symbol. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie die Kontaktdetails eingeben können.

12. Wählen Sie das Geschlecht (weiblich/männlich) und die Sprache des neuen Ansprechpartners. Die Sprache, die Sie hier wählen, wirkt sich auf die Sprache der E-Mail-Vorlage aus, wenn Sie eine Lieferantenbestellung, einen Kostenvoranschlag oder eine Ausgangsrechnung für einen Kunden versenden.

13. Geben Sie den Nachnamen, den Vornamen und den Rest der persönlichen Ansprechpartnerinformationen ein. Wenn Sie sich nicht im Bearbeitungsmodus befinden, werden für jeden Ansprechpartner der Name, die Telefonnummer, die E-Mail Adresse und die Abteilung angezeigt. Klicken Sie auf "Ok", um den neuen Ansprechpartner zu speichern oder auf "Abbrechen", um ihn zu verwerfen.

Abschnitt “Zusatzinformationen”

Sie können mit Hilfe von Zusatzinformationen eigene Eingabefelder erstellen, wie Sie es von den anderen Modulen gewohnt sind. Lesen Sie im Kapitel "Job" mehr darüber, wie Sie die vielen Möglichkeiten nutzen können, die Ihnen Zusatzinformationen bieten.

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14. Es sind bereits einige Felder mit Zusatzinformationen zu den erforderlichen Bankdaten für Sie angelegt. Geben Sie die Identifikationsnummer, den Banknamen und die Bankadresse sowie die Nummer des Bankkontos und den BIC-Code ein.

15. Scrollen Sie nach oben und klicken Sie auf den Button "Speichern" im rechten oberen Teil des Fensters, um den neu erstellten oder geänderten Adresseintrag zu speichern.

Abschnitt “Info”

16. Hier finden Sie Informationen darüber, wer den Adresseintrag erstellt und/oder geändert hat und wann.

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Wie lösche ich eine Adresse?

Sie können einen Eintrag nur löschen, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

·      Sie benötigen dazu die entsprechende Berechtigung.

·      Es gibt keine Lieferanten, Kunden oder Rechnungsempfänger, die die Adresse verwenden.

Wählen Sie in der Übersichtsliste aller Adressen diejenige aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie dann auf den Button "Löschen" in der oberen rechten Ecke. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit "Ja". Klicken Sie auf "Nein", wenn Sie den Eintrag behalten möchten.

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Wie verwalte ich Kunden?

In der Kategorie "Kunde" verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Kunden. Sie benötigen einen Kundeneintrag, um eine Kampagne oder Produkte zu erstellen und anschließend mit Jobs zu arbeiten. Lesen Sie mehr über die Zusammenhänge zwischen den Hierarchieebenen im Exkurs "Wie arbeite ich mit der Hierarchie Kunden/Produkte/Kampagnen/Aufträge?"

Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren Kunden. Wenn Sie auf einen klicken, werden die entsprechenden Daten des Eintrags auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.

Der Button "Gehe zu" führt Sie zu den Produkten, die mit diesem Kunden verbunden sind. Verwenden Sie die Buttons oben rechts, um einen neuen Eintrag zu erstellen, einen bestehenden zu ändern oder zu löschen.

Sie können die Übersichtsliste sortieren, filtern und durchsuchen, genau wie Sie es mit Adressen tun.

Exkurs: Wie verwende ich die Hierarchiestruktur von Kunden/Produkten/Kampagnen/Jobs?

LEADING Job/Periscope bietet eine grundlegende hierarchische Struktur für Ihre Projekte, die die Agenturarbeit erleichtert. Ein Kundeneintrag ist die unterste Hierarchieebene, ein Produkteintrag die zweite Ebene, eine Kampagne die dritte und ein Job die letzte Ebene. Diese vier Hierarchieebenen helfen Ihnen, alle Phasen eines Projekts zu verwalten, sowohl aus buchhalterischer als auch aus kreativer Sicht.

Jede Hierarchieebene kann Teil der eindeutigen Job-Nummer sein, die bei der Erstellung eines Jobs automatisch zugewiesen wird. Auf diese Weise wissen Sie immer auf den ersten Blick, zu welchem Kunden, Produkt und welcher Kampagne ein Job gehört. Die verschiedenen Hierarchieebenen machen auch den Such- und Filterprozess bei der Analyse der Leistung Ihrer Agentur sehr viel übersichtlicher.

Wie lässt sich die Hierarchie anhand eines Beispiels erläutern? Nehmen wir an, Sie haben einen großen Kunden aus der Automobilbranche. Ihre Agentur ist für die gesamte Marketingkommunikation im deutschsprachigen Teil Europas verantwortlich. Sie erstellen Produkteinträge für jedes Automodell, das beworben werden soll. Sie erstellen eine Kampagne für jede Marketingaktivität für ein Automodell, z.B. Printanzeigen in Zeitungen für Frühjahr/Sommer 2022. Jede Printanzeige kann dann als ein einzelner Job organisiert werden.

Wenn Sie nicht alle Ebenen benötigen, weil die Hierarchie Ihrer Kunden nicht so komplex ist, ist das kein Problem. Erstellen Sie einen generischen Dummy-Eintrag auf der Produkt- und Kampagnenebene, den Sie bei jedem neuen Job verwenden können.

Es gibt einige Standardeinstellungen, die von einer Ebene auf die nächste übertragen werden: Sprache, Währung, alternative Rechnungsempfänger, die Werte, nach denen die Ausgangsrechnungen ausgestellt werden, die zuständigen Teams in Ihrer Agentur und die Ansprechpartner bei Ihren Kunden können vom Kunden auf das Produkt, vom Produkt auf die Kampagne und von der Kampagne auf den Job vererbt werden. Sie können diese Einstellungen aber auf jeder Ebene ändern.

 

Wie lege ich einen Kunden an?

Sie können einen neuen Kunden nur in den Stammdaten anlegen. Um einen neuen Kunden anzulegen, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:

·      Sie brauchen eine Adresse.

·      Sie brauchen Teams.

·      Sie brauchen die entsprechende Berechtigung.

·      Sie brauchen den Debitorencode des Kunden, wie er in der Finanzbuchhaltung verwendet wird (nice to have, keine Voraussetzung).

Felder mit einer roten Markierung auf der linken Seite sind Pflichtfelder.

1.    Klicken Sie im Übersichtsfenster der Kunden auf "Neu", um einen neuen Eintrag zu erstellen. Wählen Sie zunächst einen Kunden aus und klicken Sie auf "Bearbeiten", um einen bestehenden Eintrag zu ändern.

2.    Es gibt fünf Abschnitte, in denen Sie die Informationen des Kunden eingeben/bearbeiten können:

·       Allgemein

·       Teams

·       Abrechnung

·       Status

·       Info

Abschnitt “Allgemein”

3.     Klicken Sie auf das " Lupe "-Symbol neben dem Feld "Adresse", um eine Adresse auszuwählen. Sie können an dieser Stelle auch eine neue Adresse erstellen. Der Name des Adresseintrags wird als Matchcode für den Kunden übernommen.

Bei Kunden (im Gegensatz zu Adressen) wird die "Einzigartigkeit" der Matchcodes vom System nicht garantiert, und Sie erhalten keine Warnung, wenn zwei oder mehr Matchcodes identisch sind. Achten Sie daher besonders darauf, dass keine zwei Kunden auf der gleichen Adresse basieren.  Sie können den Matchcode manuell ändern, um ihn Ihren Anforderungen anzupassen, z.B. kürzer oder anders als die Beschreibung.

4.    Die Adresse wird auf einer Landkarte unter dem Eingabefeld angezeigt. Sie können die Karte bei Bedarf ausblenden.

5.    Bitte fragen Sie Ihren LEADING Job/Periscope Systemadministrator nach den korrekten Daten, die in die Felder "Nummer" und "Präfix" eingegeben werden müssen. Diese Informationen sind wichtig für die korrekte Zusammenstellung der Job-Nummer.

Das System schlägt den Inhalt des Feldes "Nummer" in der chronologischen Reihenfolge vor, in der die Einträge des Kunden erstellt wurden. Diese vorgeschlagene Nummer kann jedoch bei der Erstanlage eines Kunden manuell geändert werden. Wenn die Nummer bereits verwendet wird, informiert Sie das System darüber.

Sobald Sie den Eintrag des Kunden gespeichert haben, können Sie KEINE andere Adresse auswählen oder die Nummer oder das Präfix ändern.

6.    Bitte fragen Sie Ihren Systemadministrator, welche Daten Sie in das Feld "Fibu Code" eingeben müssen. Diese Angaben sind für die Finanzbuchhaltung unbedingt erforderlich.

7.    Im Feld "Geschäftsjahr" erscheint standardmäßig der erste Tag des ersten Monats des laufenden Jahres. Sie können den Wert manuell ändern.

8.    Im Feld „Rechnungsempfänger Ausgangsrechnungen" können Sie eine alternative Adresse aus der Kategorie "Rechnungsempfänger" auswählen, um eine andere Adresse für den Druck von Ausgangsrechnungen zu hinterlegen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil nach unten Button rechts neben dem Eingabefeld.

Bitte wählen Sie in diesem Feld nur dann einen alternativen Rechnungsempfänger aus, wenn Sie die Ausgangsrechnung NICHT an die Adresse des Kunden, sondern an einen anderen Empfänger (z.B. eine Niederlassung oder den Hauptsitz des Unternehmens des Kunden) senden möchten.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Wie verwalte ich Rechnungsempfänger?".

9.    Klicken Sie auf den Pfeil nach unten auf der rechten Seite, um einen Ansprechpartner für Ausgangsrechnungen aus den bei der Adresse verfügbaren Kontakten auszuwählen. Wenn es noch keinen Ansprechpartner gibt, legen Sie einen auf der Adressebene an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Wie füge ich einen neuen Ansprechpartner zu einer Adresse hinzu?

10.  Im Feld „Rechnungsempfänger Kostenvoranschläge" können Sie eine alternative Adresse aus der Kategorie "Rechnungsempfänger" auswählen, um eine andere Adresse für den Versand von Kostenvoranschlägen zu hinterlegen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil nach unten Button rechts neben dem Eingabefeld.

Bitte wählen Sie in diesem Feld nur dann einen alternativen Empfänger aus, wenn Sie die Kostenvoranschläge NICHT an die Adresse des Kunden, sondern an einen anderen Empfänger (z.B. eine Niederlassung oder den Hauptsitz des Unternehmens des Kunden) senden möchten.

11.  Klicken Sie auf den Pfeil nach unten auf der rechten Seite, um einen Ansprechpartner für Kostenvoranschläge aus den bei der Adresse verfügbaren Kontakten auszuwählen. Wenn es noch keinen Ansprechpartner gibt, legen Sie einen auf der Adressebene an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Wie füge ich einen neuen Ansprechpartner zu einer Adresse hinzu?

Abschnitt “Teams”

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12.  Hier können Sie festlegen, welche Agenturteams diesem Kunden zugewiesen sind. Sie können ein Beratungsteam und ein Kreativteam aus der Dropdown-Liste auswählen. Die verfügbaren Teams und die MitarbeiterInnen, die ihnen angehören, können Sie in den Stammdaten, Kategorie „Mitarbeiter", verwalten.

Abschnitt “Abrechnung”

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13.  Wählen Sie eine der drei Optionen für die Zahlungsmodalitäten im Feld "Zahlungskonditionen" aus.

14.  Im Feld "Verrechnen nach" legen Sie fest, auf welcher Grundlage eine spätere Ausgangsrechnung für den Kunden erstellt wird: auf der Grundlage der im Job verwendeten Werte oder des Kostenvoranschlags. Oder Sie verrechnen nach den Werten, die Sie in Ihren Systemeinstellungen definiert haben: Administration -> System-> Systemeinstellungen -> General -> Default for charge type for purchased positions positions.

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15.  Im Feld " Verrechnen nach bei Einkauf" können Sie auswählen, auf welcher Basis die Leistungen in einer Eingangsrechnung dem Kunden in Rechnung gestellt werden: Job, Kostenvoranschlag oder Eingangsrechnung.

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16.  Wählen Sie das in Ihrer Agentur/Ihrem Land verwendete elektronische Rechnungssystem.

Abschnitt “Status”

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17.  Wenn Sie die Checkbox “Overhead-Kunde” aktivieren, sind alle für diesen Kunden eingegebenen Positionen nicht verrechenbar.

18.  Intercompany-Kunden können von allen juristischen Personen verwendet werden, die in Ihre Agentur mit LEADING Job/Periscope arbeiten.

19.  Im Feld "Status" legen Sie fest, ob der Eintrag des Kunden aktiv, gesperrt (wird als Option angezeigt, kann aber nicht verwendet werden) oder inaktiv (nur in den Stammdaten sichtbar) ist. In das Textfeld können Sie den Grund für die Sperrung eingeben.

20.  Der Abschnitt "Info" funktioniert genauso wie bei den Adressen und zeigt an, wer den Eintrag erstellt/bearbeitet hat und wann.

Wie lösche ich einen Kunden?

Sie können einen Kunden nur löschen, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

·      Sie benötigen dazu das entsprechende Nutzerrecht.

·      Es sind dem Kunden noch keine Produkte zugewiesen.

Wählen Sie den Kunden, den Sie löschen möchten, in der Übersichtsliste aller Kunden aus. Klicken Sie dann auf den Button "Löschen" in der oberen rechten Ecke. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit "Ja". Klicken Sie auf "Nein", wenn Sie den Eintrag behalten möchten.

Wie verwalte ich Rechnungsempfänger?

In der Kategorie "Rechnungsempfänger" können Sie zusätzliche Adressen und Ansprechpartner für Ihre Kunden anlegen und verwalten.

Wenn Sie einen Kostenvoranschlag oder eine Ausgangsrechnung (Entwurf) erstellen, die an einen anderen als den in den Kundendaten im Job angegebenen Empfänger gehen soll, müssen Sie einen Rechnungsempfänger anlegen, den Sie als alternative Adresse verwenden können.

Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren Rechnungsempfängern. Wenn Sie auf einen klicken, werden die entsprechenden Daten des Eintrags auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.

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Verwenden Sie die Buttons oben rechts, um einen neuen Eintrag zu erstellen und einen bestehenden zu ändern oder zu löschen.

Sie können die Übersichtsliste sortieren, filtern und durchsuchen, genau wie bei den Adressen.

Wie erstelle/bearbeite/lösche ich einen Rechnungsempfänger?

Für das Anlegen eines Rechnungsempfängers gibt es einige Voraussetzungen:

·      Es muss ein Adresseintrag vorhanden sein.

·      Sie benötigen die Berechtigung, einen Rechnungsempfänger anzulegen. Wenden Sie sich an den LEADING Job/Periscope Systemadministrator Ihrer Agentur, wenn Sie diese nicht haben.

Felder mit einer roten Markierung auf der linken Seite sind Pflichtfelder.

0.    Wählen Sie im linken Fenster den Lieferanten, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten" oder "Neu", um einen neuen Eintrag zu erstellen.

1.    Die Informationen werden in vier Abschnitten dargestellt:

·      Allgemein

·      Abrechnung

·      Status

·      Info

2.    Im Abschnitt "Allgemein" wählen Sie bitte die Adresse aus, die Sie als Rechnungsempfänger einrichten möchten, indem Sie auf das Lupensymbol klicken und den richtigen Adresseintrag aus der Liste auswählen. Sie können die Karte entweder ein- oder ausblenden. Das System schlägt die Nummer in chronologischer Reihenfolge der erstellten Rechnungsempfänger vor, kann aber bei der Erstellung manuell geändert werden. Wenn die Nummer bereits in Gebrauch ist, gibt das System eine Warnmeldung aus. Bitte fragen Sie Ihren Systemadministrator, welche Daten Sie in das Feld "Fibu Code" eingeben müssen. Diese Informationen sind für die Finanzbuchhaltung wichtig.

Nachdem der Eintrag gespeichert wurde, kann die Nummer NICHT mehr geändert werden.

3.    Im Abschnitt " Abrechnung " können Sie wählen, welches elektronische Rechnungssystem in Ihrer Agentur/Ihrem Land verwendet wird.

4.    Im Abschnitt "Status" legen Sie fest, ob der Eintrag des Rechnungsempfängers aktiv, gesperrt (wird als Option angezeigt, kann aber nicht verwendet werden) oder inaktiv (nur in den Stammdaten sichtbar) ist. In das Textfeld können Sie den Grund für die Sperrung eingeben.

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5.    Im Abschnitt „Info“ finden Sie wie gehabt Informationen darüber, wer den Eintrag angelegt oder geändert hat, und wann.

6.    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern" oder "Abbrechen", um den Vorgang zu beenden, ohne Ihre Eingaben zu speichern.

7.    Wenn Sie einen Eintrag löschen möchten, klicken Sie auf "Löschen". Sie können einen Rechnungsempfänger nur löschen, wenn er noch nicht in einem Kostenvoranschlag oder einer Rechnung verwendet wurde.

Wie verwalte ich Produkte?

In der Kategorie "Produkte" verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Produkten. Sie benötigen ein Produkt, um eine Kampagne zu erstellen und anschließend mit Jobs zu arbeiten. Die meisten Agenturen verwenden die Produkte ihrer Kunden als Basis für LEADING Job/Periscope Produkte.

Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren Produkten. Wenn Sie auf eines klicken, werden die relevanten Daten des Eintrags auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.

Der Button "Gehe zu" führt Sie zu den Kampagnen, die mit diesem Produkt verbunden sind. Verwenden Sie die Buttons oben rechts, um einen neuen Eintrag zu erstellen und einen bestehenden zu ändern oder zu löschen.

Sie können die Übersichtsliste sortieren, filtern und durchsuchen, genau wie bei den Adressen.

Wie erstelle/bearbeite ich ein Produkt?

1.    Wählen Sie das vorhandene Produkt, das Sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten" oder "Neu", um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.    Es gibt sechs Abschnitte, in denen Sie die Informationen zum Produkt eingeben/bearbeiten können:

·      Allgemein

·      Druckformulare

·      Team

·      Verrechnung

·      Honorarsätze/-basen für

·      Info

Abschnitt “Allgemein”

3.    Bitte geben Sie eine Produktbezeichnung in das Eingabefeld "Beschreibung" ein.

4.    Bitte fragen Sie Ihren Systemadministrator, was Sie in die Felder "Nummer" und "Präfix" eingeben sollen.  Diese Informationen sind für die korrekte Zusammenstellung der Auftragsnummer relevant. Das System schlägt die Nummer in chronologischer Reihenfolge vor, in der die Produkte erstellt wurden. Diese Nummer kann manuell geändert werden. Wenn die Nummer bereits in Gebrauch ist, informiert Sie das System.

Nachdem ein Produkt gespeichert wurde, kann die Nummer NICHT mehr geändert werden. Das Präfix kann nur geändert werden, wenn kein Job damit verknüpft ist..

5.    Der Matchcode wird auf der Grundlage der Beschreibung generiert. Das System verbietet nicht, dass Produkte und Kunden identische Matchcodes haben (im Gegensatz zu Adressen). Bitte achten Sie besonders darauf, dass keine zwei Produkte mit demselben Matchcode erstellt werden! Sie können den Matchcode manuell ändern, um ihn Ihren Anforderungen anzupassen, z.B. kürzer oder anders als die Beschreibung.

6.    Wie bei Kunden können Sie einen alternative Rechnungsempfänger für Ausgangsrechnungen auswählen, an den die Rechnungen für dieses Produkt gesendet werden soll. Bitte wählen Sie nur dann einen Rechnungsempfänger, wenn die Ausgangsrechnung NICHT an den Kunden, sondern an einen anderen Empfänger gehen soll (z.B. an eine Niederlassung oder den Hauptsitz des Kunden).

7.    Wählen Sie einen Ansprechpartner beim Kunden, bzw. dem Empfänger für Ausgangsrechnungen aus der Dropdown-Liste.

8.    Ebenfalls wie bei Kunden können Sie einen alternativen Rechnungsempfänger für Kostenvoranschläge auswählen, an den die Kostenvoranschläge für dieses Produkt gesendet werden sollen. Bitte wählen Sie nur dann einen alternativen Empfänger, wenn die Kostenvoranschläge NICHT an den Kunden, sondern an einen anderen Empfänger gehen soll (z.B. an eine Niederlassung oder den Hauptsitz des Kunden).

9.    Wählen Sie einen Ansprechpartner beim Kunden, bzw. dem Empfänger von Kostenvoranschlägen aus der Dropdown-Liste.

10. Die hier eingegebene Kostenträgernummer bestimmt, an welchen Kostenträger die Produktdaten im Buchhaltungs- und/oder Kalkulationssystem exportiert werden. Für die richtige Kostenträgerstruktur wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

11. Der Status eines Produkts kann entweder aktiv oder inaktiv sein.

12. Wenn Sie verrechenbare Leistungen im Zusammenhang mit diesem Produkt wünschen, müssen Sie die Checkbox Delcredere aktivieren.

Abschnitt “Druck Formulare”

13. Wenn Ihre Agentur über mehr als ein Layout für Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen, Lieferantenaufträge und Anfragen verfügt, können Sie das Formular, das Sie für dieses Produkt verwenden möchten, aus der Dropdown-Liste auswählen, indem Sie auf den Pfeil nach oben Button rechts neben dem Eingabefeld klicken. Wenn Ihre Agentur nur ein Layout hat, werden die Felder deaktiviert.

Abschnitt “Team”

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14. Hier können Sie festlegen, welche Agenturteams diesem Produkt zugewiesen sind. Sie können ein Beratungsteam und ein Kreativteam aus der Dropdown-Liste auswählen oder die Teams verwenden, die auf der Ebene des Kunden definiert sind. Sie können die verfügbaren Teams und die MitarbeiterInnen, die ihnen angehören, in den Stammdaten, Kategorie " Mitarbeiter ", verwalten.

Alle Änderungen, die Sie hier vornehmen, haben Vorrang vor den Teameinstellungen auf der Ebene des Kunden und werden an die Ebene des Jobs weitergegeben.

Abschnitt “Verrechnung”

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15. In den Feldern " Verrechnen nach" und "Verrechnen nach für Einkauf" können Sie festlegen, nach welchen Werten eine Rechnung verrechnet werden soll: Nach Job, nach Kostenvoranschlag, nach Ausgangsrechnung, oder Sie übernehmen die Einstellungen von der Ebene des Kunden.

Alle Änderungen, die Sie hier vornehmen, setzen die Einstellungen für "Verrechnen nach " auf der Ebene des Kunden außer Kraft und werden an die Ebene des Jobs weitergegeben.

Abschnitt “Honorarsätze/-basen für”

In diesem Abschnitt geben Sie die Provisionssätze der Agentur ein, die für die Verrechnung von Fremdleistungen, Medialeistungen und Leistungen an Ihre Kunden verwendet werden. Je nach Kategorie haben Sie verschiedene Optionen:

16. Fremdleistungen: Gesamt VK, Brutto, Netto, Netto VK, Absolut

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17. Medialeistungen: Brutto, Netto, Netto/Netto excl. AA, Netto/Netto incl. AA, Absolut

18. Bei Eigenleistungen können Sie entweder einen absoluten Wert oder einen Prozentsatz eingeben.

19. Der Abschnitt "Info" funktioniert genauso wie bei Adressen und zeigt an, wer den Eintrag erstellt/bearbeitet hat und wann.

Wie lösche ich ein Produkt?

Sie können ein Produkt nur dann löschen, wenn Sie das entsprechende Nutzerrecht haben und dem Produkt keine Kampagnen und Jobs zugeordnet sind.

In der Übersichtsliste aller Kunden wählen Sie den Kunden aus, den Sie löschen möchten. Klicken Sie dann auf den Button "Löschen" in der oberen rechten Ecke. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit "Ja". Klicken Sie auf "Nein", wenn Sie den Eintrag behalten möchten.

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Exkurs: Wie erstelle ich einen Kunden/Produkt-Dummyeintrag für Job Vorlagen?

Um Vorlagen für Jobs zu erstellen, müssen Sie einen fiktiven Kunden und ein fiktives Produkt anlegen.  Sie weisen dem Dummy-Kundeneintrag die Nummer 999999999 zu und lassen das Präfix leer. Sie benötigen eine Beschreibung und den automatisch generierten Matchcode für das Dummy-Produkt. Stellen Sie sicher, dass Delcredere ausgewählt ist.

 

Wie verwalte ich Kampagnen?

Eine Kampagne ist die mittlere Hierarchieebene bei der Arbeit mit LEADING Job/Periscope und bündelt Jobs, die thematisch zusammengehören. Sie benötigen zunächst einen Kampagneneintrag, bevor Sie einen Job erstellen können.

Ein Kunde bestellt z.B. ein Sommerfest für eine Produktpräsentation. Das Sommerfest ist die Kampagne; die Einladung ist ein Job, die Werbung für den Termin ist ein Job, die Veranstaltung selbst ist ein Job, und so weiter.

Die Übersichtsseite der Kampagnen ist in drei Elemente unterteilt, die die hierarchische Ordnung wiedergeben. Auf der linken Seite befindet sich die Liste der Kunden, in der Mitte die Liste der Produkte, und auf der rechten Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren Kampagnen.

Wenn Sie auf einen Kampagneneintrag doppelklicken, werden die relevanten Daten der Kampagne in einem neuen Dialogfenster angezeigt. Verwenden Sie die Buttons oben rechts, um einen neuen Eintrag zu erstellen und einen bestehenden zu ändern oder zu löschen.

Sie können die Übersichtsliste sortieren, filtern und durchsuchen, genau wie bei den Adressen.

Wie erstelle/bearbeite ich eine Kampagne?

Es gibt ein paar Voraussetzungen für die Erstellung einer Kampagne:

·      Es muss ein Kunde und ein Produkteintrag vorhanden sein.

·      Sie benötigen die Berechtigung, um eine Kampagne zu erstellen. Wenn Sie diese nicht haben, wenden Sie sich an den LEADING Job/Periscope-Systemadministrator Ihrer Agentur.

Sie können eine neue Kampagne entweder hier im Stammdatenmodul oder direkt in einem der anderen Module hinzufügen, wenn Sie einen neuen Job, einen Kostenvoranschlag, eine Eingangsrechnung oder eine Ausgangsrechnung erstellen. Die Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Kampagneneintrags auf Stammdatenebene und die beim Start in einem anderen Modul ist die gleiche.

Felder mit einer roten Markierung auf der linken Seite sind Pflichtfelder.

1.    Wählen Sie den Kunden im linken Feld und das Produkt im mittleren Feld. Wählen Sie die Kampagne, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten" oder "Neu", um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.    Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie die relevanten Informationen der Kampagne in zwei Abschnitten eingeben/ändern können:

·      Allgemein

·      Verantwortliche

3.    Füllen Sie das Feld „Beschreibung" aus (max. 60 Zeichen).

4.    Das System füllt die Nummer in chronologischer Reihenfolge aus, in der die Kampagne erstellt wurde. Diese Nummer kann nicht manuell geändert werden.

5.    Der Matchcode wird auf der Grundlage der Beschreibung generiert. Das System verbietet nicht, dass Kampagnen, Kunden und Produkte identische Matchcodes haben (im Gegensatz zu Adressen). Bitte achten Sie besonders darauf, dass keine zwei Kampagnen mit demselben Matchcode erstellt werden!

Sie können den Matchcode manuell ändern, um ihn Ihren Anforderungen anzupassen, z.B. kürzer oder anders als die Beschreibung.

6.    Wie bei Kunden & Produkte können Sie einen Rechnungsempfänger für Ausgangsrechnungen auswählen, an den eine Rechnung gesendet werden soll. Bitte wählen Sie nur dann eine alternative Rechnungsadresse, wenn die Ausgangsrechnung NICHT an den Kunden, sondern an einen anderen Empfänger gehen soll.

7.    Wählen Sie einen Ansprechpartner des Kunden, bzw. des Empfängers für Ausgangsrechnungen aus der Dropdown-Liste.

8.    Ebenfalls wie bei Kunden & Produkte können Sie einen Rechnungsempfänger für Kostenvoranschläge auswählen, an den die Kostenvoranschläge dieser Kampagne gesendet werden sollen. Bitte wählen Sie nur dann einen alternativen Empfänger, wenn die Kostenvoranschläge NICHT an den Kunden, sondern an einen anderen Empfänger gehen sollen.

9.    Wählen Sie einen Ansprechpartner des Kunden, bzw. des Empfängers für Kostenvoranschläge aus der Dropdown-Liste.

10. In den Feldern "Abrechnung nach" und "Abrechnung nach bei Einkauf" können Sie festlegen, welche Werte einer Rechnung zugrunde gelegt werden sollen: Sie verrechnen nach Job, nach Kostenvoranschlag, nach Ausgangsrechnung, oder Sie übernehmen die Einstellungen von der Ebene des Kunden.

11. Im Abschnitt " Verantwortliche" wählen Sie den Projektmanager und den Stundenmanager für diese Kampagne aus einer Dropdown-Liste aller verfügbaren MitarbeiterInnen aus.

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12. Sie können ein Beratungsteam und ein Kreativteam aus der Dropdown-Liste auswählen, oder Sie können die auf Produktebene definierten Teams übernehmen. Sie können die verfügbaren Teams und die MitarbeiterInnen, die zu ihnen gehören, in den Stammdaten, Kategorie " Mitarbeiter", verwalten.

13. Klicken Sie auf "Ok", um die Änderungen zu speichern oder auf "Abbrechen", um sie zu verwerfen.

Alle Änderungen, die Sie hier in Bezug auf Rechnungsempfänger, Ansprechpartner, "Verrechnen nach" und Verantwortliche vornehmen, überschreiben die Einstellungen auf Produktebene oder höher.

 

Wie verwalte ich Lieferanten?

In der Kategorie "Lieferanten" verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Lieferanten und freiberuflichen MitarbeiterInnen. Sie benötigen einen Lieferanten, um eine Lieferantenbestellung, eine Eingangsrechnung oder eine Fremdleistung in einem beliebigen LEADING Job/Periscope-Modul zu erstellen.

Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren Lieferanten. Wenn Sie auf einen klicken, werden die relevanten Daten des Eintrags auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.

Verwenden Sie die Buttons oben rechts, um einen neuen Eintrag zu erstellen und einen bestehenden zu ändern oder zu löschen.

Sie können die Übersichtsliste sortieren, filtern und durchsuchen, genau wie bei den Adressen.

Wie erstelle/bearbeite ich einen Lieferanten?

Es gibt ein paar Voraussetzungen für die Erstellung eines Lieferanten:

·      Es muss ein Adresseintrag vorhanden sein.

·      Sie benötigen die Berechtigung, um einen Anbieter zu erstellen. Wenn Sie diese nicht haben, wenden Sie sich an den LEADING Job/Periscope Systemadministrator Ihrer Agentur.

Sie können einen neuen Lieferanten entweder hier im Stammdatenmodul oder direkt in einem der anderen Module hinzufügen, wenn Sie einen neuen Job, einen Kostenvoranschlag, eine Eingangsrechnung oder eine Ausgangsrechnung erstellen. Die Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Lieferanteneintrags auf Stammdatenebene und die beim Start in einem anderen Modul ist die gleiche.

Felder mit einer roten Markierung auf der linken Seite sind Pflichtfelder.

1.    Wählen Sie den Lieferanten, den Sie ändern möchten, im linken Fenster aus und klicken Sie auf "Bearbeiten" oder klicken Sie auf "Neu", um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.    Die Informationen werden in drei Abschnitten dargestellt:

·      Allgemein

·      Zusatzinformationen

·      Info

Abschnitt “Allgemein”

3.    Klicken Sie auf das "Lupe"-Symbol neben dem Feld "Adresse", um eine Adresse auszuwählen. Sie können an dieser Stelle auch eine neue Adresse anlegen. Der Name des Adresseintrags wird als Matchcode für den Lieferanten übernommen.

4.    Die Anschrift wird in einer Landkarte unter dem Eingabefeld angezeigt. Sie können die Karte je nach Bedarf ein- oder ausblenden.

5.    Die Nummer wird vom System in chronologischer Reihenfolge der erstellten Lieferanten vorgeschlagen. Diese Nummer kann bei der Erstellung manuell geändert werden. Wenn die Nummer bereits in Gebrauch ist, gibt das System eine Warnmeldung aus. Nachdem ein Lieferant gespeichert wurde, kann die Nummer NICHT mehr geändert werden.

6.    Bitte fragen Sie Ihren Systemadministrator, welche Daten in die Felder "Fibu Code" und „Mitarbeiter Fibu Code" eingegeben werden müssen. Diese Informationen sind wichtig für die Finanzbuchhaltung. Ein Mitarbeiter-Code wird nur benötigt, wenn Sie einen Eintrag für eine/n FreelancerIn erstellen möchten (siehe Schritt Nr. 8 unten).

7.    KSV-pflichtig: Diese Checkbox wird nur für unsere Kunden in Deutschland angezeigt. Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn es sich bei dem Anbieter um einen Künstler handelt, dessen Leistungen unter die Abgabepflicht für die Künstlersozialkassa fallen.

8.    Freelancer: Aktivieren Sie diese Checkbox NUR, wenn Sie einen Lieferanteneintrag für eine Fremdleistung eines/einer freiberuflichen MitarbeiterIn erstellen, der/die kein Gehalt erhält, sondern der Agentur Eingangsrechnungen stellt.

9.    Vorschlag für ER-Buch: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie die Rechnung dieses Lieferanten aus der Portokasse begleichen und es dafür einen Nummernkreis gibt. Das machen Sie normalerweise bei Taxirechnungen oder Botendiensten.

10. Diverser Lieferant: Aktivieren Sie diese Checkbox NUR, wenn Sie einen Dummy-Lieferanteneintrag erstellen, der für alle einmaligen Lieferanten verwendet wird. Es sollte nur einen diversen Lieferanten pro Agentur geben.

11. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten Button auf der rechten Seite des Eingabefeldes, um die Leistungskategorie auszuwählen. Die Leistungskategorie, die Sie hier in den Stammdaten auswählen, ist der Standardwert bei der Erstellung anderer Daten, die auf diesem Lieferanten basieren. Bei Bedarf können Sie später eine andere Leistungskategorie wählen.

12. Klicken Sie auf den Button mit dem Pfeil nach unten auf der rechten Seite des Eingabefeldes, um die Zahlungskonditionen als Standard für Rechnungen, die auf diesem Lieferanten basieren, auszuwählen.

13. Im Feld "Status" legen Sie fest, ob der Lieferanteneintrag aktiv, gesperrt (wird als Option angezeigt, kann aber nicht verwendet werden), oder inaktiv (nur in den Stammdaten sichtbar) ist. In das Textfeld können Sie den Grund für die Sperre eingeben.

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Abschnitt “Zusatzinformation”

14. In diesem Abschnitt können Sie bis zu 5 Bankkonten mit allen relevanten Daten (Name der Bank, BIC-Code, IBAN-Code) eingeben.

Bei Bedarf können Sie weitere Felder mit Zusatzinformationen hinzufügen, wie Sie es von den anderen Modulen gewohnt sind. Lesen Sie mehr über die vielen Möglichkeiten, die die Felder mit Zusatzinformationen bieten, im Kapitel "Job".

15. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern" oder "Abbrechen", um das Programm zu verlassen, ohne Ihre Eingaben zu speichern.

16. Der Abschnitt "Info" funktioniert genauso wie bei den Adressen und zeigt an, wer den Eintrag erstellt/bearbeitet hat und wann.

Wie lösche ich einen Lieferanten

Sie können einen Lieferanten nur löschen, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

·      Sie benötigen dazu das entsprechende Nutzerrecht.

·      Es wurden noch keine Jobs, Kostenvoranschläge, Lieferantenbestellungen, Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen zu diesem Lieferanten angelegt.

Wählen Sie den Lieferanten, den Sie löschen möchten, in der Übersichtsliste aller Lieferanten aus. Klicken Sie dann auf den Button "Löschen" in der oberen rechten Ecke. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit "Ja". Klicken Sie auf "Nein", wenn Sie den Eintrag behalten möchten.

Wie verwalte ich Mitarbeiter?

In der Kategorie " Mitarbeiter " verwalten Sie alle Informationen zu Ihren MitarbeiterInnen, die mit LEADING Job/Periscope arbeiten oder auch nur ihre Stunden dort eintragen.

Hier können Sie die Berechtigungen für jede/n MitarbeiterIn verwalten, Authentifizierungsinformationen aktualisieren, Einstellungen für Benachrichtigungen ändern, Rollen für das Projektmanagement definieren und Einstellungen für die Stundenerfassung festlegen.

Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren MitarbeiterInnen. Verwenden Sie die Spalte "Aktiv", um nur nach aktiven MitarbeiterInnen zu filtern und frühere auszublenden.

Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, werden die entsprechenden Daten des Eintrags auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.

Verwenden Sie die Buttons oben rechts, um einen neuen Eintrag zu erstellen und einen bestehenden zu ändern oder zu löschen.

 

Wie erstelle/bearbeite ich einen Mitarbeiter?

Die einzige Voraussetzung für das Anlegen oder Bearbeiten eines neuen Benutzers ist die Berechtigung, dies zu tun. Felder mit einer roten Markierung auf der linken Seite sind Pflichtfelder.

1.    Wählen Sie im linken Fenster den Mitarbeitereintrag aus, den Sie modifizieren möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten" oder klicken Sie auf "Neu" auf der rechten Seite, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.    Die Informationen werden in sieben Abschnitten dargestellt:

·      Bild & Unterschrift

·      Benutzer

·      Authentifizierung

·      Benachrichtigung

·      Projektmanagement

·      Angestellt bei folgenden Agenturen

·      Info

Abschnitt “Bild & Unterschrift”

In diesem Abschnitt können Sie ein MitarbeiterIn-Profilbild und eine digitale Signatur hochladen.

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1.    Um das Profilbild hochzuladen/zu ändern, klicken Sie auf das Miniaturbild. Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem Sie das Profilbild hochladen, bearbeiten oder löschen können. Klicken Sie auf "Ok", um die Änderungen zu speichern. Das Gleiche gilt für das Hochladen/Bearbeiten der Unterschrift der MitarbeiterInnen.

Abschnitt “Benutzer”

2.    Geben Sie in das Feld „Benutzername" den Code der MitarbeiterInnen ein (max. 15 Zeichen), mit dem sie in LEADING Job bezeichnet werden sollen. In unserer Demo verwenden wir den ersten Buchstaben des Vornamens, gefolgt vom Nachnamen.

3.    Wählen Sie das richtige Geschlecht.

4.    Geben Sie die korrekte Anrede ein, die in E-Mail Vorlagen verwendet werden soll.

5.    Geben Sie den Vornamen und den Nachnamen ein.

6.    Wählen Sie Land und Region aus der Dropdown-Liste.

7.    Wählen Sie die Sprache, in der E-Mails zur Stundenerfassung, zum Freigabeprozess und zu Projektmanagementaufgaben an diese MitarbeiterInnen gesendet werden sollen.

8.    Geben Sie die Kontaktdaten ein, wie Telefon, Privattelefon, Handy, E-Mail, private E-Mail, und fügen Sie ggf. einen Kommentar hinzu.

9.    Im Feld „Kommentar“ können Sie allfällige Notizen zu dem/der MitarbeiterIn eintragen.

Abschnitt “Authentifizierung”

10. Wählen Sie die Art des/der MitarbeiterIn aus den verfügbaren Optionen: Nicht erlaubt, lokaler Benutzer, lokaler Benutzer mit MFA (multifaktorielle Authentifizierung), Active Directory/LDAP oder Active Directory LDAP mit MFA. LDAP ist ein System, das Passwörter über einen zentralen Server bereitstellt, z.B. wie Okta.

11. Sie können ein Kennwort für die Anmeldung eines lokalen Benutzers eingeben und bestätigen.  Aktivieren Sie die Checkboxen, wenn Sie möchten, dass das Passwort nicht automatisch abläuft, dass das Passwort bei der nächsten Anmeldung vom Benutzer selbst geändert werden soll oder wenn das Konto gesperrt ist.

12. Wenn das Passwort über einen zentralen Passwortserver zugewiesen wird, müssen Sie den LDAP Connect String eingeben. Ihre IT-Abteilung sollte den richtigen Wert kennen.

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Abschnitt “Benachrichtigungen”

In diesem Abschnitt können Sie die Benachrichtigungen verwalten, die die MitarbeiterInnen im Rahmen ihrer Tätigkeit in LEADING Job/Periscope erhalten.

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13. Aktivieren Sie als Grundlage die Checkbox „Benutzer darf E-Mails erhalten". Wählen Sie dann aus der Liste mit den zuweisbaren Benachrichtigungen die Situationen aus, über die die MitarbeiterIn per E-Mail informiert werden soll. Ziehen Sie sie per Drag&Drop aus dem linken Feld in den rechten Bereich "Zugewiesen". Sie können nach beliebigen Benachrichtigungen suchen oder die Liste filtern, indem Sie auf das Lupensymbol klicken und einen Suchbegriff eingeben. Sie können auch gleich testen, ob der/die MitarbeiterIn Benachrichtigungen empfangen kann, indem Sie auf den Button „Test E-Mail senden“ klicken.

14. Wenn Sie eine/n neue/n MitarbeiterIn anlegen, werden standardmäßig alle Benachrichtigungen zugewiesen. Wenn Sie einige davon entfernen möchten, wählen Sie sie aus und ziehen Sie sie per Drag&Drop zurück in das Feld „zuweisbar". Mit einem Klick auf den Button "Zuweisungen leeren" können Sie alle bereits zugewiesenen Benachrichtigungen löschen.

Abschnitt “Projektmanagement”

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15. Wenn der/die MitarbeiterIn das Projektmanagement in LEADING Job/Periscope nutzen soll, MUSS die Checkbox "Arbeitet an Tasks" aktiviert sein. Sie wählen die vorrangige Tätigkeit im Dropdown-Feld aus und fügen alle anderen Tätigkeiten per dag&drop aus dem Bereich „Zuweisbar" in das Feld "Zugewiesen" ein. Auch hier ist die Liste der verfügbaren Tätigkeiten durchsuchbar.

16. Im Abschnitt "Angestellt bei folgenden Agenturen" finden Sie eine Liste mit allen juristischen Personen des Unternehmens, für das der/die MitarbeiterIn tätig ist. Wenn Sie einen neuen Eintrag erstellen, müssen Sie ihn zunächst speichern, bevor Sie den/die MitarbeiterIn einer Agentur zuweisen können. Klicken Sie dazu auf den Button "Agenturdaten" in der oberen linken Ecke der Übersichtsliste der MitarbeiterInnen.

17. Im Abschnitt "Info" können Sie wie gewohnt sehen, wer den Eintrag wann erstellt oder bearbeitet hat.

Wofür verwende ich den Button “Agentur-Daten“?

Wenn Sie auf den Button "Agenturdaten" klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie agenturbezogene Informationen zu den MitarbeiterInnen eingeben können, z.B. wo sie arbeiten, welche Vertraulichkeitsstufe sie haben, wie die Stundenerfassung verwendet werden soll und welche Berechtigungen ihnen zugewiesen sind.

Abschnitt “Mitarbeiterdaten”

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1.    Die Checkbox "Angestellt in Agentur" ist aktiviert. Wenn Sie eine/n MitarbeiterIn aus einer Agentur entfernen möchten, deaktivieren Sie diese Checkbox. Sie können MitarbeiterInnen nicht entfernen, wenn sie bereits einem Team zugewiesen sind.

2.    Wählen Sie aus den Optionen in der Dropdown-Liste die Abteilung aus, der Sie die MitarbeiterInnen zuweisen möchten. Die verfügbaren Optionen sind Administration, Client service, Creative department, Finance, and Production. Wenn Sie eine Abteilung ändern oder hinzufügen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Job Support Team.

3.    Geben Sie die Nummer für die Kostenstelle ein. Fragen Sie Ihre Finanzbuchhaltung danach.

4.    Wählen Sie das richtige Profit Center aus der Dropdown-Liste.

5.    Geben Sie das Datum des Beginns der Anstellung ein. Wenn der Mitarbeiter die Agentur demnächst verlässt, geben Sie das Enddatum des Arbeitsverhältnisses ein. Arbeitszeitnachweise können nur für diesen Zeitraum eingegeben werden. Außerdem ist der Mitarbeiter während dieses Zeitraums 'aktiv'.

Abschnitt “Stundenerfassung”

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6.    Aktivieren Sie die Checkbox "Stundenerfasser", um die Zeiterfassung für diese/n MitarbeiterIn zu ermöglichen.

7.    Wählen Sie einen Stundenmanager aus der Dropdown-Liste.

8.    Wählen Sie die Art der Zeiterfassung, ob die MitarbeiterInnen ihre Stunden auf Job-Ebene oder auf Leistungsebene erfassen sollen. Lesen Sie mehr über die verschiedenen Arten der Zeiterfassung im Kapitel "Zeiterfassung".

9.    Geben Sie den internen Stundensatz für diese MitarbeiterInnen ein. Der Wert stellt den Preis für eine Arbeitsstunde der/des MitarbeiterIn dar. Dieser Betrag wird für die Berechnungen im Job-Modul verwendet.

10. Wählen Sie den default Vorschlagswert für die Stundenart aus den verfügbaren Dropdown-Optionen. Die MitarbeiterInnen können dies selbst ändern, wenn sie Stunden in das Modul Stundenerfassung eingeben.

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11. Geben Sie die tägliche Arbeitszeit und die verfügbaren Wochenstunden von Montag bis Sonntag in die entsprechenden Felder ein. Die wöchentliche Summe wird auf der rechten Seite angezeigt. Diese Einstellungen erinnern die MitarbeiterInnen daran, wenn sie am Ende der Woche noch nicht die erforderliche Arbeitszeit eingegeben haben.

Abschnitt “Dokumentenberechtigungen”

12. In diesem Abschnitt können Sie für jede Vertraulichkeitsstufe (niedrig, mittel, hoch) festlegen, was der/die MitarbeiterIn mit den Dokumenten tun kann (suchen, ansehen, editieren und löschen). Aktivieren Sie die Checkboxen eine nach der anderen oder verwenden Sie die Buttons "Keine zuweisen" und "Alle zuweisen".

Abschnitt “Leistungskategorien”

13. In diesem Abschnitt können Sie den MitarbeiterInnen die verschiedenen Leistungskategorien zuweisen. Dazu können Sie entweder alle verfügbaren Kategorien zuweisen, indem Sie die Checkbox "Alle Leistungskategorien" aktivieren, oder eine nach der anderen mit der Drag&Drop-Funktion unten. Wenn Sie eine Leistungskategorie hinzufügen/ändern möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

14. Wie Sie MitarbeiterInnen Berechtigungen zuweisen, erklären wir Ihnen im Detail im folgenden Kapitel

15. Klicken Sie auf "Speichern" in der rechten unteren Ecke, um alle Änderungen zu speichern.

Wie verwalte ich die Berechtigungen der Mitarbeiter?

Mit jedem LEADING Job/Periscope Modul sind viele verschiedene Nutzerrechte verbunden. Um die Zuweisung der Berechtigungen zu erleichtern, haben wir sie nach den Anforderungen der gängigsten Arten von MitarbeiterInnen in Werbeagenturen gruppiert. Sie können jedoch jede Berechtigung auch einzeln zuweisen.

Klicken Sie auf den Button "Agenturdaten" in der oberen linken Ecke des Übersichtsfensters. In dem sich öffnenden Dialogfenster scrollen Sie nach unten zum Abschnitt über die Berechtigungen der MitarbeiterInnen.

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Berechtigungen (Gruppe)

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Es sind standardmäßig Berechtigungsgruppen für MitarbeiterInnen verfügbar. Jede Gruppe enthält alle Berechtigungen, die erforderlich sind, um die typischen Aufgaben dieser MitarbeiterInnengruppe zu erfüllen. Sie können einem/r MitarbeiterIn mehr als eine Berechtigungsgruppe zuweisen. Sie können entweder unsere Standardgruppen verwenden oder Ihre eigenen erstellen.

Wenn Sie die einer Gruppe zugewiesenen Berechtigungen ändern oder eine neue Berechtigungsgruppe erstellen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Berechtigungen (Individuell)

Sie können auch jedes Recht einzeln zuweisen. Da es so viele verschiedene Berechtigungen gibt, können Sie die Liste filtern, um die von Ihnen gesuchten einzugrenzen. Klicken Sie auf das Lupe-Symbol und geben Sie einen beliebigen Suchbegriff in das Textfeld ein.

Wenn Sie z.B. nach Berechtigungen für die Zeiterfassung suchen, suchen Sie nach "Stunden", wenn Sie Berechtigungen für die Arbeit mit Kostenvoranschlägen zuweisen möchten, geben Sie den Suchbegriff "KV" ein.

Wählen Sie die Berechtigungen aus, die Sie zuweisen möchten, und fügen Sie sie per Drag&Drop in das rechte Feld ein.

Klicken Sie auf den Button "Speichern" in der rechten unteren Ecke, um die zugewiesenen Berechtigungen zu speichern.

Wie verwalte ich Mandanten?

In der Kategorie „Mandant" verwalten Sie die verschiedenen juristischen Personen/Agenturen, die innerhalb Ihrer Muttergesellschaft existieren und mit LEADING Job/Periscope arbeiten.

Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste mit allen verfügbaren Mandanten. Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, werden die entsprechenden Daten auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.

Verwenden Sie den Button "Funktionsgruppen/Berechtigungen kopieren" oben links, um diese Informationen von einer Agentur auf eine andere zu übertragen. Mit den Buttons oben rechts können Sie einen neuen Eintrag erstellen und einen bestehenden Eintrag ändern oder löschen.

Sie können die Übersichtsliste sortieren, filtern und durchsuchen, genau wie Sie es mit Adressen tun.

Wie erstelle/ändere ich einen Mandanten?

Für die Erstellung eines neuen und die Bearbeitung eines bestehenden Eintrags in der Kategorie " Mandant" sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:

·      Es muss ein Adresseintrag vorhanden sein

·      Sie benötigen die Berechtigung der MitarbeiterIn, um mit Agenturen zu arbeiten. Diese Berechtigung sollte nur dem lokalen LEADING Job/Periscope Systemadministrator zugewiesen werden.

Felder mit einer roten Markierung auf der linken Seite sind Pflichtfelder.

1.    Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Neu" auf der rechten Seite des Fensters. Um einen Eintrag zu ändern, wählen Sie einen bestehenden Eintrag aus der Liste aus und klicken Sie dann auf "Bearbeiten" auf der rechten Seite.

 

2.    Die Informationen eines Mandanten werden in fünf Abschnitten dargestellt:

·      Allgemein

·      Ausgangsrechnung

·      Kostenvoranschlag

·      Zusatzinformation

·      Info

Abschnitt “Allgemein”

3.     Das System schlägt den Inhalt des Feldes "Nummer" in der chronologischen Reihenfolge vor, in der die Mandanten erstellt wurden. Sie können diese vorgeschlagene Nummer jedoch manuell ändern, wenn Sie einen Kunden zum ersten Mal anlegen. Wenn die Nummer bereits verwendet wird, werden Sie vom System darauf hingewiesen.

4.    Klicken Sie auf das Symbol "Lupe" neben dem Feld "Adresse", um eine Adresse auszuwählen. Sie können an dieser Stelle auch eine neue Adresse anlegen. Der Name des Adresseintrags wird als Matchcode für den Mandanten übernommen.

Bei Mandanten (im Gegensatz zu Adressen) wird die "Einzigartigkeit" der Matchcodes vom System nicht garantiert, und Sie erhalten keine Warnung, wenn zwei oder mehr Matchcodes identisch sind. Achten Sie daher besonders darauf, dass keine zwei Mandanten auf der gleichen Adresse beruhen.  Sie können den Matchcode manuell ändern.

Sobald Sie den Mandanten gespeichert haben, können Sie die Nummer und die Adresse NICHT mehr ändern.

5.    Geben Sie den "Fibu Code" für den neuen Mandanten ein. Fragen Sie Ihre Finanzbuchhaltung und/oder IT-Abteilung nach dem richtigen Code. Der Fibu Code ist die Referenznummer, die beim Buchhaltungsexport für den betreffenden Mandanten angegeben wird.

6.    Aktivieren Sie die Checkbox "Ist aktiv", wenn die MitarbeiterInnen für den Mandanten arbeiten können sollen.

7.    In den Abschnitten "Ausgangsrechnung" und "Kostenvoranschlag" können Sie eine Vorauswahl an Textvorlagen treffen, die als Kopf- und Fußtext verwendet werden sollen.

Abschnitt “Zusatzinformation”

In diesem Abschnitt können Sie viele Parameter bezüglich der Job-Nummer, der elektronischen Rechnung, der Fibu Codes und anderer grundlegender Einstellungen im Zusammenhang mit Ihrer Buchhaltungsschnittstelle bearbeiten (die sich bei allen LEADING Job/Periscope Kunden stark unterscheidet).

Achtung! Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Buchhaltungsparameter die richtigen für Ihr Mandant sind, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Exkurs “Wie lege ich eine Jobnummer an?”

Die wichtigsten Einstellungen in diesem Abschnitt betreffen die Erstellung der Job-Nummer. Die Struktur der Job-Nummer muss festgelegt werden, bevor Sie überhaupt mit LEADING Job/Periscope arbeiten.

Warum? Bereits Einträge in den Stammdaten, beginnend mit Kunden, blockieren alle nachträglichen Änderungen an der Jobnummer. Soll die Jobnummer geändert werden, müssten alle darauf basierenden Einträge gelöscht werden. Sie können die Struktur der Job-Nummer nach dem Speichern des neuen Mandanten nicht mehr ändern.

Eine Jobnummer kann auf verschiedene Weise eingerichtet werden, aber sie sollte diese fünf wesentlichen Segmente enthalten, damit ein Job eindeutig identifizierbar ist:

·      Kunde Präfix

·      Produkt Präfix

·      Kampagne Präfix

·      Job Präfix (standardmäßig eine fortlaufende Nummerierung)

·      Eröffnungsjahr

Sie können die Länge der Präfixe für Kunde, Produkt und Kampagne hier in den Stammdaten festlegen.

 Ein Bild, das Text enthält.

Automatisch generierte BeschreibungSie können die Reihenfolge der verschiedenen Teile der Job-Nummer im Feld "Job-Nummer Struktur“. Das System erzwingt keine bestimmte Reihenfolge, aber die Segmente müssen durch Sonderzeichen wie einen Punkt (.), einen Bindestrich (-) oder einen Unterstrich (_) getrennt sein.

Sobald Sie diese Einstellungen der Job-Nummer (Präfix und Struktur) gespeichert haben, können Sie sie nicht mehr ändern.

Standardmäßig ist die Job-Nummer wie folgt aufgebaut:

$(CLIENT[/A]).$(PRODUCT[/A]).$(CAMPAIGN[/N2]).$(JOB[/N3]).$(YEAR[/4])

Wir zeigen Ihnen in einem Beispiel, wie eine Job-Nummer auf der Grundlage dieser Standardeinstellungen aussehen würde:

·      Kunde: Qualiant Software GmbH / Präfix: QUA (im Screenshot auf 3 Zeichen gesetzt)

·      Produkt: Leading Job / Präfix: LJ (im Screenshot auf 2 Zeichen gesetzt)

·      Kampagne: Releases / Präfix: REL (auf dem Screenshot auf 3 Zeichen gesetzt)

·      Job: Fortlaufende Nummer mit 3 Ziffern. Wie viele Ziffern die fortlaufende Nummer haben soll, wird in der eckigen Klammer angegebent: [/N3]

·      Eröffnungsjahr: 2022 (wird automatisch vom System gesetzt). Wie viele Ziffern der Jahreszahl verwendet werden bestimmen Sie mit der Angabe in eckigen Klammern von [/1] bis [/4].

Das Beispiel für die Jobnummer wird schließlich wie folgt erstellt: QUA.LJ.REA.001.2022

 

Lassen Sie uns mit den anderen Einstellungen im Abschnitt "Zusatzinformationen" fortfahren:

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Automatisch generierte Beschreibung

8.    Sie definieren das Format der Kostenträgernummer, die Sie bei der Erstellung eines Produkteintrags benötigen.

9.    Sie geben den durchschnittlichen Stundensatz ein, mit dem Ihe Agentur alle Fremdleistungen kalkuliert.

10. Sie wählen aus, welche E-Rechnungssignatur Ihre Agentur verwendet und wie der Fußtext für E-Rechnungen lauten soll.

11. Die korrekten Angaben in den Feldern für Buchhaltungsarten und Rundungsdifferenzen hängen von der Art der Buchhaltungsschnittstelle ab, die Ihre Agentur verwendet. Bitte füllen Sie sie nach Rücksprache mit unserem Support aus.Ein Bild, das Tisch enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

12. Im Abschnitt "Info" können Sie wie üblich sehen, wer den Eintrag wann erstellt oder bearbeitet hat.

13. Klicken Sie auf "Speichern" am oberen Rand des Eintrags, um die neue/geänderte Agentur zu speichern oder auf "Abbrechen", um sie zu verwerfen.

14. Angenommen, Sie möchten bestehende Funktionsgruppen (Berechtigungen) aus einer anderen Agentur in den neu erstellten Eintrag kopieren/importieren. In diesem Fall klicken Sie auf den Button "Funktionsgruppen/Rechte übernehmen" in der oberen linken Ecke.