Leading JOB Manual – Job

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Inhaltsverzeichnis

Was ist das Job Modul?

Wie lege ich einen Job an?

Neuen Job anlegen

Exkurs “Automatische e-Mail Benachrichtigungen”

Exkurs “Wie lege ich Zusatzinformationen an?“

Job aus einer Vorlage anlegen

Job aus bestehendem Kostenvoranschlag generieren

Was ist eine Jobleistung?

Wie füge ich Leistungen in einem Job hinzu?

Leistung ohne Vorlage anlegen

Leistung aus Vorlage hinzufügen

Leistung kopieren

Welche Leistungsarten gibt es und wie erstellt und bearbeitet man sie?

Fremdleistung anlegen und bearbeiten

Exkurs “Was ist eine Leistungskategorie?”

Medialeistung anlegen & bearBeiten

Eigenleistung anlegen & bearbeiten

Stunden anlegen & bearbeiten

Kosten anlegen & bearbeiten

Akonto anlegen & bearbeiten

Exkurs “Was ist ein Akonto?”

Text anlegen & bearbeiten

Subtotale anlegen & bearbeiten

Welche anderen Optionen gibt es in der Leistungsverwaltung?

Was ist die Leistungsübersicht?

Wie verwende ich das Buttonmenü in der Leistungsübersicht?

Wie kopiere ich eine Jobleistung?

Wie buche ich eine Jobleistung um?

Wie erstelle ich einen Lieferantenbestellung aus einer Jobleistung?

Welche weiteren Optionen sind in der Jobverwaltung nützlich?

Was ist die Jobübersicht?

Wie nutze ich das Buttonmenü in der Jobübersicht?

Wie füge ich Dokumente einem Job hinzu?

Wie erstelle ich einen Kostenvoranschlag aus einem Job?

Wie erstelle ich einen Ausgangsrechnungsentwurf aus einem Job?

Wie dupliziere ich einen Job?

Wie speichere ich einen Job als Vorlage?

Wie arbeite ich mit dem Statusmanagement eines Jobs?

Wie verwende ich die unterschiedlichen Verbindungsarten zwischen Jobs und Kostenvoranschlägen?

Grundlegende Informationen zu den verschiedenen Verbindungsarten

Wie arbeite ich mit synchronisierten Kostenvoranschlägen?

Wie splitte ich Leistungen in einer Eingangsrechnung bei synchronisierten & identischen Kostenvoranschlägen?

Wie verwende ich Aufträge bei synchronisierten und identischen Kostenvoranschlägen?

 

 

Was ist das Job Modul?

Im Modul "Job" finden Sie auf einen Blick alle Jobs, an denen in Ihrer Agentur gerade gearbeitet wird. Hier können Sie neue Jobs anlegen, bestehende Jobs bearbeiten, duplizieren oder löschen, daraus Kostenvoranschläge und Ausgangsrechnungen für Kunden erstellen, kurz gesagt, alle Phasen eines Projekts verwalten, sowohl aus buchhalterischer als auch aus kreativer Sicht.

Sie können das Job-Modul über das Hauptmenü oder über einen direkten Link von einem Widget auf dem Dashboard aufrufen.

 

Wie lege ich einen Job an?

Sie wollen zum ersten Mal einen Job erstellen? Nichts einfacher als das. Wählen Sie eine der drei Methoden, um einen Job zu erstellen:

  1. Neuen Job anlegen (der Job ist anfänglich “leer”)
  2. Job aus einer Vorlage anlegen
  3. Job aus einem bestehenden Kostenvoranschlag generieren

Wenn Sie einen neuen Job zu einem neuen Kunden anlegen, zu dem es noch keine Daten in Leading JOB gibt, legen Sie zuerst die entsprechenden Einträge (Kunde, Produkt, Kampagne) im Stammdaten-Modul an. Wie das geht, lesen Sie im Kapitel “Stammdaten” nach.

Neuen Job anlegen

·      Klicken Sie dazu auf den Button „Neu“ im rechten Fenster er Übersichtsseite des Job-Moduls. Wählen Sie die Option „Neuer Job“ aus.

 

Mit dem Kontrollkästchen " Nur mir zugeordnete Kunden anzeigen" reduzieren Sie die Auswahl auf Kampagnen, die nur Ihnen zugewiesen sind. Eine Kampagne ist Ihnen immer dann zugewiesen, wenn sie mindestens einen Job enthält, der Ihnen zugewiesen ist.

·      Wählen Sie in den drei Feldern "Kunde", "Produkt" und "Kampagne" die entsprechende Option aus. Wenn Sie noch keine passende Kampagne haben, können Sie eine neue Kampagne erstellen.

 

·      Um eine neue Kampagne zu erstellen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Neu" ganz rechts und füllen Sie das Pflichtfeld " Beschreibung" unter "Allgemein" aus. Der Matchcode wird aus der Bezeichnung selbst generiert, die weiteren Pflichtfelder werden automatisch vom Produkt übernommen. Unter "Verantwortliche" können Sie die Projekt- und Stundenmanager der neuen Kampagne festlegen. Klicken Sie auf "OK", die neue Kampagne ist nun zur Auswahl bereit.

 

Gratuliere, Sie haben soeben einen neuen Job erstellt!

 

Das Eröffnungsjahr wird aus den Einstellungen Ihres PCs übernommen. Das System schlägt die Nummer des Jobs entsprechend der Reihenfolge vor, in der die vorherigen Jobs erstellt wurden. Sie können diese Nummer jedoch manuell ändern, wenn Sie einen neuen Job erstellen. Wenn eine Nummer bereits vergeben ist, werden Sie vom System entsprechend informiert. Sobald ein neuer Job gespeichert wird, kann die Nummer nicht mehr geändert werden.

Welche Informationen sind noch nötig, um den Job auch speichern zu können?

Im rechten Fenster können Sie die entsprechenden Felder ausfüllen bzw. bei automatisch erstellten Inhalten bearbeiten und ändern. Alle Kopfinformationen zu einem Job sind in zehn Abschnitten dargestellt:

·      Allgemein

·      Beschreibung

·      Verantwortlich bei uns

·      Beratungsteam

·      Kreativteam

·      Erweitert

·      Projektmanagement

·      Budget

·      Zusatzinformationen

·      Info

Felder, die links mit einem roten Balken markiert sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, damit der angelegte Job auch abgespeichert werden kann.

Abschnitt „Allgemein“

1.    Geben Sie bitte im ersten Abschnitt den Namen oder die Bezeichnung des Jobs in das Feld „Bezeichnung“ ein. Maximal 60 Zeichen sind hier erlaubt. Die Bezeichnung wird dann automatisch für den Matchcode vorgeschlagen.

  1. Die interne Jobnummer wird automatisch auf der Grundlage der mandantenspezifischen Definition der Jobnummer erstellt. Bitte lesen Sie auch das Kapitel "Stammdaten", Unterkapitel "Kunden".
  2. Wählen Sie, falls die Ausgangsrechnungen an eine andere Adresse als die des Kunden gehen sollen, den entsprechenden Datensatz in den Feldern "Rechnungsempfänger Ausgangsrechnungen" und "Ansprechpartner von Kunde" (oder erstellen Sie einen neuen). Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Stammdaten", Unterkapitel "Adressen".
  3. Wählen Sie nun, falls die Kostenvoranschläge an eine andere Adresse als die des Kunden gehen sollen, den entsprechenden Datensatz in den Feldern "Rechnungsempfänger Kostenvoranschläge" und "Ansprechpartner von Kunde" (oder erstellen Sie einen neuen). Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Stammdaten", Unterkapitel "Adressen".
  4. Unter "Zugeordnete Kostenvoranschläge" finden Sie die Nummer und Variante des/der mit dem Job verbundenen KV.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Job in meiner Stundenerfassung anzeigen", wenn Sie selbst für diesen Job arbeiten werden und Ihre Stunden dafür erfassen müssen.

Abschnitt „Beschreibung“

  1. Im Feld "Beschreibung" können Sie Zusatzinformationen zu dem von Ihnen erstellten Job eingeben. Dies ist wichtig für die spätere Integration des Jobs in einen Kostenvoranschlag oder eine Ausgangsrechnung: Der Text im Beschreibungsfeld kann in einem Kostenvoranschlag, der aus dem Job erstellt wird, ausgedruckt werden.

Abschnitt „Verantwortlich bei uns“

In diesem Abschnitt sind die MitarbeiterInnen aufgeführt, die an diesem Job beteiligt sind. Diese Personen erhalten dann automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe im Zusammenhang mit diesem Job fällig ist oder der Status des Jobs geändert wird.

 

8.    Abhängig von der Systemeinstellung "Beratungsteam aus den Mitarbeitern beziehen", werden sie entweder vom Beratungsteam/Kreativteam des Kunden, der Kampagne, dem Produkt des Kunden oder dem Team der MitarbeiterInnen, die den Job gerade erstellt haben, abgerufen.

9.    Die Inhalte für die Felder "Projektleiter", "Etatverantwortlicher NVB" und "Stundenerfassung" werden vom Projektleiter, Etatverantwortlichen NVB und Etatverantwortlichen NVB des zugewiesenen Beratungsteams abgeleitet. Diese können jedoch auch nachträglich manuell geändert werden.

Alle verantwortlichen Personen können geändert werden, indem Sie auf das Pfeilsymbol auf der rechten Seite des Feldes klicken. Es erscheint eine Dropdown-Liste, aus der Sie den/die entsprechende/n MitarbeiterIn auswählen können.

Exkurs “Automatische e-Mail Benachrichtigungen”

Die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen helfen Ihnen, den Überblick über die nächsten Schritte zu behalten, wenn Sie mit mehreren anderen Mitarbeitern an einem Job arbeiten. Bitte stellen Sie sicher, dass die folgenden Einstellungen aktiv sind:

·      Administration -> Stammdaten  -> Mitarbeiter: Wählen Sie im linken Fenster einen Mitarbeiter aus und gehen Sie im rechten Fenster zum Abschnitt "Benachrichtigungen". Jede Benachrichtigung, die der ausgewählte Benutzer erhalten soll, sollte im Feld "Zugewiesen" enthalten sein.

·      Administration -> System -> Workflows: Die Kontrollkästchen in der Spalte "benachrichtigen" müssen aktiviert sein.

 

 

Abschnitte „Beratungsteam“ & „Kreativteam“

Zurück zum Erstellen eines neuen Jobs: In den Abschnitten „Beratungsteam“ und „Kreativteam“ können Sie Ihr Beratungs- und Kreativteam erweitern.

  1. Sie wählen aus einer Liste aller verfügbaren Mitarbeiter zuerst per Klick (Mehrfachauswahl durch Klick und Ziehen bei gedrückter Maustaste möglich) und dann per Drag&Drop ins Feld „Zugewiesen“ die zusätzlichen Mitglieder des verantwortlichen Beratungsteams aus. Sie können auch nach einem bestimmten Mitarbeiter suchen, indem Sie ins Feld neben der Lupe klicken und den Namen eingeben.

Mit Auswahl und Drag&Drop können Sie auch bereits zugewiesene Teammitglieder wieder aus dem Team hinausschieben.

Abschnitt „Erweitert“

In diesem Abschnitt finden Sie die folgenden Punkte:

11. Datumsfelder „Leistungszeitraum“: Hier wird automatisch das aktuelle Jahr laut Ihren PC-Einstellungen angegeben.

 

12. Drop-Downfeld „Job-Kategorie“: Dieses Feld erlaubt die Klassifizierung von Jobs in die Kategorien Kundenbezogen, New business, Retainer, und Presentation. Nicht verrechenbare Positionen werden demnach auf die entsprechende Kategorie und FIBU – Codes gebucht. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel "Stammdaten", Unterkapitel "Dokumentarten - Fibu Code".

 

13. Checkbox „Job kann abgerechnet werden“: Defaultmäßig gilt der Job selbst als fakturierbar.

 

14. Checkbox „Delcredere“: Wenn sich Fremdleistungen im Job befinden und diese Box ist aktiviert, werden die dazugehörigen Eingangsrechnungen vom Lieferanten von der Agentur selbst verbucht und an den Kunden weiterverrechnet (und nicht vom Lieferanten direkt an den Kunden verschickt). Lesen Sie mehr über Delcredere im Kapitel „Eingangsrechnung", Unterkapitel "Was ist Delcredere?"

 

15. Checkbox „Leistungen können erfasst werden“: Fremd-, Media- und Eigenleistungen können in diesem Job angelegt werden.

 

16. Checkbox „Stunden können erfasst werden“: Stunden dürfen zu diesem Job erfasst werden.

 

17. Dropdown-Feld „Job-Kostenvoranschlag Verbindung“: Hier können Sie die Art der Verbindung zwischen Job und Kostenvoranschlag wählen.

·      Unabhängig: Keine direkte Verbindung

·      Synchronisiert: Alle Positionen von genehmigten KVs werden in den Job übernommen. Im Job selber können neue Positionen hinzugefügt werden.

·      Identisch: Alle Positionen von genehmigten KVs werden in den Job übernommen. Im Job selber können KEINE neuen Positionen hinzugefügt werden.

Lesen Sie mehr zum unabhängig, synchronisiert oder identisch verbundenen Kostenvoranschlag im Kapitel „Wie verwende ich die unterschiedlichen Verbindungsarten zwischen Jobs und Kostenvoranschlägen?“.

 

18. Dropdown-Feld „Verrechnen nach“: Wählen Sie aus, wie Sie alle Leistungsarten AUSSER Fremd- & Medialeistungen verrechnen wollen. Als Standard ist hier „Von der Kampagne übernommen“ ausgewählt. Die Optionen “Job” oder “KV“ sind nur dann relevant, wenn die Job-KV-Verbindungsart auf „synchronisiert“ steht.

Ein Bild, das Text enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

 

19. Dropdown-Feld „Verrechnen nach (bei Einkauf)“: Wählen Sie aus, wie Sie alle Fremd- & Medialeistungen verrechnen wollen. Als Standard ist hier „Von der Kampagne übernommen“ ausgewählt, es stehen noch die Optionen „Job“ (Planungswert), „ER“ (realer Einkaufspreis)  und „KV“ zur Verfügung.

Ein Bild, das Text enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Lesen Sie mehr zu den Verbindungsarten zischen Job und KV, sowie den Möglichkeiten zur Verrechnung im Kapitel „Verbindungsarten zwischen Jobs und Kostenvoranschlägen“.

Abschnitt „Projektmanagement“

  1.  In diesem Abschnitt können Sie Anfangsdatum und Fälligkeitsdatum eintragen. Die Checkbox „Projekt läuft“ wird nach dem Speichern des neu angelegten Jobs aktiv.

Wie Sie Ihre Jobs als Projekte planen und managen, lesen Sie im Kapitel „ Projekt- und Ressourcenmanagement“ nach.

Abschnitt „Budget“

21. In diesem Abschnitt tragen Sie den geplanten Umsatz, und die geplanten Kosten für Eigenleistungen und Fremdleistung ein. So können Sie bei großen Planungs-Kostenvoranschlägen die Gesamtzahlen grob veranschlagen.

Abschnitt „Zusatzinformationen“

22. Im Abschnitt „Zusatzinformationen“ haben Sie nun freie Hand und können Ihre Jobs individuell mit Feldern für Zusatzinformationen aller Art erweitern.

Exkurs “Wie lege ich Zusatzinformationen an?“

Mit dem Feld "Zusatzinformationen" stehen Ihnen in den verschiedenen Modulen von Leading JOB vielfältige Möglichkeiten der Individualisierung zur Verfügung.

 

Unter „Administration -> System -> Zusatzinformation" können Sie für das Modul Ihrer Wahl zusätzliche Informationsfelder anlegen.

Klicken Sie den Button „Neuen Eintrag hinzufügen“ und wählen Sie die Art des Feldes (Texte, Notiz, Zahl, Checkbox, Datum, Zeit, Datum und Zeit, Datumsbereich, Optionen, Dateien) aus, den Sie erstellen wollen.

Sie legen fest, mit welcher Bezeichnung das Feld angelegt werden soll, entscheiden, ob es sich um ein Feld „für alle Agenturen" handeln soll und ob es grundsätzlich ein Pflichtfeld sein soll.

Die weiteren Parameter ergeben sich aus der Art des Feldes und können von Ihnen frei gewählt werden. In unserem Beispiel „Text" können Sie die minimal erforderliche und maximal mögliche Anzahl von Zeichen als Parameter festlegen.

In der Liste der „Zusatzinformation / Jobs" ist nach dem Speichern der neue Eintrag gelistet.

Wenn Sie nun in die Jobs wechseln, so finden sie im Abschnitt „Zusatzinformation", die von ihnen geschaffenen Zusatzeinträge und können Sie ausfüllen, bearbeiten, speichern und löschen.

Weiter geht’s beim Anlegen eines neuen Jobs:

  1. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie ganz oben im rechten Fenster auf den Button „Speichern“. Der neue Job ist gespeichert und scheint nun im linken Fenster im Job-Modul in der Übersichtsliste aller Ihnen zugeordneten Jobs auf.

  1. Nach dem Anlegen eines neuen Jobs können Sie per Doppelklick auf die betreffende Jobzeile in die Detailansicht des Jobs wechseln. Hier können Sie Leistungspositionen hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Lesen Sie mehr über das Erstellen und Bearbeiten von Leistungen eines Jobs in den Kapiteln "Welche Leistungsarten gibt es und wie erstellt & bearbeitet man sie?".


 

Job aus einer Vorlage anlegen

Jobs aus Vorlagen zu erstellen, bringt viele Vorteile. Ein neuer Job lässt sich so am schnellsten anlegen, gerade wenn es sich um Standardprojekte handelt, wie eine neue Website erstellen, eine Broschüre produzieren oder eine Anzeige designen.

Bei einem Job, der aus einer Vorlage erstellt wird, stellen Sie sicher, dass keine der nötigen Positionen aus Versehen vergessen wird. Verwenden Sie die standardmäßig übernommenen Positionen aus der Vorlage als Checkliste. Und falls für den neuen Job nicht notwendig, einfach löschen.

·      Klicken Sie dazu auf den Button „Neu“ im rechten Fenster des Job-Moduls. Wählen Sie die Option „Neuer Job aus Vorlage“ aus.

 

·       Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Gruppe der Vorlage und die Vorlage selber auswählen können.

Hier wählen Sie auch den Kunden, das Produkt und die Kampagne aus, zu der der neue Job gehören wird. Bei angekreuzter Checkbox „Nur die Ihnen zugeordneten Jobs anzeigen“ sehen Sie nur die Jobs, die Ihnen zugeteilt wurden.

·      Klicken Sie auf „Erstellen“.

 

·      Folgen Sie den Schritten 1-23, wie im vorhergehenden Kapitel Neuen Job anlegen beschrieben.

Alle Positionen der Jobvorlage wurden im neuen Job übernommen. Mehr zum Anlegen und Bearbeiten der Positionen eines Jobs lesen Sie in dem Kapitel „Leistungsarten und wie man sie anlegt & bearbeitet“ nach.

Wie Sie eine Vorlage anlegen, lesen Sie im Kapitel „Wie speichere ich einen Job als Vorlage? nach.

Job aus bestehendem Kostenvoranschlag generieren

Wenn Sie einen Job aus einem bestehenden KV anlegen wollen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Lassen Sie den Kostenvoranschlag bis zur Freigabe durch den Kunden, egal ob es sich um die erste oder x-te Variante eines KVs handelt, für sich bestehen.

Im Zuge der Freigabe über die Statusverwaltung können Sie dann via Zwischenfenster die final freigegebenen Leistungen und Werte in den gleichzeitig erstellbaren Job kopieren.

  1. Öffnen Sie das Modul „Kostenvoranschlag“ über das Menü. Eine Liste erstellter Kostenvoranschläge, basierend auf der Filterauswahl, erscheint.

2.    Markieren Sie den gewünschten KV und klicken Sie auf den Button „Job generieren“. Falls der gewünschte KV nicht in der Liste aufscheint, ändern Sie die Filtereinstellung.

3.    Leading JOB meldet, dass der Job erfolgreich erstellt wurde. Klicken Sie auf „Wechsle zu Job“, um zum neu angelegten Job zu gelangen und ihn weiter zu bearbeiten. Um im KV-Modul zu bleiben, klicken Sie auf „Ok“.

Ein Bild, das Text enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Alle Informationen zum Job, die Sie im rechten Fenster bearbeiten können, wurden aus den Einstellungen des KV abgeleitet.

Alle Positionen des Kostenvoranschlags wurden im neuen Job übernommen.

Was ist eine Jobleistung?

Die Arbeit, die eine Agentur für einen Kunden leistet, wird allgemein in einen oder mehrere "Jobs" unterteilt, z.B. TV-Spot, Plakat, Event, etc. Ein Job kann verschiedene Leistungen beinhalten z.B. im Job "TV-Spot" die Leistungen Produktion, Bearbeitung, Animation, etc. In Leading JOB werden diese Leistungen Positionen genannt.

Üblicherweise erbringt eine Agentur während einer Kampagne eigene Leistungen und bezieht gleichzeitig auch Fremdleistungen von externen Stellen (Lieferanten)

Wenn Sie einen Job (oder Kostenvoranschlag) anlegen, können Sie in Leading JOB aus neun vordefinierten Leistungsarten wählen, um die Leistungspositionen im Job genauer zu beschreiben:

               Fremdleistungen (z.B. Druck)

               Medialeistungen (spezielle Form von Fremdleistung)

               Eigenleistung (z.B. Druck wenn dies von der Agentur selbst erbracht wird)

               Stunden (die ein Mitarbeiter der Agentur an einem Job arbeitet).

               Kosten (z.B. Taxirechnungen)

               Akonto (Vorausfaktura um die laufenden Kosten eines Jobs/einer Kampagne abzudecken)

               Text (als Überschrift von Leistungsblöcken für den Andruck in KV und AR)

               Subtotale (fasst Leistungen manuell oder automatisch über Belegarten/Beleggruppen zu Summen zusammen)

Die Beispiele, die für Jobs und Positionen gegeben werden, sind bloß Vorschläge. Wie diese definiert werden, bleibt jeder Agentur selbst überlassen. Es sollte dabei nur beachtet werden, dass eine gewisse Hierarchie vom Leading JOB vorgegeben wird, nämlich dass Jobs "höher" stehen als Positionen. D.h. die Bezeichnung für einen Job sollte eher allgemeiner Natur sein während die Positionen den Job detaillierter beschreiben. Lesen Sie hier mehr zu der Hierarchie von Leading JOB im Kapitel „Stammdaten“.

Wie füge ich Leistungen in einem Job hinzu?

Es gibt einige Voraussetzungen für die Erstellung einer Jobleistung:

·      Sind Kunde, Produkt, Kampagne, Job & Belegarten bereits angelegt? Wenn nicht, lesen Sie bitte in den entsprechenden Unterkapiteln im Kapitel „Stammdaten“ nach.

·      Haben Sie das Recht eine Jobleistung anzulegen? Wenn nicht lesen Sie hierzu im Kapitel „Stammdaten“, Unterkapitel „Benutzerrechte“ nach und kontaktieren Sie den Systemadministrator Ihrer Agentur.

Wenn Sie alle Fragen oben mit Ja beantwortet haben, dann sind Sie bereit eine neue Leistung anzulegen.

 

Sie können eine neue Leistung auf drei verschiedene Arten hinzufügen:

1.    Leistung ohne Vorlage anlegen

2.    Leistung aus Vorlage anlegen

3.    Bestehende Leistung kopieren

 

Leistung ohne Vorlage anlegen

Um eine neue Leistung ohne Vorlage anzulegen, machen Sie entweder einen Doppelklick auf die Zeile des Jobs in der Jobliste im linken Fenster des Job-Moduls. Oder Sie markieren den Job und klicken dann auf den Button „Leistungen“ in der linken oberen Ecke.

Dann klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen die Leistungsart aus, die Sie hinzufügen wollen.

Die Abschnitte, die Sie beim Anlegen einer neuen Position ausfüllen, sind größtenteils gleich für alle Positionen:

·      Allgemein (benannt nach der Art der Leistung)

·      Preis

·      Taskinformation

·      Taskbeschreibung

·      Layout

·      Beschreibung

·      Notiz

·      Technischer Text

·      Info

Sie hätten es gerne schneller? Kein Problem! Fügen Sie eine neue Leistung mit bereits ausgefüllten Abschnitten aus einer Vorlage hinzu oder kopieren eine im Job bereits bestehende Leistung.

Leistung aus Vorlage hinzufügen

Klicken Sie auf den Button „Leistungen aus Vorlage hinzufügen“ im linken oberen Actionmenü.

Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie zuerst im Feld „Vorlage“ die entsprechende Vorlage auswählen. Dann markieren Sie die Leistungsposition mit gedrückter Strg-Taste, die sie hinzufügen wollen und klicken auf den Button „Leistungen hinzufügen“.

Ein Bild, das Tisch enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Leistung kopieren

Um eine Leistung zu kopieren, markieren Sie die in Frage kommende Position mit einfachem Klick und klicken Sie auf den Button „Kopieren“ im Actionmenü links oben.

Sie können nun wählen, ob Sie die Position in diesen Job, in einen anderen Job oder in einen KV kopieren wollen.

 

Die Leistungen aus der Vorlage sind nun sowohl beim Einfügen aus der Vorlage als auch beim Kopieren mit allen Inhalten in den neuen Job übernommen worden.

 

Wir zeigen Ihnen im Folgenden für jede Leistungsart einzeln, wie Sie sie am schnellsten anlegen bzw. bearbeiten.

Welche Leistungsarten gibt es und wie erstellt und bearbeitet man sie?

Fremdleistung anlegen und bearbeiten

1.    Zum Anlegen klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Fremdleistung“.

2.    Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Position per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten“

Eine Fremdleistung, die bereits in einer Ausgangsrechnung verrechnet wurde, kann im Job nicht mehr bearbeitet werden. Auch wenn sich bereits eine zugeordnete Eingangsrechnung zu einer Fremdleistung findet, kann diese Position nach Autorisierung und Freigabe der Eingangsrechnung auch nicht mehr verändert werden. Was man hier natürlich noch ändern kann, ist der Planungswert im dazugehörigen Job.

Im rechten Fenster können Sie nun alle Detailinfos zu der Position eintragen/ändern. Wir gehen nun Abschnitt für Abschnitt durch.

Abschnitt Allgemein „Fremdleistung“

 

3.    Dropdown-Feld „Normierte Leistung“: Ihre Agentur kann hier einen Leistungskatalog in den Stammdaten definieren, in dem bereits eine fixe Belegart, ein hinterlegter Lieferant, eine Einheit für den Multiplikator (z.B. Stunde) und ein Preiskatalog (Einzelpreisfeld) für alle Kunden/für jeden Kunden einzeln festgelegt werden kann.

4.    „Lieferant“: Zur Auswahl eines Lieferanten klicken Sie auf das Lupe-Symbol rechts neben dem Feld. Wählen Sie den entsprechenden Lieferanten aus oder legen Sie einen neuen an. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Stammdaten”, Unterkapitel Lieferanten”.

Sie können das Feld „Lieferant" auch leer lassen, wenn Sie noch nicht wissen, wer der Lieferant der neu erstellten Fremdleistung sein wird.

5.    Pflichtfeld „Leistungskategorie“: Wählen Sie die entsprechende Leistungskategorie aus.

Exkurs “Was ist eine Leistungskategorie?”

Leistungskategorien (die in den Stammdaten erstellt werden) werden in Leading JOB verwendet, um Jobleistungen zu kategorisieren. Wenn Sie eine Leistung anlegen, müssen Sie sie als Leistungskategorie klassifizieren. Der Grad und das Detail der Kategorisierung ist der Agentur selbst überlassen. Beispiele für mögliche Leistungskategorien sind Produktion, Druck, Litho, usw.

Die Leistungskategorien sind nicht von Leading JOB vordefiniert, sondern werden von der jeweiligen Agentur selbst definiert und angelegt. Darüber hinaus wird jeder Leistungskategorie eine Kontonummer zugewiesen. Diese gibt an, wo die Buchhaltungsdaten der Leistungen verarbeitet werden sollen, wenn Jobs an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

 

6.    Textfeld „Bezeichnung“: Geben Sie hier die nähere Bezeichnung oder den Namen der Position ein.

7.    Datumsfeld „Leistungsdatum“: Hier wird beim Anlegen automatisch das aktuelle Datum abhängig von Ihrem PC – Datum) eingetragen. Sie können es aber auch manuell überschreiben.

 

Abschnitt „Preis“

Im nächsten Abschnitt können Sie Preisinfos bearbeiten, wie Beträge, Steuern, Rabatte, etc. Klicken Sie auf den Button „Erweitert“ um alle Preisoptionen anzuzeigen.

8.    Checkbox Der Einzelpreis enthält die Vorsteuer“: Aktivieren Sie dieses Checkbox, wenn der Einzelpreis der Fremdleistung bereits die Vorsteuer enthält.

9.    Geben Sie den Preis der Fremdleistung neben Einzelpreis ein. Im zweiten Eingabefeld rechts vom x geben Sie die Anzahl der Einheiten ein und im dritten Eingabefeld schließlich die Einheiten selbst (Stunden, Stück, Kilo, etc.).

10. Sie können alle aktivierten Währungen aus dem Dropdown-Feld wählen

11. Wenn die Position an den Kunden weiterverrechnet werden kann, aktivieren Sie die Checkbox „Ist verrechenbar“.

12. Wie soll die Leistung fakturiert werden? Wählen Sie hier zwischen den Optionen „Job“, „KV“ und „ER“. Hier kommt es auch auf die Verbindungsart zwischen Job und KV an. Nur bei einer mindestens synchronen Verbindung kann man sich bei der Fakturierung für den (vom Kunden freigegebenen) KV-Wert entscheiden. Die Optionen „Job“ oder „ER“ machen auch bei anderen Verbindungsarten Sinn, weil der reale Einkaufspreis einer Fremdleistung nicht unbedingt mit dem Planungswert im Job (bzw. dem Bestellwert beim Lieferanten) identisch sein muss.

Beispiel: Ist der Planungswert im Job höher, der Lieferant liefert aber billiger, so kann man auch den höheren Planungswert verrechnen, und hat damit einen höheren Gewinn.

13. Default mäßig enthält das Feld „Vorsteuer“ die Standard-Umsatzsteuer, die in der vorher gewählten Belegart angegeben ist. Ist hingegen keine Standard-Umsatzsteuer hinterlegt oder ist diese die falsche, wählen Sie aus dem Dropdownfeld die korrekte aus.

14. Checkbox „Delcredere“:  Haken Sie diese Checkbox an, wenn Ihr Lieferant, bei dem Sie bestellen, die Rechnung an Sie stellt. Lassen Sie diese Box frei, wenn Ihr Lieferant direkt an den Kunden verrechnet und Sie als Agentur nur eine Rechnungskopie bekommen. Lesen Sie mehr über Delcredere im Kapitel „Eingangsrechnung“.

15. Unter „Agenturprovision“ geben Sie eine mögliche Provision ein. Dies ist der “Rabatt” (oder zumindest ein Teil davon) den der Lieferant gewährt und der in Folge an den Kunden weitergegeben wird.

Ist die Checkbox neben % aktiviert, wird der Wert rechts daneben als Prozentsatz verwendet, um die Agenturprovision basierend auf dem Nettopreis zu berechnen. Ist die Checkbox neben % nicht aktiviert, so ist der eingetragene Betrag ein absoluter Betrag in der ausgewählten Währung.

16.  „Künstlersozialversicherung“: Dieses Feld ist für künstlerische Leistungen in Deutschland wichtig. Wenn Sie es aktivieren, berechnet das System basierend auf dem in den Stammdaten erfassten aktuell gültigen Prozentsatz die Abgaben an die Künstlersozialkassa. Dieses Feld ist nur bei unseren Kunden in Deutschland aktiv.

17. Der Verkaufspreis berechnet sich automatisch aufgrund aller vorher getätigten Einstellungen. Wenn Sie die Checkbox „Manuell“ aktivieren, können Sie den Betrag händisch überschreiben.

18. Wenn Sie auf den Button „zeige Berechnung“ am Ende des Preis-Abschnitts klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie genau sehen, wie sich die im Hintergrund laufenden Berechnung des Verkaufspreises zusammensetzt. Zum Schließen des Fensters klicken Sie auf „Ok“.

Ein Bild, das Tisch enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

19. Sollten Sie Agenturvergütung verrechnen wollen, tragen Sie hier den Prozentsatz ein. Dieses Feld kann möglicherweise bereits eine Zahl enthalten (lesen Sie hierzu auch das (see also Kapitel „Stammdaten“, Unterkapitel „Kunden -Produkte – Konditionen). Wählen Sie aus dem Dropdownmenü daneben aus, welche Basis zur Errechnung der Agenturvergütung dienen soll. Für Fremdleistungen stehen hier die Optionen Gesamt VK, Brutto, Netto VK, Netto VK und Absolut zur Verfügung.

20. Die Mehrwertsteuer, die hier angegeben ist, wird standardmäßig von der vorher gewählten Belegart übernommen, welche in den Stammdaten definiert sind. Sie können die Standardeinstellung in der Checkbox deaktivieren, um andere Steuersätze aus dem Dropdownmenü zu wählen.

21. Checkbox „Pauschal“: Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie die Position als pauschal abrechenbare Leistung kennzeichnen wollen, die abhängig von der Belegart auf getrennte Aufwands- und Ertragskonten für Pauschalleistungen gebucht werden.

 

Wenn Sie alle Preisinformationen eingetragen haben, können Sie entweder gleich auf den Button „Speichern“ ganz oben Ihre Änderungen abspeichern oder Sie bearbeiten auch gleich die nächsten Abschnitte

Abschnitt „Taskinformation“

Der Abschnitt „Taskinformationen“ ist für das Projektmanagement wichtig und scheint nur auf, wenn das Projektmanagement in Leading JOB für Ihre Agentur freigeschalten wurde.

Die meisten Leistungsarten können gleichzeitig auch Tasks sein. Lesen Sie mehr, wie Sie taskbezogenen Daten einer Leistung verwenden, im Kapitel "Projekt- und Ressourcenmanagement".

 

Abschnitt „Layout“

In diesem Abschnitt können Sie das Layout einstellen, wie die Jobleistung in einem daraus generierten Kostenvoranschlags-, Lieferantenbestellungs- oder Ausgangsrechnungs-PDF dargestellt wird.

 

22. Sie können die Anzahl an leeren Zeilen vor und/oder nach der Leistung definieren, einen Seitenvorschub vor und/oder nach der Leistung einfügen.

23. Sie können wählen, ob die Leistung überhaupt angezeigt werden soll oder nur angezeigt werden soll wenn der Verkaufspreis nicht Null beträgt.

24. Sie wählen aus, wie Beschreibung (nächster Abschnitt) und Bezeichnung der Position angezeigt werden sollen.

25. Informationen zum Einzelpreis, Menge und Einheit bzw. Informationen über den Lieferanten können Sie auch wahlweise im Layout anzeigen oder weglassen.

26. Standardmäßig sind die Checkboxen „Leistungen anzeigen“, „Informationen über Lieferanten anzeigen“ und „Informationen über Lieferantenrechnung“ aktiviert. Sie können bei geänderten Einstellungen per Klick auf den Button „Standardeinstellungen“ alle Layoutoptionen wieder auf die Startkonfiguration zurücksetzen.

 

In den folgenden drei Abschnitten haben Sie die Möglichkeit, Texte für unterschiedliche Zwecke einzugeben.

Abschnitt „Taskbeschreibung“

27.  In dieses Textfeld tragen Sie eine interne Arbeitsbeschreibung (max 2.000 Zeichen) für Ihre KollegInnen ein, die dann den Task bearbeiten sollen.

 

Abschnitt „Beschreibung“

28.  In dieses Textfeld tragen Sie die Leistungsbeschreibung ein. Der Inhalt erscheint dann als Andrucktext auf einem Kostenvoranschlag oder auf einer Ausgangsrechnung, die an den Kunden weitergegeben werden.

 

Abschnitt „Notiz“

29. Dieses Textfeld dient ausschließlich der Weitergabe interner Informationen, z.B. Notizen von der Kundenberatung an den Einkauf oder an die Buchhaltung.

 

Abschnitt „Technischer Text“

30. Wenn es zu der Jobleistung einen technischen Text geben soll, können Sie die relevanten Informationen in diesem Abschnitt eintragen.

Wählen Sie dazu die entsprechende Vorlage, Sprache, Rubriken und Wert aus. Diese Daten können in den Stammdaten hinterlegt werden, die dann für einzelne Rubriken Standardauswahlen zulässt.

Beispiel: Rubrik „Format“ – Werte „A5/A6/A7“ wählbar, Rubrik „Farbe“ – Werte „sw/2c/4c“ wählbar, Rubrik „Beidseitig“ – Werte „Ja/Nein“, usw.

Mit dem Button „Zeige Zusammenfassung“ können Sie sich eine Zusammenfassung des technischen Textes anzeigen lassen.

 

Abschnitt „Info“

31. In diesem Abschnitt finden Sie neben den Informationen, wann und von wem die Position erstellt und bearbeitet wurde, auch den/die mit der Position verknüpften Kostenvoranschlag, Job, Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung.

Wenn Sie alle Optionen eingetragen bzw. geändert haben, vergessen Sie nicht, ganz oben im rechten Fenster auf den Button „speichern“ zu klicken, um alle Änderungen zu sichern. Oder Sie klicken auf „Abbrechen“ wenn Sie die vorgenommen Änderungen nicht sichern wollen.

Medialeistung anlegen & bearBeiten

1.    Zum Anlegen klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Medialeistung“.

2.    Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Position per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten.

 

Der Großteil der Optionen für das Anlegen und Änderung von Leistungen folgt bei allen Leistungsarten dem gleichen Schema (siehe Fremdleistung anlegen & bearbeiten). Dort wo sich Medialeistungen von anderen Leistungsarten unterscheiden, beschreiben wir die Optionen im Detail. Da wo sie deckungsgleich mit den anderen Leistungsarten sind, verweisen wir auf den entsprechenden Abschnitt im Handbuch.

 

Abschnitt Allgemein „Medialeistung“

Folgen Sie den Schritten 3 bis 7, wie sie im Kapitel Fremdleistung anlegen & bearbeiten beschrieben sind.

 

Abschnitt „Preis“

Folgen Sie den Schritten 8 bis 21 im Kapitel „Fremdleistung anlegen & bearbeiten.

ACHTUNG: Hier unterscheiden sich die Optionen der Medialeistung von den anderen Leistungsarten in den folgenden Punkten:

 

1.    Beim Einzelpreis können Sie statt der Einheit die Frequenz angeben. In dieses Feld geben Sie die Anzahl der Dispos für diese Medienkampagne ein.

2.    Zusätzlich gibt es bei Medialeistungen noch die Option „Rabatt“. Geben Sie hier einen möglichen Rabatt ein. Ist die Checkbox neben „%“ deaktiviert, so ist der eingetragene Betrag ein absoluter Betrag). Dieser wird in der Regel vom Lieferanten gewährt, abhängig vom bestellten Volumen. Der Betrag wird errechnet vom Einzelpreis, inkl. Vorsteuer (wenn Sie die Checkbox Vorsteuer aktiviert haben).

3.    Beim Feld „Agenturvergütung“ haben Sie bei Medialeistungen bei der Wahl der Basis, aufgrund derer die prozentuelle Berechnung erfolgt, andere Optionen. Hier stehen Brutto, Netto, Netto/Netto exkl. AA, Netto/Netto inkl. AA und Absolut zur Verfügung.

 

Alle weiteren Abschnitte, von „Taskinformation“ bis „Info“ sind deckungsgleich, folgen Sie dafür den Schritten 22 bis 30 im Kapitel „Fremdleistung anlegen & bearbeiten".

Eigenleistung anlegen & bearbeiten

1.    Zum Anlegen klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Eigenleistung“.

2.    Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Position per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten“.

Eine Eigenleistung kann nur bearbeitet werden, solange sie nicht in einer Ausgangsrechnung oder einem Ausgangsrechnungsentwurf ist

Der Großteil der Optionen für das Anlegen und Änderung von Leistungen folgt bei allen Leistungsarten dem gleichen Schema (siehe Fremdleistung anlegen & bearbeiten). Dort wo sich Eigenleistungen von anderen Leistungsarten unterscheiden, beschreiben wir die Optionen im Detail. Da wo sie deckungsgleich mit den anderen Leistungsarten sind, verweisen wir auf den entsprechenden Abschnitt im Handbuch.

Abschnitt Allgemein „Eigenleistung“

Folgen Sie den Schritten 3 bis 7, wie sie im Kapitel Fremdleistung anlegen & bearbeiten” beschrieben sind.

ACHTUNG: Bei Eigenleistungen fehlt klarerweise das Feld zu „Lieferant“.

 

Abschnitt „Preis“

Folgen Sie den Schritten 8 bis 21 im Kapitel „Fremdleistung anlegen & bearbeiten.

ACHTUNG: Da es sich im Unterschied zu Fremd- und Medialeistung um keine zugekauften Positionen handelt, gibt es im Preisabschnitt der Eigenleistungen keine Vorsteuer, Delcredere, Agenturprovision und Künstlersozialversicherung.

Alle weiteren Abschnitte, von „Taskinformation“ bis „Info“ sind deckungsgleich, folgen Sie für den Schritten 22 bis 30 im Kapitel "Fremdleistung anlegen & bearbeiten.

Stunden anlegen & bearbeiten

Zusätzlich zu den allgemeinen Anforderungen zur Anlage einer Stundenleistung (siehe Kapitel „Wie füge ich Leistungen einem Job hinzu?“) muss im Header des Jobs die Option „Stunden können erfasst werden“ im Abschnitt „Erweitert“ aktiviert sein.

Sie haben sowohl auf der Kopfebene eines Jobs, als auch auf Leistungsebene die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, ob Mitarbeiter bereits Zeiterfassungseinträge für eine, oder mehrere Stundenleistungen vorgenommen haben, indem Sie auf den Button "Gehe zu" im Button-Menü klicken. Die Anzahl der vorhandenen Stundeneinträge wird nach dem Text „Stunden verwalten“ in Klammern angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie automatisch zur Stundenverwaltung.

Hier auf Kopfebene eines Job, kombiniert für alle enthaltenen Stundenleistungen:

Und hier auf Leistungsebene, direkt für eine einzelne Stundenleistung:

1.    Zum Anlegen klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Stunden“.

 

2.     Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Position per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten“.

Abschnitt Allgemein „Stunden“

Folgen Sie den Schritten 3 bis 7, wie sie im Kapitel “Fremdleistung anlegen & bearbeiten“ beschrieben sind.

ACHTUNG: Bei Stundenleistungen fehlt klarerweise das Feld zu „Lieferant“

 

Abschnitt „Preis“

3.    Geben Sie bitte die Anzahl der geplanten Stunden im Feld „Budgetierte Stunden“ ein.

4.    Wählen Sie die Währung aus, in der die Stunden verrechnet werden sollen.

5.    Im Feld „Einzelpreis“ wird als Default der Stundensatz vorgeschlagen der in den Stammdaten, abhängig von der gewählten Belegart, als Standard hinterlegt wurde. Wenn Sie einen manuellen Stundenpreis eingeben wollen, deaktivieren Sie die Checkbox manuell.

6.    Im Feld „Mehrwertsteuer“ wird als Default der Steuersatz aus den Stammdaten verwendet. Um den Steuersatz manuell zu ändern, deaktivieren Sie die Checkbox „Standard“ und wählen Sie den entsprechenden aus der Dropdown-Liste aus.

7.    Sollen die budgetierten Stunden (und nicht die tatsächlichen, “detaillierten”) Stunden verrechnet werden so müssen die Checkbox „ist verrechenbar“ aktiviert sein. Klicken Sie dann auf den Button „Pauschal verrechnen".

 

Alle weiteren Abschnitte, von „Taskinformation“ bis „Info“ sind deckungsgleich, folgen Sie für den Schritten 22 bis 30 im Kapitel "Fremdleistung anlegen & bearbeiten.

Kosten anlegen & bearbeiten

Als Kosten werden in Leading JOB beispielsweise Spesen wie Taxirechnungen oder Bewirtung geführt. Sie sind eine spezielle Art von Fremdleistung, die jedoch nicht als Eingangsrechnung erfasst wird.

 

1.    Zum Anlegen klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Kosten.

2.    Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Leistung per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten“.

 

Abschnitt Allgemein „Kosten“

Folgen Sie den Schritten 3 bis 7, wie sie im Kapitel Fremdleistungen erstellen & bearbeiten” beschrieben sind.

ACHTUNG: Bei Kosten fehlt ebenfalls das Feld zu „Lieferant“.

 

Abschnitt “Preis”

Folgen Sie den Schritten 8 bis 21 im Kapitel “Fremdleistungen erstellen & bearbeiten“.

ACHTUNG: Hier unterscheiden sich die Optionen der Kosten-Leistung von den anderen Leistungsarten in den folgenden Punkten:

3.    Sie können eine Belegnummer manuell eingeben. Sollten Sie die Nummer bei der Neuanlage einer Kostenposition noch nicht wissen, lassen Sie das Feld leer und geben Sie die Nummer zu einem späteren Zeitpunkt ein.

4.    Als Belegdatum wird immer das aktuelle Datum vorgeschlagen. Dieses kann manuell geändert werden.

Es fehlen im Preisabschnitt der Kosten-Position Delcredere, Agenturprovision und Künstlersozialversicherung.

Alle weiteren Abschnitte, von „Taskinformation“ bis „Info“ sind deckungsgleich, folgen Sie für den Schritten 22 bis 30 im Kapitel “Fremdleistungen erstellen & bearbeiten".

Akonto anlegen & bearbeiten

Exkurs “Was ist ein Akonto?”

Eine Akonto-Rechnung ist eine Rechnung einer Agentur, basierend auf dem Budget einer Kampagne bzw. den geplanten Kosten. Da sich die Arbeit an einer Kampagne oft über Monate erstreckt, stellen Agenturen zwischenzeitlich eine oder mehrere  Rechnungen, um ihre Ausgaben decken zu können. Diese sogenannten Akonto-Rechnung werden oft monatlich in Höhe von 50 - 75% der geplanten Kosten gestellt Bei Abschluss der Kampagne wird dann die Differenz aus den Akonto-Zahlungen und der tatsächlichen Rechnungssumme beglichen.

Eine Akonto-Rechnung ist von einer Vorauszahlung zu unterscheiden, da sie auf budgetierten und nicht auf tatsächliche Kosten basiert.

 

1.    Zum Anlegen klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Akonto“.

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2.    Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Position per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten“.

 

Abschnitt Allgemein “Akonto”

Folgen Sie den Schritten 3 bis 7, wie sie im Kapitel Fremdleistungen erstellen & bearbeiten” beschrieben sind.

ACHTUNG: Bei Akonto fehlt ebenfalls das Feld zu „Lieferant“.

 

Abschnitt “Preis”

1.    Bitte geben Sie den Akonto-Betrag in das Eingabefeld ein. Für eine allfällige Agenturvergütung wählen Sie bitte die Leistungsart „Akonto-Spezial“.

 

2.    Wählen Sie die passende Währung aus.

 

3.    Wenn Sie die Agenturvergütung als einen Prozentsatz des Akontos angeben wollen, wählen Sie bitte im Dropdownfeld „Prozent“. Wenn Sie einen absoluten Betrag wollen, wählen Sie die Option „Absolut“.

  1. Die Standard – MwSt. die hier angegeben ist wird von der vorher gewählten Leistungskategorie genommen, die in den Stammdaten definiert sind. Um andere Steuersätze zu wählen, deaktivieren Sie diese Checkbox.

Alle weiteren Abschnitte, von „Taskinformation“ bis „Info“ sind deckungsgleich, folgen Sie für den Schritten 22 bis 30 im Kapitel “Fremdleistungen erstellen & bearbeiten".

Text anlegen & bearbeiten

Eine Text Position lässt sich variabel einsetzen: Entweder als Überschrift für Summenblöcke von Positionen, als Abtrennung für Abschnitte auf einem Kostenvoranschlag oder einer Ausgangsrechnung oder als Texterweiterung, falls man mit den 2000 Zeichen Positionsbeschreibung bei einer Eigen- oder Fremdleistung nicht auskommt.

 

1.    Zum Anlegen einer Textposition klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Text“.

2.    Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Position per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten“.

3.    Geben Sie im Abschnitt "Allgemein" einen Namen für die Textleistung ein. Das Leistungsdatum wird automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt.

ACHTUNG: Die Felder "Preis" und "Technischer Text" sind bei Textleistungen nicht verfügbar.

Alle weiteren Abschnitte, von „Taskinformation“ bis „Info“ sind deckungsgleich, folgen Sie für den Schritten 22 bis 30 im Kapitel “Fremdleistungen erstellen & bearbeiten".

Subtotale anlegen & bearbeiten

Eine Subtotale ist eine Summenposition, der andere Positionen manuell oder automatisch über die Belegart zur Summierung zugeordnet werden. Die darin enthaltenen Positionen können, müssen aber nicht auf einem Kostenvoranschlag oder einer Ausgangsrechnung angedruckt werden.

1.    Zum Anlegen klicken Sie im rechten Fenster auf „Neu“ und wählen Sie aus den Dropdown-Optionen „Subtotale.

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2.    Zum Bearbeiten wählen Sie im linken Fenster die Position per einfachen Mausklick aus und klicken Sie im rechten Fenster auf den Button „Bearbeiten“

 

Abschnitt „Summen

3.    Hier können Sie die Positionen wählen, aus denen die Summe der Subtotale gebildet werden soll. Klicken Sie dazu im linken Fenster „Verfügbar“ die betreffenden Positionen an und ziehen Sie per Drag&Drop ins rechte Fenster „Zugewiesen“. So können Sie auch wieder Positionen von der Berechnung der Subtotale abziehen, indem Sie sie wieder zurück ins Feld „Verfügbar“ schieben.

4.    Eine zweite Möglichkeit, Leistungen in eine neue Subtotale zu übernehmen, besteht darin, sie zunächst in der Leistungsübersicht auszuwählen, dann auf die Schaltfläche "Neu" und anschließend auf "Subtotale" zu klicken. Ihre Auswahl wurde automatisch in die neue Subtotale übernommen, eine weitere manuelle Zuordnung der Leistungen ist nicht mehr nötig.

Bei der Leistungsart „Subtotale“ gibt es keinen Abschnitt zu „Preis“, „Taskinformationen“, „Taskbeschreibung“ und „Technischer Text“.

5.    Über den Button „Summen automatisch generieren“ finden Sie eine dritte Möglichkeit, Leistungen in Subtotalen zu gruppieren.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie wählen können, welche Leistungsarten Sie in die Subtotale aufnehmen wollen, ob Sie nach Belegarten oder nach Beleggruppen summieren wollen, wie die Summenzeile in der Leistungsübersicht und im Druck-PDF angezeigt wird und noch weitere Layoutmöglichkeiten. Über den Button „Summenzeilen entfernen“ können Sie hier jede Subtotale, egal auf welche der drei Arten Sie sie angelegt haben, auch wieder löschen.

 

6.    Wenn Sie eine Subtotale angelegt haben, können Sie in der Leistungsübersicht daraufklicken und es werden die darin enthaltenen Leistungen ebenfalls hervorgehoben:

Welche anderen Optionen gibt es in der Leistungsverwaltung?

Was ist die Leistungsübersicht?

In der Übersichtsseite können Sie in der Leistungsliste hin- und herscrollen, beliebig die Breite der Spalten bearbeiten, nach Ihren Bedürfnissen die Breite des Fensters selbst festlegen, alles per Mausklick und ziehe.

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Sie bestimmen, welche Informationen Ihnen angezeigt werden. Mittels Mausklick auf den Spaltentitel und verschieben bei gedrückter Maustaste können Sie alle Spalten verschieben. Wie Sie neue Spalten hinzufügen und andere löschen und die Liste filtern oder sortieren, lesen Sie weiter unten im Detail nach.

Wie verwende ich das Buttonmenü in der Leistungsübersicht?

Im Buttonmenü in der Leistungsübersicht finden Sie Shortcuts zu den häufigsten Funktionen, die Sie in der täglichen Arbeit in Ihrer Agentur benötigen.

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Button „Automatisches Sortieren“: Klicken Sie hier, um die Art der Sortierung der Positionen zu ändern. Sie können wählen zwischen dem Sortieren nach Leistungskategorie und Leistungsgruppe.

 

Buttons „Ebene höher/tiefer setzen“: Mit diesem Button können sie die Ordnungsnummern (1, 1.1, 1.2, etc) der Jobpositionen mit einem Klick eine Ebene höher oder tiefer setzen.

 

Button „Leistungen aus Vorlage einfügen“: Wie Sie eine Leistung aus einer Vorlage hinzufügen, haben wir Ihnen bereits im Kapitel „Wie füge ich eine Leistung zu einem Job hinzu? erklärt.

 

Button „Kopieren“: Bei Klick auf diesen Button öffnet sich eine Listbox mit drei Optionen. Damit können Sie die ausgewählte Position in diesen Job duplizieren, in einen anderen Job kopieren oder in einen Kostenvoranschlag kopieren. Mehr dazu finden Sie in den entsprechenden Kapiteln weiter unten.

 

Button „Umbuchen“: Per Klick auf diesen Button können Sie die ausgewählte Position auf einen andern Kunden Produkt, Kampagne oder Job umbuchen und dabei auch gleich die Verrechenbarkeit und die Belegart änden. Mehr dazu finden Sie in den entsprechenden Kapiteln weiter unten.

Button „Layout definieren“: Per Klick auf diesen Button gelangen Sie zu einem Popupfenster, in dem Ihnen die gleichen Layoutoptionen für Lieferantenbestellungs- und Ausgangsrechnungs-PDFs zur Verfügung stehen, wie im Abschnitt Layout im rechten Fenster.

Button „Bestellung erzeugen“: Dieser Button ist nur bei Fremdleistungen sichtbar, aus denen eine Bestellung erzeugt werden kann. Wie das genau funktioniert, lesen Sie im Kapitel “Lieferantenbestellung aus einer Jobleistung erzeugen.

 

Button „Gehe zu“: Je nach Art der Position gelangen Sie hier zu verschiedenen, mit der jeweiligen Position verbundenen Punkten in Leading JOB. Bei Stunden gelangen Sie zur Stundenerfassung Verwaltung, bei Fremdleistungen gelangen Sie zum Eingangsrechnungsmodul, Ausgangsrechnungsmodul, usw.

 

Button „Summen automatisch generieren“: Bei Klick auf diesen Button können Sie eine Subtotale als neue Leistungsposition anlegen & bearbeiten. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen im Subkapitel „Subtotale anlegen &bearbeiten“.

 

Weiter geht es mit den Menübuttons in der rechten oberen Ecke des Übersichtsfensters

 

Buttons „Manuelles Sortieren/Drucksortierung“: Hier können sie einstellen, wie Sie die Übersichtsliste der Leistungen anzeigen wollen. Entweder nach dem Alphabet sortiert oder nach der Reihenfolge, in der sie in Lieferantenbestellungs- oder Ausgangsrechnungs-PDF erscheinen. Zudem können Sie in der manuellen Sortierung auch jede Spalte filtern, in dem Sie in das Eingabefeld Buchstaben bzw. Zahlen eingeben.

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Button „Standardoptionen“: Hier öffnet sich bei Klick eine Listbox mit vielen Optionen zu Layout, Filter und Export.

1.    Alles markieren: Damit markieren Sie alle Zeilen der Übersichtsliste. Das ist praktisch, wenn Sie danach einen Befehl ausführen, der für multiple Auswahl geeignet ist, wie z.B. im Modul Job, wenn Sie aus allen markierten Jobs Ausgangsrechnungsentwürfe erstellen wollen.

2.    Alle Filter löschen: Setzt alle gesetzten Filter außer Kraft. Das ist praktisch, wenn Sie nach einem bestimmten Eintrag in der Übersichtsliste suchen, ihn aber aufgrund eines gesetzten (und vergessenen Filters) nicht mehr finden.

3.    Bei Klick auf "Spalten hinzufügen/entfernen" öffnet sich ein Fenster mit allen verfügbaren Spalten. Aktivieren/Deaktivieren Sie die Checkboxen, um Spalten zu Ihrer Liste hinzuzufügen/zu entfernen. Klicken Sie dann auf „Speichern“.

 

Sie können jede Spalte dem längsten Eintrag anpassen, indem Sie auf die Grenzlinie zwischen den Spalten klicken und diese manuell anpassen. Zum Zurücksetzen der Breitenänderungen genügt ein Klick auf die Option „Alle Spaltenbreiten anpassen“ und alle Spalten werden auf die ursprüngliche Breite zurückgesetzt.

Sie können die Position jeder Spalte auch per Drag&Drop verschieben.

4.    Standardlayout laden: Ladet das für alle Mitarbeiter als Standard definierte Layout für die Positionsübersicht

5.    Als Standardlayout für alle Mitarbeiter speichern: Speichert die vorgenommenen Änderungen als Standardlayout. Nur mit dem entsprechenden Benutzerrecht möglich.

6.    Export nach Excel: Exportiert alle Einträge der Übersichtsseite in eine Exceldatei, die in Ihrem Download-Ordner abgespeichert wird.

 

Button „Tabelle aktualisieren“: Damit alle Veränderungen, die andere MitarbeiterInnen in der Zwischenzeit in Jobs oder Leistungen durchgeführt haben, auch in der Übersicht zum Tragen kommen, klicken Sie auf diesen Button.

 

Wie kopiere ich eine Jobleistung?

Sie können Positionen eines Jobs von einem Job zu einem anderen ganz schnell kopieren oder umbuchen.

Um eine Position zu kopieren, markieren Sie die gewünschten Positionen und klicken Sie auf den Kopier-Button. Wählen Sie aus den drei Optionen der Listbox die passende aus.

  1. In diesem Jop kopieren: Hier reicht ein Klick und die Position ist im Job ein zweites Mal angelegt.
  2. In anderen Job kopieren: Bei Klick auf diese Option öffnet sich ein Fenster, in dem sie Kunde, Produkt, Kampagne und Job auswählen können, in den die Position kopiert werden soll. Sie können auch direkt über die Job-Nummer im Feld "Suche nach" suchen. Die manuelle Eingabe einer Job-Nummer überschreibt die Auswahl, die Sie in den Feldern darunter getroffen haben. Klicken Sie auf „Erstellen“ um den Vorgang abzuschließen. Eine Bestätigungsmeldung im rechten oberen Eck wird kurz eingeblendet.

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  1. In Kostenvoranschlag kopieren: Sie können eine existierende Position in einem Job auch in einen Kostenvoranschlag hineinkopieren Bei Klick auf diese Option öffnet sich ein Fenster, in dem sie Kunde, Produkt, Kampagne und Kostenvoranschlag auswählen können, in den die Position kopiert werden soll. Klicken Sie auf „Kopieren“ um den Vorgang abzuschließen. Eine Bestätigungsmeldung im rechten oberen Eck wird kurz eingeblendet.

Wie buche ich eine Jobleistung um?

Mit der Funktion „Umbuchen“ können Sie eine Position von einem Job in einen anderen verschieben, ohne kopieren und dann löschen zu müssen.

ACHTUNG: Das Umbuchen von Fremdleistungen erzeugt einen Buchhaltungs-Änderungs-Datensatz, wenn es bereits eine freigegeben Eingangsrechnung dazu gibt. Positionen, die bereits mit einer Ausgangsrechnung verrechnet wurden, können nur umgebucht werden, wenn vorher die AR storniert wurde.

  1. Klicken Sie auf den Umbuchen-Button . Im Fenster, das sich geöffnet hat, können Sie Verrechenbarkeit und Leistungskategorie ändern.

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  1. Um die Infos zu Kunde, Produkt, Kampagne und Job zu ändern, klicken Sie auf den Button „Ändern“. Ein zweites Eingabefenster öffnet sich, in dem Sie mittels Dropdownfelder alle Angaben auswählen können. Oder Sie geben direkt die Jobnummer im Feld „Suche nach“ ein. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, werden Ihnen nur die Jobs angezeigt, die Ihnen auch zugeordnet sind. Klicken Sie auf „Erstellen.

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  1. Vor dem Umbuchen können Sie kontrollieren, ob die Leistung auch nach Ihren Vorgaben umgebucht werden kann. Klicken Sie dazu auf den Button „Auswahl testen“. Wenn alles passt, erhalten Sie die Meldung „Test: 1 Leistung kann umgebucht werden“. Bestätigen Sie mit „Ok“.

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  1. Um die Umbuchung fertigzustellen, klicken Sie auf den Button „Umbuchen“.
  2. Um das Fenster zu schließen, ohne die Änderungen zu speichern, betätigen Sie „Abbrechen“.

 

Wie erstelle ich eine Lieferantenbestellung aus einer Jobleistung?

Aus der Leistungsübersicht können Sie direkt eine Bestellung für Ihren Lieferanten erstellen.

 

  1.  Markieren Sie eine Fremd- oder Medialeistung und klicken Sie auf den Button „Bestellung erzeugen“. Ein Fenster mit der Meldung „Lieferantenbestellung XY erfolgreich erstellt“ erscheint.

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  1. Klicken Sie auf den blau hinterlegten Text „Wechsle zu Lieferantenbestellung“, um im Lieferantenbestellungsmodul zur gerade erzeugten Bestellung zu springen.

 

Welche weiteren Optionen sind in der Jobverwaltung nützlich?

Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie einen Job anlegen und Positionen dazu erstellen.- Was können Sie im Jobmodul sonst noch alles tun? Kommen Sie, wir nehmen Sie mit auf einen kurzen Rundgang zu den Shortcuts des Jobmoduls.

Was ist die Jobübersicht?

In der Übersichtsseite können Sie in der Jobliste hin- und herscrollen, beliebig die Breite der Spalten bearbeiten, nach Ihren Bedürfnissen die Breite des Fensters selber festlegen, alles per Mausklick und ziehen. Sobald Sie einmal den Mittelbalken zwischen linkem und rechtem Fenster verschoben haben, wird dies als Einstellung übernommen und beim nächsten Einstieg in die Jobübersicht genau so dargestellt.

Sie bestimmen, welche Informationen Ihnen angezeigt werden. Mittels Mausklick auf den Spaltentitel und verschieben bei gedrückter Maustaste können Sie alle Spalten verschieben. Wie Sie neue Spalten hinzufügen und andere löschen und die Liste filtern oder sortieren, lesen Sie im Kapitel „Was ist die Leistungsübersicht?“.

 

Wie nutze ich das Buttonmenü in der Jobübersicht?

Wenn Sie in der Übersichtsliste einen Job anklicken, können Sie aus vielen Shortcuts wählen, die wir für Sie übersichtlich links oben als Buttonmenü angeordnet haben:

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Button „Leistungen“: Hier gelangen Sie zu der Leistungsübersicht, in der alle Positionen des gewählten Jobs enthalten sind. Entspricht dem Doppelklick auf den Job in der Jobübersicht.

 

Button „Gehe zu“: Bei Klick auf diesen Button öffnet sich eine Listbox mit fünf Optionen, die jeweils zum ausgewählten Job den passenden Einsprungpunkt in den anderen Modulen anzeigen.

So gelangen Sie mit einem Klick zu den passenden Einträgen in den Modulen Kostenvoranschlag, Eingangsrechnung, Lieferantenbestellung, Ausgangsrechnungsentwurf und Ausgangsrechnung. Die verfügbaren Optionen hängen von den Rechten ab, die Ihnen im System zugewiesen sind.

Button „Statusverwaltung“: Klicken Sie hier, wenn Sie den Status des Jobs bearbeiten oder die Bearbeitungshistorie sehen wollen. Hier können Sie Statusänderungen auch mit Kommentaren versehen und statusrelevante Dokumente hinzufügen.

 

Button „Dokumente“: Dieser Button führt Sie zu den mit diesem Job verknüpften Dokumenten. Hier können Sie auch neue Dokumente hinzufügen. Lesen Sie mehr darüber im folgenden Unterkapitel „Wie füge ich Dokumente einem Job hinzu?“

 

Button “Kostenvoranschlag erzeugen”: Lesen Sie im entsprechenden Unterkapitel “Wie erzeuge ich einen Kostenvoranschlag?“ nach, wie Sie diesen Button einsetzen.

 

Button „Rechnungsentwurf vorbereiten“: Lesen Sie im entsprechenden Unterkapitel “Wie erstelle ich einen Ausgangsrechnungsentwurf aus einem Job?“ nach, wie Sie diesen Button einsetzen.

 

Button „Gantt Chart“: Bei Klick auf diesen Button gelangen Sie zur Projektmanagementansicht des ausgewählten Jobs.

 

Button „Nachrichten“: Bei Klick auf diesen Button gelangen Sie in das Kommunikations-Modul, wo Sie alle Nachrichten, die zu diesem Job geschrieben wurden, vorfinden.

 

Auf der rechten oberen Seite des Übersichtsfensters finden Sie zwei weitere Buttons.

 

Die Schaltfläche "Weitere Aktionen" führt zu einer Dropdown-Liste mit drei Optionen:

·      Verantwortliche ändern": Klicken Sie hier, um direkt zu dem Popup-Fenster zu gelangen, in dem Sie die MitarbeiterInnen, die dem Job zugewiesen sind, ändern können. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie die Verantwortlichkeiten für mehrere Jobs gleichzeitig ändern möchten.

·      Job duplizieren

·      Als Vorlage speichern

 

Auf der rechten oberen Seite des Übersichtsfensters finden Sie zwei weitere Buttons.

Button „Standardoptionen“: Hier stehen Ihnen in der Jobübersicht die gleichen Optionen zur Verfügung wie in der Leistungsübersicht. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel „Was ist die Leistungsübersicht?“.

Zusätzlich gibt es bei der Jobübersicht drei Standardoptionen zum Layout der Jobtabelle dazu:

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  1. Layout laden: Wählen Sie aus einer Liste von Ihnen gespeicherter Tabellenlayouts das passende aus.

2.    Layout speichern: Wenn Sie mit dem Layout (Spalten, Spaltenbreite, Spaltenreihenfolge) zufrieden sind, können Sie es für sich individuell speichern.

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3.    Layout löschen: Löschen Sie eines oder mehrere der von Ihnen angelegten Layouts.

 

Button „Tabelle aktualisieren“: Damit alle Veränderungen, die Sie in den Optionen eines Jobs durchgeführt haben, auch in der Jobübersicht zum Tragen kommen, klicken Sie auf diesen Button.

Wie füge ich Dokumente einem Job hinzu?

Sie können Dokumente auch auf der Ebene des Jobs hinzufügen, nicht nur auf der Ebene der Leistung.

  1. Wählen Sie einen Job, dem Sie ein Dokument hinzufügen wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumente".
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Dokumente sehen können, die dem Job bereits hinzugefügt wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Dokument laden".

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  1. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie einen beliebigen Dateityp (Word, PDF, Bilddateien usw.) per Drag & Drop in das dafür vorgesehene Feld ziehen können. Der Titel wird standardmäßig aus dem Dateinamen übernommen, Sie können ihn aber auch manuell ändern. Geben Sie beliebige Zusatzinformationen in das Feld "Dokumentbeschreibung" ein.

4.    Entscheiden Sie, in welcher Auflösung die hochgeladene Datei gespeichert werden soll (niedrig, mittel oder hoch". Klicken Sie dann auf "Dokument speichern", um das Dokument zu dem Job hinzuzufügen. Klicken Sie auf das "x", um das Formular zu leeren, oder auf die Pfeiltaste, um zur Jobübersicht zurückzukehren, ohne ein neues Dokument hinzuzufügen.

5.    Wenn Sie ein hochgeladenes Dokument ändern möchten, können Sie das tun, indem Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren" klicken.”.

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Wie erstelle ich einen Kostenvoranschlag aus einem Job?

Aus der Jobübersicht können Sie aus jedem Job direkt einen Kostenvoranschlag für Ihren Kunden erstellen.

 

  1. Markieren Sie einen Job und klicken Sie auf den Button „Kostenvoranschlag erzeugen“.

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2.    Ein Fenster mit der Meldung „Kostenvorschlag XY erfolgreich erstellt“ erscheint. Klicken Sie auf den blau hinterlegten Text „Wechsle zu Kostenvoranschlag“, um im Kostenvoranschlag-Modul zum gerade erzeugten KV zu springen. Klicken Sie auf „Ok“ um im Job-Modul zu bleiben.

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3.    Wie Sie den erzeugten KV bearbeiten können, lesen Sie im "Kapitel „Kostenvoranschlag“ nach.

Wie erstelle ich einen Ausgangsrechnungsentwurf aus einem Job?

Aus der Jobübersicht können Sie aus jedem Job direkt einen Rechnungsentwurf vorbereiten.

  1. Markieren Sie einen Job und klicken Sie auf den Button „Rechnungsentwurf vorbereiten“.

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2.    Ein Fenster erscheint, in dem Sie auswählen können, ob nur Fremdleistungen berücksichtig werden sollen, zu denen es bereits vorhandene (freigegebene) Eingangsrechnungen gibt. Soll es weiterhin möglich sein, Stunden für diesen Job zu erfassen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox. Klicken Sie dann auf „Rechnungsentwurf erstellen“.

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  1. Ein Fenster mit der Meldung „Rechnungsentwurf XY erfolgreich erstellt“ erscheint.

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  1. Klicken Sie auf den blau hinterlegten Text „Wechsle zu Rechnungsentwürfe“, um im Kostenvoranschlag-Modul zum gerade erzeugten KV zu springen. Klicken Sie auf „Ok“ um im Job-Modul zu bleiben.
  2. Wie Sie den erzeugten KV bearbeiten können, lesen Sie im Kapitel “Kostenvoranschlag“ nach.

Wie dupliziere ich einen Job?

Um schnell einen neuen Job anzulegen, können Sie auch jeden beliebigen Job kopieren und dann an den neuen Kundenauftrag anpassen.

 

  1. Markieren Sie den Job, den Sie kopieren wollen und klicken Sie auf den Button „Mehr Aktionen“. Wählen Sie die Option „Job duplizieren“.

  1. Ein Fenster erscheint, in dem Sie Kunden, Produkt und Kampagne auswählen können.

3.    Klicken Sie auf „Erstellen“. Alle Positionen und Ihre Beträge werden dupliziert und ein neuer Job erscheint in Ihrer Jobübersichtsliste. Dieser Job hat dann die Variationsnummer in Klammer neben der Job – Beschreibung, z.B. Winterkatalog (2) – “2” bedeutet die erste Kopie des Jobs “Winterkatalog”.

Wie speichere ich einen Job als Vorlage?

Bei Jobs, die oft in der gleichen Form in Ihrer Agentur vorkommen, macht es Sinn, diese gleich als Vorlage abzuspeichern.

 

  1. Markieren Sie den Job, den Sie als Vorlage speichern wollen und klicken Sie auf den Button „Mehr Aktionen“. Wählen Sie die Option „Als Vorlage speichern“ aus.

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  1. Ein Fenster erscheint. Hier können Sie eine bestehende Vorlagen–Gruppe aus dem Dropdownfeld „In Gruppe“ wählen.
  2. Geben Sie im Feld „Bezeichnung“ einen Namen für Ihre neue Vorlage ein. Unter diesem Namen erscheint die Vorlage dann auch in der Liste, aus der Sie eine Vorlage auswählen können
  3. Der Matchcode basiert auf der Eingabe im Feld „Bezeichnung“, wobei Sie dies manuell überschreiben können.
  4. Klicken Sie auf „Template erstellen“ um die Vorlage zu speichern.

Wie arbeite ich mit dem Statusmanagement eines Jobs?

Der aktuelle Status eines Jobs wird in der gelben Kopfleiste der Übersichtsliste der Leistungen angezeigt.

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Über den Button „Statusverwaltung“  gelangen Sie direkt zu einem Dialogfenster, in dem alle bisherigen Statusänderungen dargestellt werden. So können Sie immer nachvollziehen, welche/r MitarbeiterIn wann und warum den Status eines Jobs geändert hat.

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  1. Um den Status des Jobs zu verändern, klicken Sie auf den Button „Status ändern“. Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie Status ändern, Dokumente hinzufügen und Kommentare eintragen können.

2.     Wählen Sie im Dropdownfeld „Status“ eine der acht Optionen, die den Status des Jobs beschreiben: eröffnet, autorisiert, gesperrt, halbfertig, fertig abgeschlossen, inaktiv, reorganisierbar.

Die meisten Statusoptionen sind rein informativ, z.B. signalisiert „autorisiert“ bei größeren Agenturen dem Einkauf, dass die Fremdleistungen nun angefragt, bzw. beauftragt werden können.

Bei Setzen des Status „Abgeschlossen“ wird überprüft, ob es noch verrechenbare Leistungen ohne Ausgangsrechnung, bzw. Fremdleistungen ohne freigegebene Eingangsrechnung am Job gibt.

 

  1. Bevor Sie den geänderten Status speichern, können Sie testen ob die gewählte Option auch möglich ist. Klicken Sie dazu auf den Button „Test“ in der rechten unteren Ecke. Falls eine Statusänderung nicht möglich ist, weil z.-B. eine externe Leistung noch keinen Eingangsrechnung besitzt und Sie den Job aber abschließen wollten, bekommen Sie eine Fehlermeldung dazu:

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  1. Dokumente jeder Art können Sie im Feld „Dokumente“ per Drag&Drop hinzufügen und wieder entfernen.

  1. Notizen für Sie selbst und Ihre KollegInnen, die ebenfalls an dem Job arbeiten, können Sie im Textfeld „Kommentar“ ganz unten eingeben und formatieren.

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  1. Wenn Sie nur ein Dokument oder einen Kommentar hinzufügen wollen, können Sie auch direkt oben im Buttonmenü auf „Kommentar hinzufügen“ klicken.

7.    Haben Sie den Status geändert und alle nötigen Dokumente und Kommentare hinzugefügt, klicken Sie auf „Speichern“ um Ihre Änderungen zu speichern.

  1. Sie können die Statushistorie auch für den Gebrauch außerhalb von Leading JOB speichern, indem sie auf den Button „Exportieren“ klicken. Eine Exceldatei wird in Ihrem Download-Ordner gespeichert.
  2. Es kann sein, dass KollegInnen gleichzeitig mit Ihnen am Job arbeiten. Um auch im geöffneten Dialogfenster immer den aktuellsten Status angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf den Button „Aktualisieren“ im Buttonmenü.
  3. Klicken Sie auf „Schließen“ um das Dialogfenster zum Jobstatus zu beenden.

Wie verwende ich die unterschiedlichen Verbindungsarten zwischen Jobs und Kostenvoranschlägen?

Grundlegende Informationen zu den verschiedenen Verbindungsarten

Es gibt drei Verbindungsarten zwischen Jobs und Kostenvoranschlägen. Unabhängig, synchronisiert und identisch. Jede Variante hat unterschiedliche Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Leading JOB die Verbindung zwischen Kostenvoranschlägen und ihren verbundenen Jobs regelt.

Die Verbindungsart kann für den ausgewählten Job im rechten Fenster des Job-Moduls im Abschnitt „Erweitert“ verändert werden.

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Sie können zwischen folgende Verbindungsarten wählen:

·       Unabhängig: Job und Kostenvoranschlag sind ausschließlich auf Kopfebene verbunden – es gibt keine direkte Verbindung zwischen den Leistungen eines Jobs und jenen eines verbundenen Kostenvoranschlags.

·       Synchronisiert: Die Leistunge eines Jobs sind mit den Leistungen eines (genehmigten) Kostenvoranschlags verknüpft. Sobald ein Kostenvoranschlag genehmigt wird (unabhängig davon, ob die Genehmigung durch den Kunden oder intern erfolgt) wird jede KVA-Leistung in den Job kopiert und bleibt mit der dazugehörigen Jobleistung dauerhaft verknüpft. Es ist möglich, mehrere KVA’s mit einem Job zu verknüpfen, es können aber nicht mehrere Jobs mit einem KVA verknüpft werden. Es ist daher möglich zusätzliche Leistungen am Job zu generieren. Als Resultat dieses Verbindungstyps sind Ausgangsrechnung und Kostenvoranschlag meist annähernd identisch.

·      Identisch: Diese Verbindungsart hat ähnliche Auswirkungen wie ‚synchronisiert‘, jedoch wird die Verbindung nochmals restriktiver behandelt. Wenn die Verbindungsart ‚identisch‘ gewählt wird, ist es nicht mehr möglich, zusätzliche Leistungen am Job zu generieren, bzw. weitere Kostenvoranschläge zu verbinden. Als Resultat dieses Verbindungstyps sind Ausgangsrechnung und Kostenvoranschlag identisch (ein Job = ein Kostenvoranschlag = eine Ausgangsrechnung).

Wie arbeite ich mit synchronisierten Kostenvoranschlägen?

Die Verbindungsarten können im rechten Fenster im Jobmodul gesetzt werden. Solange ein Kostenvoranschlag nicht mit einem Job verbunden ist, hat der Kostenvoranschlag keinen Verbindungstyp. Sobald der Kostenvoranschlag mit einem Job verknüpft wird (auch bei manueller Verknüpfung) hat dieser automatisch den am Job eingetragenen Verbindungstyp.

Das nachfolgende Beispiel basiert auf der Verwendung des Verbindungstyps „synchronisiert“, der wohl am meisten genutzte Variante der Job-KVA-Verbindung

  1. Wenn sie einen neuen Job anlegen, so finden sich im Abschnitt „Erweitert“ im rechten Fenster die folgenden drei Auswahlfelder:

       Job-Kostenvoranschlag: Optionen „Unabhängig“, „Synchronisiert“ oder „Identisch“.

       Verrechnen nach: Optionen „Von der Kampagne übernommen“ (default), „Job“ oder „KV“.

      Verrechnen nach (bei Einkauf): Optionen „Von der Kampagne übernommen“ (default), „Job“, „ER“ oder „KV“.

Ein Bild, das Text enthält.

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Wenn Sie den Verbindungstyp ‚Identisch‘ gewählt haben, ist es nur am Kostenvoranschlag möglich, Leistungen zu erstellen. Der KV muss dabei direkt aus dem Job kreiert werden.

  1. Nachdem Sie den Job gespeichert haben, können Sie in der Übersichtliste des Job-Moduls eine Spalte hinzufügen, in der die Verbindungsarten der angezeigten Jobs ersichtlich sind. Klicken Sie dazu auf „Standardoptionen“ und „Spalten hinzufügen/entfernen“ und haken Sie die entsprechende Checkbox an.

Ein Bild, das Text enthält.

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Sortieren Sie die Liste nach der neuen Spalte. So behalten Sie die Übersicht über die Verbindungsarten der angezeigten Jobs behalten.

  1. Um einen Kostenvoranschlag aus einem Job zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Kostenvoranschlag erzeugen“. Ein Fenster mit der Meldung „Kostenvorschlag XY erfolgreich erstellt“ erscheint

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  1. Klicken Sie auf „Wechsle zu Kostenvoranschlag“, um zu Ihrem neuen Kostenvoranschlag zu springen.
  2. Von diesem Punkt können Sie mit dem Kostenvoranschlag weiterarbeiten wie gewohnt (Leistungen/Positionen generieren, drucken, versenden, Varianten erstellen, etc.) bis zur Genehmigung des KVA’s über die Statusverwaltung. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel “Kostenvoranschlag”.

6.    Wenn der Kostenvoranschlag nun über die Statusverwaltung genehmigt wird, erscheint das Fenster „Zugeordneten Job anpassen“. Wenn als Verbindungstyp „synchronisiert“ oder „identisch“ verwendet wird, so ist die Checkbox „Leistungen in zugeordneten Job kopieren“ angehakt.

  1. Die genehmigten Leistungen aus dem Kostenvoranschlag werden nun automatisch in den zugeordneten Job kopiert und bleiben auch auf Leistungssebene miteinander verbunden.

In der Liste der Jobleistungen wird es zwar möglich sein, Änderungen an den Leistungen vorzunehmen, es ist aber nicht mehr möglich, eine im KVA genehmigte Leistung zu löschen.

  1. Sofern ein Kostenvoranschlag storniert wird, bzw. die Genehmigung aufgehoben wird, werden die verbundenen Leistungen automatisch aus dem dazugehörigen Job entfern.

Wenn eine Leistung im Job aus einem bestimmten Grund nicht gelöscht werden kann (ER existiert bereits, AR existiert bereits, Job ist geschlossen, etc.), so wird es auch nicht möglich sein, die Leistung umzubuchen, den verbundenen KVA zu stornieren, oder die Genehmigung zurückzusetzen. Es erscheint eine entsprechende Warnmeldung. In diesem Fall ist es nötig, zuerst die ER und/oder die AR zu stornieren, bzw. den Job wieder zu öffnen.

 

  1. Und so bestimmen Sie die Verrechnungsart der Leistungen: Markieren Sie die zu verrechnende Position. Im rechten Fenster unter dem Abschnitt „Preis“ wählen Sie die passende Option „Wie im Job angegeben“, „Mit den Job-Werten“ oder „Mit den Kostenvoranschlags-Werten“. Bei Fremdleistungen scheint noch zusätzlich die Option „Mit den eingangsrechnungs-Werten“ auf.

Fahren Sie nun mit der Erstellung eines Rechnungsentwurfs fort. Lesen sie mehr dazu im Kapitel „Ausgangsrechnungsentwurf".

 

Wir erinnern an dieser Stelle an die unterschiedlichen Verbindungsarten ‚unabhängig‘, ‚synchronisiert‘ und ‚identisch‘. Wenn ‚identisch’ gewählt wurde, so gleicht der erstellte Rechnungsentwurf dem genehmigten KV (abgesehen von einem Spezialfall bei Fremdleistungen, sofern das Splitten von Leistungen bei ihnen aktiv ist, und im Zuge der Erfassung von Eingangsrechnungen zu einer Leistung auch angewandt wurde – siehe hierzu auch das nächste Kapitel „Splitten von Leistungen in der Eingangsrechnung“).

 

Wie splitte ich Leistungen in einer Eingangsrechnung bei synchronisierten & identischen Kostenvoranschlägen?

Auch bei einer synchronisierten und identischen Verbindung zwischen genehmigtem Kostenvoranschlag und Eingangsrechnung haben Sie die Möglichkeit zum Splitten von Fremd- und Medialeistungen.

Let us show you how with this example:

Eine Fremdleistung über € 5.000,- wurde ursprünglich mit Kostenvoranschlag angeboten und auch exakt so vom Kunden genehmigt. Die Leistung wurde auch mit diesem Wert in den Job kopiert.

Der Lieferant übermittelt aber im ersten Schritt nur einen Teil der Lieferung mit einem Wert von € 2.000,-.

Leading JOB stellt nun bei der Änderung des Preises in der Eingangsrechnung die Frage, ob für den verbliebenen Rest (in unserem Beispiel € 3.000,-) eine Leistung mit der Differenzsumme am Job angelegt werden soll.

Diese „neue“ Leistung hat nun exakt die gleiche Verbindung zur originalen Position im Kostenvoranschlag.

Wenn der Lieferant den zweiten Teil übermittelt (€ 3.000,-), so kann diese Lewistung mit einer neuen Eingangsrechnung erfasst und verbunden werden – beide Jobleistungen (€ 2.000,- & € 3.000,-) sind nun mit der Original-Leistung im Kostenvoranschlag (€ 5.000,-) verbunden.

Sie können nun einen Rechnungsentwurf generieren. Legen Sie zuerst fest, nach welchen Werten Sie die einzelnen Leistungen verrechnen wollen. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:

·      Beide Leistungen andrucken, die aus dem Job als Teilung aus der Eingangsrechnung entstanden sind. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn Sie ihrem Kunden die dazugehörigen Original-Eingangsrechnungen mitschicken wollen.

·      Für beide Leistungen eine Subtotale bilden und nur diese andrucken. So behalten Sie das Bild des originalen Kostenvoranschlages bei.

Wie verwende ich Aufträge bei synchronisierten und identischen Kostenvoranschlägen?

Bei der Verwendung von Aufträgen und Anfragen mit Kostenvoranschlägen haben synchronen und identischen Verbindungen folgende Auswirkung beim Ablauf:

·       Anfragen und Aufträge können nur aus den Leistungen im Kostenvoranschlag generiert werden, bevor der KV vom Kunden oder intern genehmigt wurde.

·      Bestehende Leistungen in Aufträgen können nur in den Kostenvoranschlag kopiert werden, bevor der KVA gedruckt/versandt wird

Ursache hierfür ist, dass Leading JOB bei restriktiver Verbindung (synchronisiert oder identisch) die Neuanlage von Positionen, bzw. auch zusätzlicher Kostenvoranschläge zum Teil unterbindet

Beim Splitten von Eingangsrechnungen können Leistungen in Aufträgen mit mehreren Jobleistungen verbunden sein. Im Zuge des Splittens neu generierte Leistungen werden im Hintergrund automatisch mit der Leistung im Lieferantenbestellung verknüpft.