Leading JOB Manual – Dashboard

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Inhaltsverzeichnis

Was ist das Dashboard & wie nutze ich es?

Wie kann ich das Dashboard anpassen?

Welche Widgets gibt es?

Anwesenheitsverwaltung

Stundenerfassung

Aktuelle Aufgaben

Kommunikation

Projekt Status

Projekt Report

Mitarbeiterauslastung

Kalender

Custom Widget

Wie kann ich Widgets hinzufügen/entfernen/bearbeiten?

Wie kann ich ein bestehendes Dashboard laden?

Wie kann ich meine Dashboard-Konfiguration für mich und andere speichern?

 

Was ist das Dashboard & wie nutze ich es?

Das Dashboard ist die zentrale Überblicksseite von Leading JOB. Von hier aus gelangen Sie mit wenigen Klicks zur Stundenerfassung, legen einen neuen Job an, erstellen einen Kostenvoranschlag, erteilen einen Auftrag, erfassen eine Eingangsrechnung, erstellen eine Ausgangsrechnung und haben Ihre aktuellen Aufgaben und Projekte im Griff

So kann Ihr Dashboard aussehen:

Welche Inhalte (Widgets) auf Ihrem Dashboard zu sehen sind und in welchem Layout, bestimmen Sie.

Über den Menübutton links oben klappen Sie das Menü aus, mit dem Sie sofort zu jedem gewünschten Modul gelangen.

Mit dem Zurück-Button Ihres Browsers gelangen Sie zu den Modulen zurück, in denen sie zuvor gearbeitet haben.

Wie kann ich das Dashboard anpassen?

Im ausklappbaren Menü links finden Sie den Punkt “Dashboard bearbeiten“.

Hier können Sie:

·      Widget hinzufügen: Neues Widget hinzufügen

·      Layout editieren: Spaltenanzahl und -größe festlegen

·      Laden: Laden eines vorkonfigurierten Dashboards, passend zu Ihrem Tätigkeitsschwerpunkt (Management, Projektmanager, Standarduser). Siehe Unterkapitel „Wie lade ich eine Dashboard-Konfiguration?“.

·      Speichern: Speichern Sie das aktuelle Dashboards für Ihre weitere Arbeit

·      Speichern unter: Speichern Sie das aktuelle Dashboard unter einem eigenen Namen, entweder als „privat“ nur für Sie selbst oder als „Öffentlich“ auch für KollegInnen abrufbar. Siehe Unterkapitel „Wie speichere ich eine Dashboard-Konfiguration?“.

Wenn Sie das erste Mal einsteigen, sind in Ihrem Dashboard als voreingestellte Standardkonfiguration die Widgets „Anwesenheitsverwaltung“ und „Stundenerfassung“ bereits enthalten:

Sie können die vorhandenen Widgets in Ihrem Dashboard einfach mittels Drag & Drop innerhalb des von Ihnen gewählten Layouts verschieben. Beachten Sie dabei aber bitte, dass der Inhalt mancher Widgets für schmale Spalten zu breit sein könnte, und daher auf dem Dashboard eventuell nicht vollständig angezeigt wird.

Um die Spaltenanzahl und -größe zu verändern, benutzen Sie die Option „Layout bearbeiten“. Sie können zwischen ein bis drei Spalten und verschiedenen Breiten wählen:

Möchte man ein Widgetwieder entfernen klickt man in der Leiste des jeweiligen Widgets rechts oben auf die drei senkrechten Punkte. Es erscheint ein Pop-up Menü mit den Optionen „Löschen“ und „Aktualisieren.“ Wenn Sie auf die Pfeile klicken, können Sie das Widget minimieren oder auf Bildschirmgröße aufziehen.

Bei Klick auf die Titelzeile des Widgets können Sie es ebenfalls minimieren bzw. wieder die Originalgröße herstellen.

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Welche Widgets gibt es?

Es stehen Ihnen neun verschiedenen Widgets in den Themenbereichen „Standard“, „Projekte & Ressourcen“ und „Custom“ zur Verfügung. Sie gelangen zur vollständigen Liste durch Klick auf „Widget hinzufügen“:

·      Anwesenheitsverwaltung

·      Stundenerfassung

·      Aktuelle Aufgaben

·      Kommunikation

·      Projekt Status        

·      Projekt Report

·      Mitarbeiterauslastung

·      Kalender

·      Custom Widget

 

Anwesenheitsverwaltung

Hier können Sie sowohl Ihren eigenen Status verwalten als auch auf einen Blick sehen, was die KollegInnen gerade tun. Sie können wählen zwischen „Anwesend“, „Beschäftigt“, „Abwesend“ und „Mittagspause“. Das Symbol in der linken Status-Spalte ändert sich dementsprechend.

 

Zusätzlich können Sie Ihren Status mit einem Kommentar versehen, indem Sie auf „Kommentar erfassen klicken“. Tragen sie in das Textfeld eine Notiz zu Ihrem Status ein. Klicken Sie dann auf „Ok“.

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Stundenerfassung

In Leading JOB stehen Ihnen drei Möglichkeiten der Zeiterfassung zur Verfügung: Die Stundenerfassung wöchentlich, Stundenerfassung Stoppuhr und die Stundenerfassung über Zeitraum. Vom Widget „Stundenerfassung“ gelangen Sie mit jeweils einem Klick zu der von Ihnen gewählten Methode. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel „Stundenerfassung“.

Eine dritte Art, wie Sie zur Stundenerfassung mit nur 1 Klick gelangen, finden Sie im Widget „Aktuelle Aufgaben“.

Aktuelle Aufgaben

Projektmanager werden dieses Widget lieben. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben gerade anstehen, wie dringend sie sind (rot= bereits überfällig, gelb= bald zu erledigen, grün=noch Zeit). Liniert hinterlegt sind die Aufgaben, die Sie erst angehen können, wenn vorherigen Aufgaben erledigt wurden.

Per Klick auf einen der drei Buttons, die zu jeder Aufgabe angezeigt werden, gelangen Sie zu Kommunikation, Stundenerfassung und Mitarbeiterauswahl zu dieser Task.

In der Spalte „Plan“ sehen Sie die für die Erledigung der Aufgabe vorgesehene Stundenanzahl.

Unter „Status“ können Sie den Projektstatus selbst als „offen“, „in Arbeit“, „pausiert“ oder „abgeschlossen“ ändern.

Die Fälligkeit sehen Sie in der Spalte „Ziel“ und die Dringlichkeit wird mittels Ampel dargestellt.

Mit einem Klick auf den Button „Mehr“ in der linken unteren Ecke des Widgets gelangen sie direkt zum Modul Projektmanagement, wo Sie die aktuellen Aufgaben im Detail bearbeiten und anordnen können.

Lesen Sie mehr dazu im Kapitel „Projekt – und Ressourcenmanagement“.

Kommunikation

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Keine Notiz, kein Memo zu einem Projekt geht mehr verloren. Im Widget „Kommunikation“ finden Sie alle Nachrichten und Dokumente, die Sie mit Ihren KollegInnen zu einem bestimmten Job oder Aufgabe ausgetauscht haben. Lesen Sie mehr dazu im Unterkapitel „Wie nutze ich das Kommunikationsmodul?“.

Projekt Status

Dieses Widget zeigt Ihnen die Ihnen zugeteilten Projekte und informiert Sie über den aktuellen Status und die Dringlichkeit. Per Klick auf die Job-Nummmer gelangen Sie von hier in das ausgewählte Projekt.

Per Klick auf das Zeilen-Symbol („Aufgaben“) gelangen Sie in die Detailansicht ihrer aktuellen Aufgaben. Ein Klick auf die Sprechblasen („Kommunikation“) bringt Sie zu den mit diesem Job verknüpften Nachrichten und Dokumenten.

In der Spalte „abgeschlossen in %“ sehen Sie den Projektfortschritt, die Ampelfarbe unter „Erwartet“ zeigt Ihnen die Dringlichkeit.

Projekt Report

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Projektverantwortliche haben mit dem Widget „Projekt Report“ ein praktisches Tool für das Liquiditätsmanagement in der Hand. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Summe ein Projekt hereinspielt, in welcher Höhe bereits Kosten angefallen sind und wie hoch der Umsatz ist.

Mitarbeiterauslastung

Für Personen mit Leitungsfunktion und Personalverantwortung sehr hilfreich ist das Widget „Mitarbeiterauslastung“. Hier sehen Sie wahlweise in einer nach Wochen oder Monaten aufgeteilten Übersicht, wie stark Ihre MitarbeiterInnen ausgelastet sind und können so leicht gegensteuern. In der Widget-Ansicht werden Ihnen bis zu 10 Mitarbeitende angezeigt. Um eine Übersicht über die Arbeitsauslastung sämtlicher MitarbeiterInnen zu bekommen, klicken Sie im linken unteren Eck auf „Mehr“.

Bei Klick auf den jeweiligen Mitarbeitenden öffnet sich eine Detailansicht mit einer Liste der geplanten Aufgaben, die der Person zugeordnet sind.

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Ein Mitarbeiter ist vollkommen überlastet und Sie wollen die Zuständigkeiten ändern? Klicken Sie auf den entsprechenden Job. Sie werden direkt ins Job-Modul weitergeleitet. Hier klicken Sie auf „Bearbeiten“. Unter „Beratungsteam“ können Sie ganz einfach den betreffenden Mitarbeitenden entfernen und mit einer anderen Person ersetzen.

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Kalender

Das Kalender-Widget zeigt Ihnen, wann Ihre Tasks fällig werden. Sie haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Ansichten: „Monat“ ist als Standard eingestellt, dann gibt es noch „Woche“, „Tag“ und „Terminübersicht“.

Wenn Sie eine Task verschieben wollen, klicken Sie darauf. Im Detailfenster klicken Sie auf „Bearbeiten“ und ändern unter „Taskinformation“ das Anfangs- und Fälligkeitsdatum. Dann nicht vergessen auf „Speichern“ zu klicken und voilà, der Kalendereintrag wurde aktualisert.

Über diesen Shortcut können Sie auch alle anderen Informationen zu dieser Task, die als Leistungsposition in einem Job angelegt ist, bearbeiten und Änderungen abspeichern. Lesen Sie mehr zu Leistungen und wie man Sie anlegt und bearbeitet im Kapitel „Job“.

Custom Widget

In diesem benutzerdefinierten Widget könnten Sie jede Website Ihrer Wahl in Ihr Dashboard einbinden, seien es nun Branchennews, eine Kommunikationsapp oder Ihre eigene Website. Die angezeigte Größe können Sie bis zu einer Höhe von 800 Pixel einstellen.

Wie kann ich Widgets hinzufügen/entfernen/bearbeiten?

Um ein neues Widget hinzuzufügen, klicken Sie im Menü auf „Dashboard“ und dann auf „Widget hinzufügen.

Sie können jedes Widget auch wieder löschen, in dem Sie auf die drei senkrechten Punkte im rechten oberen Eck klicken und die Option „löschen“ wählen.

Zum Minimieren bzw. wieder auf Originalgröße bringen klicken Sie entweder auf den Titel oder ebenfalls auf die drei senkrechten Punkte.

Wie kann ich ein bestehendes Dashboard laden?

Je nachdem wie Sie Leading JOB schwerpunktmäßig nutzen wollen, können Sie zwischen verschiedenen Dashboard—Konfigurationen auswählen. Zu den Optionen gelangen Sie im ausklappbaren Menü links unter dem Punkt “Dashboard bearbeiten“ und „Laden“.

·      Verwenden Sie Leading JOB ausschließlich für Ihre Zeiterfassung? Dann wählen Sie „Dashboard default configuration“.

·      Sie sind Projektmanager mit Leitungsfunktion? Wählen Sie die Option „Dashboard for project management (manager)“.

·      Arbeiten Sie hauptsächlich in der operativen Umsetzung von Projekten? Dann ist die Konfiguration „Dashboard for project management (user)“ die richtige Wahl.

Wie kann ich meine Dashboard-Konfiguration für mich und andere speichern?

Sie haben sich Ihr Dashboard genau nach Ihren Vorlieben zusammengestellt? Dann speichern Sie es ab, um in Zukunft bei jedem Einstieg in Leading JOB gleich damit starten zu können. Dazu öffnen Sie das Menü und klicken unter „Dashboard bearbeiten“ auf die Optionen „Speichern“. Ihr Dashboard ist nun als Standardkonfiguration gespeichert.

Sie glauben, dass Ihre Zusammenstellung auch Ihren KollegInnen hilfreich sein könnte? Dann klicken Sie auf die Option „Speichern unter“. Vergeben Sie einen eindeutigen Dashboardnamen für Ihre Konfiguration und wählen als Sichtbarkeit „Öffentlich“.

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