LEADING Job Manual – Kostenvoranschlag

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Inhaltsverzeichnis

Was ist das Kostenvoranschlag Modul?

Wie lege ich einen Kostenvoranschlag an?

Neuen Kostenvoranschlag anlegen

Exkurs „Wann benötigen Sie einen alternativen Rechnungsempfänger?“

Kostenvoranschlag aus Vorlage erstellen

Neue Version eines bestehenden Kostenvoranschlags erstellen

Kostenvoranschlag aus einem Job erstellen

Welche Funktionen haben die Buttons in der Übersichtsseite?

Welche Funktionen haben die Buttons in der Leistungsübersicht?

Wie füge ich eine Leistung einem Kostenvoranschlag hinzu?

Wie füge ich eine Leistung aus einer Jobvorlage in einen Kostenvoranschlag hinzu?

Wie erstelle ich Summen in einem Kostenvoranschlag?

Summen automatisch generieren

Subtotale manuell generieren

Wie erstelle ich einen Job aus einem Kostenvoranschlag?

Wie erstelle ich eine Vorlage für Kostenvoranschläge?

Wie ändere ich den Status eines Kostenvoranschlags?

Welche Verbindungsarten gibt es zwischen Job und Kostenvoranschlag?

 


 

Was ist das Kostenvoranschlag Modul?

Auf der Übersichtsseite des Moduls "Kostenvoranschlag" finden Sie auf einen Blick alle Kostenvoranschläge, an denen in Ihrer Agentur gerade gearbeitet wird. Hier können Sie neue Kostenvoranschläge erstellen, sie an Ihre Kunden senden, ihren Status während des Genehmigungsprozesses bearbeiten, bestehende Kostenvoranschläge duplizieren, sie als Vorlagen speichern oder Kostenvoranschläge mit bestehenden Jobs verbinden.

Sie können die Übersichtsseite für Kostenvoranschläge über das Hauptmenü oder über einen direkten Link von einem Widget auf dem Dashboard aufrufen.

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 Zusätzlich zu den Kapiteln in diesem Handbuch bieten wir eine Mini-Tutorial-Serie zu den Grundlagen von LEADING Job/Periscope an. Bitte klicken Sie auf diesen Link, um sich die Videos anzusehen, in denen gezeigt wird, wie Sie einen Kostenvoranschlag erstellen, ihn an den Kunden senden, ihn ändern und daraus einen Job erstellen.

Zusätzlich zu den Kapiteln in diesem Handbuch bieten wir eine Mini-Tutorial-Serie zu den Grundlagen von LEADING Job/Periscope an. Bitte klicken Sie auf diesen Link, um sich die Videos anzusehen, in denen gezeigt wird, wie Sie einen Kostenvoranschlag erstellen, ihn an den Kunden senden, ihn ändern und daraus einen Job erstellen.

Wie lege ich einen Kostenvoranschlag an?

Sie haben gerade eine Kundenanfrage erhalten und möchten sofort einen Kostenvoranschlag erstellen, aber es gibt noch keinen Job für das neue Projekt? Kein Problem, Sie können auch mit der Erstellung eines Kostenvoranschlags (im Folgenden als KV abgekürzt) beginnen, ohne dass bereits ein entsprechender Job existiert.

Sie können diesen KV anschließend mit einem Job verknüpfen, aber das ist für die Erstellung eines KV nicht unbedingt erforderlich.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen KV in LEADING Job zu erstellen:

  1. Komplett neuen KV erstellen (Sie starten mit einem leeren Formular).
  2. Basierend auf vorhandenen Daten:

·      aus einer gespeicherten KV-Vorlage.

·      als neue Version eines bestehenden KV.

  1. Aus einem Job heraus.

Wenn Sie einen neuen KV für einen neuen Kunden anlegen, für den noch keine Daten in LEADING Job/Periscope vorhanden sind, legen Sie zunächst die entsprechenden Einträge (Kunde, Produkt, Kampagne) im Stammdatenmodul an. Wie Sie dies tun, erfahren Sie im Kapitel "Stammdaten" des Handbuchs.

Neuen Kostenvoranschlag anlegen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" im rechten Fenster der Übersichtsseite des Moduls Kostenvoranschlag. Wählen Sie die Option "Neuer Kostenvoranschlag".

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  1. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie aus allen verfügbaren Kunden, Produkten und Kampagnen den richtigen Eintrag auswählen können:

Mit der Checkbox " Nur mir zugeordnete Kunden anzeigen" reduzieren Sie die Auswahl auf Kunden, die nur Ihnen zugewiesen sind.

3.         Wählen Sie in den drei Feldern "Kunde", "Produkt" und "Kampagne" die entsprechende Option aus. Wenn Sie noch keine passende Kampagne haben, können Sie auch eine neue Kampagne erstellen.

4.         Um eine neue Kampagne zu erstellen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Neu" ganz rechts und füllen Sie das Pflichtfeld "Beschreibung" unter "Allgemein" aus. Der Matchcode wird aus dem Namen selbst generiert, die anderen Pflichtfelder werden automatisch durch die Produkteinstellungen in den Stammdaten ausgefüllt. Klicken Sie auf OK, die neue Kampagne ist nun zur Auswahl bereit.

Weitere Informationen darüber, wie Sie die Einstellungen einer Kampagne erstellen oder ändern, finden Sie im Kapitel "Stammdaten", Unterkapitel "Wie erstelle ich eine Kampagne?"

  1. Klicken Sie auf „Erstellen“.

 

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben soeben einen neuen Kostenvoranschlag erstellt!

 

Welche weiteren Informationen werden benötigt, um den Kostenvoranschlag speichern zu können?

Im rechten Fenster können Sie die entsprechenden Felder ausfüllen oder, im Falle von automatisch erstellten Standardinhalten, bearbeiten und ändern.

Die links mit einem roten Balken gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, damit der erstellte Job auch gespeichert werden kann.

  1. Abhängig von der Gültigkeit des jeweiligen KV-Nummernkreises wird Ihnen ein Nummernkreis als Standard vorgeschlagen, den Sie jedoch ändern können, indem Sie einen anderen Eintrag aus der Dropdown-Liste auswählen.
  2. Die Nummer des KVs einschließlich der Versionsnummer wird vom System entsprechend der Reihenfolge vorgeschlagen, in der die vorherigen KVs erstellt wurden. Sie können diese Nummer jedoch manuell ändern, wenn Sie ein neues KV erstellen. Wenn bereits eine Nummer (d.h. Nummer + Version) zugewiesen wurde, werden Sie vom System entsprechend informiert.  

 

Sobald ein neuer KV gespeichert ist, kann die Nummer NICHT mehr geändert werden.

 

  1. Geben Sie den Namen (Pflichtfeld, maximal 60 Zeichen) des KVs ein.
  2. Der Matchcode wird automatisch durch den Inhalt des Namensfeldes gefüllt, Sie können ihn aber auch manuell überschreiben (maximal 30 Zeichen).
  3. In das Feld "Bestellnummer" geben Sie die Bestellnummer ein, die Ihr Kunde seiner Anfrage zugewiesen hat. Sie wird später auf dem Druck-/PDF-Formular Ihrer KV angezeigt.

Im Abschnitt "Beschreibung" können Sie einen Text eingeben, der dann auf dem erstellten Kostenvoranschlag-PDF angezeigt wird, das an den Kunden gesendet wird.

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  1. Im Abschnitt "Traffic" können Sie die MitarbeiterInnen auswählen, die an dem KV arbeiten sollen. Die ausgewählten Verantwortlichen werden dann per E-Mail benachrichtigt, wenn sich der Status des KVs ändert und weitere Maßnahmen erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen für den Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind:

·      Administration -> Stammdaten -> Mitarbeiter: Wählen Sie MitarbeiterInnen im linken Fenster aus, gehen Sie zum Abschnitt "Benachrichtigungen" im rechten Fenster. Jede Benachrichtigung, die die ausgewählte BenutzerIn erhalten soll, sollte in das Feld "Zugewiesen" aufgenommen werden.

·      Administration -> System -> Workflows: Die Checkboxen in der Spalte "Benachrichtigung" müssen markiert sein.

Weitere Informationen über die Verwaltung der Verbindungen von MitarbeiterInnen zu einer KV finden Sie im Kapitel „Stammdaten – Mitarbeiter“.Ein Bild, das Text enthält.

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  1. Das Feld "Team" ist standardmäßig ausgefüllt, je nachdem, welches Team mit dem in Schritt 2 ausgewählten Produkt verbunden ist. Die Einstellungen für die Verknüpfung von Teams und Produkten finden Sie in den Stammdaten. Das Feld "Verantwortlich bei uns" ist ebenfalls standardmäßig entsprechend den Einstellungen in Ihren Stammdaten ausgefüllt. Sie wählen die MitarbeiterInnen, die Sie zu Ihrem Beratungsteam hinzufügen möchten, aus einer Liste aller verfügbaren MitarbeiterInnen aus, indem Sie sie anklicken. Eine Mehrfachauswahl ist durch Klicken und Ziehen bei gedrückter Maustaste möglich. Sie verschieben sie per Drag&Drop in das Feld "Zugewiesen". Sie können auch nach einem bestimmten MitarbeiterIn suchen, indem Sie in das Feld neben der Lupe klicken und seinen Namen eingeben.

 

Im Abschnitt "Erweitert" können Sie die folgenden Informationen hinzufügen, die im PDF-/Druckformat des KVs erscheinen werden:

 

  1. Im Feld "Ansprechpartner von Kunde" können Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner aus den Optionen auswählen, die im Kundeneintrag in Ihren Stammdaten zur Verfügung stehen. Standardmäßig ist das Feld bereits mit dem Namen eines Ansprechpartners des Kunden ausgefüllt, wie er in den Stammdaten definiert ist. Das Adressfeld wird dann ebenfalls mit dem Ansprechpartner des Kunden und der entsprechenden Adresse ausgefüllt. Sie können eine alternative Adresse mit einem alternativen Rechnungsempfänger wählen. Dadurch werden frühere Änderungen am Feld „Ansprechpartner von Kunde“ überschrieben.

Exkurs „Wann benötigen Sie einen alternativen Rechnungsempfänger?“

In den Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, jeden Eintrag aus dem Bereich „Adressen“ ebenfalls als „Rechnungsempfänger“ anzulegen. Wenn Sie einen KV erstellen, der an einen anderen Empfänger gehen soll als in den Kundendaten im Job definiert ist, können Sie einen alternativen Eintrag aus dem Bereich „Rechnungsempfänger“ auswählen.

Ein Beispiel: Der KV soll an die Marketingabteilung gehen, die einen anderen Standort hat als der in den Stammdaten eingetragene Hauptsitz des Kunden. Legen Sie einen neuen Eintrag in den Stammdaten im Bereich „Rechnungsempfänger“ an. Wählen Sie im KV im Feld „Rechnungsempfänger“ diesen Eintrag aus. Der KV wird nun an diese Adresse und die entsprechende Kontaktperson geschickt.

Wenn man nun einen Job aus dem soeben erstellten KV mit dem alternativen Rechnungsempfänger erzeugt, wird die alternative Adresse mitgenommen. Wenn umgekehrt der KV mit der alternativen Adresse aus einem Job erzeugt wurde, dann ändert sich die Adresse im Job nicht mehr automatisch bei Freigabe des Kostenvoranschlags.

 

  1. Der KV wird in der Sprache gedruckt, die Sie hier auswählen. Die Standardeinstellung ist die Sprache des Ansprechpartners von Kunden, die unter Stammdaten/Adressen definiert ist.
  2. Wählen Sie die richtige Währung aus den in Ihrer Agentur verfügbaren Optionen. Standardmäßig wird die Ihrem Kunden zugeordnete Währung, wie sie in Ihren Stammdaten definiert ist, ausgefüllt.
  3. Wählen Sie das Druckformular für diesen KV.
  4. Für das Feld "Druckdatum" wird das aktuelle Datum gemäß den PC-Einstellungen übernommen. Das Datum, bis zu dem der KV genehmigt werden muss, wird automatisch zwei Wochen nach dem Druckdatum gesetzt. Sie können beide Datumsfelder manuell überschreiben.
  5. Die Checkboxes für den Druck von Mehrwertsteuer, Agenturvergütung und Beschreibung sind standardmäßig aktiviert.  Wenn Sie nicht möchten, dass eine oder alle Optionen gedruckt werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen

 

Im nächsten Abschnitt können Sie den Kopf- und Fußtext festlegen, der im PDF/Druckformat des KV erscheinen soll:

  1. Sie können aus bereits vordefinierten Texten auswählen, indem Sie auf das Dropdown-Feld „Textbaustein" klicken, oder den gewünschten Text selbst in Abschnitt 1, 2 oder 3 eingeben. Kopfzeilentexte werden in Abschnitten untereinander, aber vor den eigentlichen Leistungen auf dem KV gedruckt. Fußzeilentexte werden in einer Zeile nach der Gesamtsumme des KVs gedruckt. In jedem Abschnitt können Sie zwischen den Schriftarten Normal, Fett, Kursiv und Fett-Kursiv wählen.

 

Im Abschnitt "E-Mail" finden Sie alle Optionen für den Versand des KV an Ihren Kunden über Ihr Mailprogramm. Dieser Abschnitt ist erst sichtbar, nachdem Sie den neuen KV gespeichert haben.

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  1. Das Feld "An" ist standardmäßig mit dem Ansprechpartner des Kunden gefüllt (siehe oben, Abschnitt "Erweitert"). Sie können den Inhalt löschen und durch den alternativen Rechnungsempfänger ersetzen oder einfach beide E-Mail-Adressen verwenden.

Wenn Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "An" klicken, werden drei weitere Felder angezeigt. Im Feld "CC" können Sie Ihren Rechnungsempfänger hinzufügen.

Wenn es in Ihrer Agentur MitarbeiterInnen gibt, an die eine Blindkopie gehen soll, fügen Sie diese bitte hinzu, indem Sie in das Feld "BCC" klicken und deren E-Mail-Adressen aus der Dropdown-Liste auswählen.

Füllen Sie das Feld "Antworte an" auf die gleiche Weise aus.

  1. Der Inhalt für die Felder "Betreff" und "Nachricht" wird standardmäßig aus vorhandenen E-Mail Textvorlagen übernommen. Der Standardtext enthält Tags für eine förmliche Anrede, die Nummer des KV, Ihren Vor- und Nachnamen und den Namen Ihrer Agentur. Weitere Informationen darüber, wie Sie die Vorlagen für E-Mails ändern und andere Tags hinzufügen können, finden Sie im Kapitel "Stammdaten".

Sie können den vordefinierten Text manuell bearbeiten und alle verfügbaren Formatierungsoptionen nutzen.

Im Abschnitt "Abrechnungsplan" können Sie die tatsächlichen Werte des KV mit den geplanten Werten des Abrechnungsplanes vergleichen. Dieser Abschnitt dient nur zu statistischen Zwecken in Ihrer Budgetierung und ist nur sichtbar, wenn Ihre Agentur diese Funktion aktiviert hat.

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  1. Wählen Sie im Feld „Beginn Abrechnungsplan" das Datum, an dem die Abrechnung mit Ihrem Kunden beginnen soll.
  2. Addieren Sie dann die Eigenleistungen und Fremdleistungen für jeden Monat, der auf den Beginn Ihres Abrechnungsplans folgt. Am Ende dieses Abschnitts finden Sie einen Vergleich der Beträge des Kostenvoranschlags mit den eingegebenen Daten des Rechnungsplans und eine eventuelle Differenz zwischen den beiden Beträgen.
  3. Im Abschnitt "Zusatzinformationen" steht es Ihnen frei, Ihre KV individuell mit Feldern für Zusatzinformationen aller Art zu erweitern. Unter "Administriation -> System -> Zusatzinformationen" können Sie zusätzliche Informationsfelder für das Modul Ihrer Wahl erstellen. Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren möchten, die Ihnen dieses Feld bietet, lesen Sie bitte das Kapitel "Job", Unterabschnitt "Zusatzinformationen erstellen".

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  1. Der Abschnitt "Info" erscheint ebenfalls erst, nachdem Sie den erstellten KV gespeichert haben. Er enthält Informationen darüber, wer diesen KV erstellt hat und wer ihn wann bearbeitet/geändert hat.
  2. Wenn Sie alle relevanten Daten eingegeben haben, scrollen Sie zurück nach oben und klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".
  3. Nachdem Sie ein neuen KV erstellt haben, können Sie mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile zur Leistungsübersicht des KV wechseln.  Hier können Sie Leistungen hinzufügen, bearbeiten und löschen, so wie Sie es von einem Job gewohnt sind.

Lesen Sie mehr über das Erstellen und Bearbeiten von Leistungen im Unterkapitel "Wie füge ich eine Leistung zu einem Kostenvoranschlag hinzu?"

Kostenvoranschlag aus Vorlage erstellen

Eine andere, schnellere Möglichkeit, einen Kostenvoranschlag für die Tätigkeiten zu erstellen, die häufig von Ihren Kunden angefordert werden, ist die Verwendung einer bestehenden Vorlage.

1.    Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" im rechten Fenster der Übersichtsseite des Moduls Kostenvoranschlag. Wählen Sie die Option "Neuer Kostenvoranschlag aus Vorlage".

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2.    Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Gruppe der Vorlage und die Vorlage selbst auswählen können. Hier wählen Sie auch den Kunden, das Produkt und die Kampagne aus, zu der der neue KV gehört.

Wenn die Checkbox "Nur die Ihnen zugewiesenen Jobs anzeigen" angekreuzt ist, sehen Sie nur die Jobs, die Ihnen zugewiesen wurden.

 

Um den auf der Vorlage basierenden KV zu vervollständigen, folgen Sie bitte den oben im Unterkapitel "Neuen Kostenvoranschlag anlegen" aufgeführten Schritte 6 bis 25.

 

Neue Version eines bestehenden Kostenvoranschlags erstellen

 

  1. Wählen Sie im linken Fenster aus der Übersichtstabelle den KV aus, den Sie als Grundlage für die Erstellung einer neuen Version verwenden möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" im rechten Fenster der Übersichtsseite des Moduls Kostenvoranschlag. Wählen Sie die Option "Neue Variante aus ausgewähltem Kostenvoranschlag".

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  1. Die Werte des neuen KVs für Nummernkreis und Nummer werden vom Original übernommen.

Die Versionsnummer wird vom System entsprechend der Reihenfolge vorgeschlagen, in der die vorherigen KV erstellt wurden.

Name und Matchcode werden automatisch mit dem Inhalt des ursprünglichen KV gefüllt, aber Sie können sie auch manuell überschreiben (maximal 30 Zeichen).

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Um die neue Version einer bestehenden KV zu vervollständigen, folgen Sie bitte den oben aufgeführten Schritten 10 bis 25 im Unterkapitel "Neuen Kostenvoranschlag anlegen".

Kostenvoranschlag aus einem Job erstellen

Die letzte, aber sinnvollste Möglichkeit, einen neuen Kostenvoranschlag zu erstellen, ist die Verwendung eines bestehenden Jobs.

 

  1. Rufen Sie die Job-Übersicht auf und wählen Sie den Job, aus dem Sie einen KV erstellen möchten.
  2. Klicken Sie im Schaltflächenmenü auf die Schaltfläche "Kostenvoranschlag erzeugen".

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3.    Es erscheint ein Fenster mit der Meldung "Kostenvorschlag XY erfolgreich erstellt". Klicken Sie auf den blauen Text "Zum Kostenvoranschlag", um zu dem KV zu gelangen, den Sie soeben im Modul Kostenvoranschlag erstellt haben.

 

Alle Leistungen des Jobs werden in den neuen KV kopiert, wo sie weiter bearbeitet werden können.

Welche Funktionen haben die Buttons in der Übersichtsseite?

Wenn Sie in der Übersichtsliste auf einen Job klicken, können Sie aus vielen Shortcuts wählen, die wir oben links als Button-Menü für Sie zusammengestellt haben:

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 Button "Leistungen": Damit gelangen Sie direkt zur Leistungsübersicht, die alle Leistungen des ausgewählten KVs enthält. Entspricht einem Doppelklick auf den KV auf der Übersichtsseite.

 

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Automatisch generierte BeschreibungButton "Gehe zu": Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich ein Listenfeld mit fünf Optionen, von denen jede den entsprechenden Einstiegspunkt in den anderen Modulen für den ausgewählten KV anzeigt.

Auf diese Weise gelangen Sie mit einem Klick zu den passenden Einträgen in den Modulen Job, Eingangsrechnung, Auftrag, Ausgangsrechnungsentwurf und Ausgangsrechnung.

 

 Button "Status": Klicken Sie hier, wenn Sie den Status der KV bearbeiten oder die Bearbeitungshistorie einsehen möchten. Hier können Sie auch Kommentare zu Statusänderungen hinzufügen und statusrelevante Dokumente hinzufügen.

 

Button “Vorschau”: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine druckbare PDF-Version des Kostenvoranschlags in einem anderen Tab Ihres Browsers geöffnet

 

Button “E-mail versenden”: Klicken Sie auf diesen Button, um den KV als Anhang an den Kunden zu senden, den Sie im rechten Fenster im Abschnitt "E-Mail" angegeben haben.

 

 Button "Job generieren": Wenn Sie auf diesen Button klicken, wird ein Job aus dem ausgewählten KV erstellt. Mehr dazu finden Sie in den entsprechenden Unterkapiteln unten.

 

 Button "Als Vorlage speichern": Speichert den ausgewählten KV als Vorlage. Mehr über diese Funktion erfahren Sie in den entsprechenden Unterkapiteln unten.

 

Button "Verantwortliche ändern": Klicken Sie hier, um direkt zu dem Popup-Fenster zu gelangen, in dem Sie die MitarbeiterInnen, die dem KV zugewiesen sind, ändern können. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie die Zuständigkeiten für mehrere KV gleichzeitig ändern möchten.

 

Auf der oberen rechten Seite des Übersichtsfensters finden Sie zwei weitere Buttons.

 

Button "Standardoptionen": Hier stehen Ihnen in der die gleichen Optionen zur Verfügung wie im Jobmodul. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Job“, Unterkapitel „ Wie verwende ich das Buttonmenü in der Leistungsübersicht?

 

Button "Tabelle aktualisieren": Um sicherzustellen, dass alle Änderungen, die Sie an den Optionen eines KV vorgenommen haben, in der KV-Übersicht angezeigt werden, klicken Sie auf diesen Button.

 

 

Welche Funktionen haben die Buttons in der Leistungsübersicht?

Im Button-Menü in der Leistungsübersicht finden Sie Abkürzungen zu den gängigsten Funktionen bei der Arbeit mit Leistungen in Ihrem KV.

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Sie haben größtenteils die gleichen Funktionen wie im Kapitel für das Job-Modul beschrieben. Bitte lesen Sie das Kapitel "Job", Unterkapitel "Wie verwende ich das Button-Menü in der Leistungsübersicht?".

 

Wo es Unterschiede zwischen KV und Job-Modul gibt, finden Sie unten eine Beschreibung.

 

 Button "Leistungen aus Vorlage einfügen": Um eine Leistung aus einer Vorlage hinzuzufügen, lesen Sie bitte das Unterkapitel "Wie füge ich Leistungen aus einer Job-Vorlage zu einem KV hinzu?" weiter unten..

 

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Automatisch generierte BeschreibungButton "Kopieren": Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich eine Dropdown-Liste mit zwei Optionen. Damit können Sie die ausgewählte Leistung in einen Job oder einen Kostenvoranschlag Ihrer Wahl kopieren.

 

Button "Summen automatisch generieren": Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, wie und von welchen Leistungen Summen erstellt werden sollen. Weitere Informationen über die automatische Erstellung von Summen finden Sie im entsprechenden Unterkapitel unten.

Button "Vorschau": Ein Klick auf diesen Button öffnet eine druckbare PDF-Version des Kostenvoranschlags in einem anderen Tab Ihres Browsers.

 

Wie füge ich eine Leistung einem Kostenvoranschlag hinzu?

Sie können Leistungen in einen KV genauso hinzufügen, bearbeiten und löschen wie bei einem Job.

Um eine neue Leistung zu erstellen, können Sie zwischen drei Optionen wählen: Sie erstellen eine völlig neue Position, Sie erstellen eine aus einer Vorlage oder Sie kopieren eine bestehende Position.

Lassen Sie uns beispielhaft zeigen, wie Sie das tun:

 

  1. Wählen Sie den KV, dem Sie eine Leistung hinzufügen möchten, in der Tabelle auf der linken Seite aus. Klicken Sie dann entweder auf den Button "Leistungen" im Kopfmenü oder doppelklicken Sie auf die Zeile des ausgewählten KVs.
  2. Klicken Sie auf den Button "Neu" im rechten Fenster. Sie können zwischen sieben Leistungstypen wählen:

3.    Alle anderen Schritte zur Erstellung einer neuen Leistung sind die gleichen wie im Modul "Job". Bitte lesen Sie das Kapitel "Job", Unterkapitel "Was ist eine Jobleistung?" bis "Welche Leistungstypen gibt es?".

 

Wie füge ich eine Leistung aus einer Jobvorlage in einen Kostenvoranschlag hinzu?

Eine Möglichkeit, eine Leistung zu einem Kostenvoranschlag zu erstellen, besteht darin, eine Jobvorlage zu verwenden und die darin enthaltenen Leistungen in einen ausgewählten KV zu kopieren.

 

1.    Klicken Sie auf den Button "Leistungen aus Vorlage einfügen" im Button-Menü.

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2.    Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst die Vorlagengruppe und dann die Vorlage auswählen, aus der Sie Leistungen kopieren möchten. Vorlagengruppen werden aus den Stammdaten abgeleitet, die verfügbaren Vorlagen wurden zuvor im Job-Modul erstellt.

3.    In der Liste der Leistungen sehen Sie alle Leistungen, aus denen die Vorlage besteht. Sie können die Leistung auswählen, die Sie einfügen möchten. Auch eine Mehrfachauswahl ist möglich.

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4.    Fahren Sie fort, indem Sie auf den Button "Leistungen hinzufügen" klicken. Sie haben die ausgewählten Leistungen in Ihren Kostenvoranschlag übernommen.

 

Wie erstelle ich Summen in einem Kostenvoranschlag?

Es gibt zwei Möglichkeiten, verschiedene Leistungen zu summieren und die Summe im Druck-/PDF-Format eines KVs anzuzeigen:

Summen automatisch generieren

Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur Leistungen der gleichen Leistungskategorie oder der gleichen Leistungsgruppe zusammenfassen möchten.

1.    Der Button "Summen automatisch generieren" öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die Parameter für die automatische Generierung der Summe ausgewählter Leistungen im PDF/Druckformat der KV einstellen können:

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2.    Im ersten Feld können Sie die Leistungstypen auswählen, für die Sie Summen generieren möchten. Standardmäßig sind alle Leistungstypen, die in Ihrem KV verwendet werden, ausgefüllt. Sie können jeden dieser Leistungstypen löschen, indem Sie auf das kleine "x" auf der linken Seite des Leistungstyps klicken, oder einen neuen Leistungstyp hinzufügen, indem Sie in das leere Feld klicken und aus der Dropdown-Liste auswählen.

3.    Sie können wählen, ob Sie die Einträge nach Leistungskategorie oder Leistungsgruppe summieren möchten und wo auf dem KV die Summen angezeigt werden sollen (Anfang oder Ende der Liste, Anfang oder Ende des Blocks).

4.    Sie können festlegen, ob und wie ein Begleittext zur Summe angezeigt werden soll, indem Sie die Checkbox aktivieren und eine Formatierungsoption wählen, die angibt, wie viele Zeilen vor und nach dem Text Sie wünschen. Die gleichen Formatierungsoptionen sind auch für die Summe selbst verfügbar.

5.    Sie können wählen, ob Sie zusätzliche Leerzeilen am Anfang und am Ende wünschen, ob Sie auch zusammengefasste Leistungen anzeigen möchten und ob Sie manuell erstellte Summen löschen möchten, indem Sie die entsprechenden Checkboxen aktivieren.

 

ACHTUNG: Wenn Sie Letzteres aktivieren, wird jede manuell erstellte Subtotale gelöscht.

 

6.    Klicken Sie auf "Ok", um Ihre Einstellungen zu speichern. Eine neue Subtotale Leistung und eine entsprechende Textleistung wurden dem KV hinzugefügt und werden in neuen Zeilen in der Leistungsübersicht angezeigt.

7.    Wenn Sie die erstellten Leistungen Subtotale und Text löschen möchten, klicken Sie erneut auf den Button "Summe generieren" und dann auf den Button "Summen löschen" oder löschen Sie sie separat, indem Sie sie in der Leistungsliste anklicken und dann den Button "Löschen" im rechten Fenster verwenden.

 

Subtotale manuell generieren

1.    Um eine Subtotale Leistung manuell zu erstellen, klicken Sie im rechten Fenster auf "Neu" und wählen Sie "Subtotale" aus dem Dropdown-Menü aus.

2.    Benennen Sie die Subtotale Leistung, die Sie erstellen möchten, im Feld „Bezeichnung".

 

3.    Im Abschnitt "Summen" können Sie die Leistungen auswählen, aus denen die Summe für die Zwischensumme berechnet werden soll. Klicken Sie dazu im linken Fenster "Verfügbar" auf die entsprechenden Leistungen und ziehen Sie sie per Drag & Drop in das rechte Fenster "Zugewiesen".

4.    Klicken Sie auf "Speichern". Die neue Zwischensumme erscheint in der Übersichtsliste der Dienste.

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Wie erstelle ich einen Job aus einem Kostenvoranschlag?

Sie können einen Job aus einem bestehenden Kostenvoranschlag generieren. Lesen Sie mehr dazu im Kapitel "Job", Unterkapitel "Einen Job aus einem bestehenden Kostenvoranschlag generieren".

Wie erstelle ich eine Vorlage für Kostenvoranschläge?

Um die einfache Möglichkeit zu nutzen, einen KV aus einer Vorlage zu erstellen, müssen Sie vorher einen KV als Vorlage speichern.

  1. Wählen Sie auf der Übersichtsseite des KV-Moduls den KV, den Sie als Vorlage verwenden möchten. Wenn es noch keinen KV gibt, erstellen Sie zunächst einen.

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  1. Klicken Sie auf den Button "Als Vorlage speichern" im Button-Menü. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die Gruppe auswählen können, in der Sie die Vorlage speichern möchten, eine kurze Beschreibung und den Matchcode eingeben können.

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  1. Klicken Sie auf "Template erstellen". Die neue Vorlage wird in der Dropdown-Liste angezeigt, wenn Sie einen neuen KV mit Vorlage erstellen.

 

Wie ändere ich den Status eines Kostenvoranschlags?

Sie können den Status eines KV nach denselben Grundsätzen ändern, wie Sie den Status eines Jobs ändern. Der aktuelle Status eines KV wird in der gelben Kopfleiste der Liste mit den Leistungen angezeigt.

 

 

  1. Mit einem Klick auf den Button "Status" öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem alle bisherigen Statusänderungen angezeigt werden. So können Sie jederzeit nachvollziehen, welche MitarbeiterInnen wann und warum den Status eines KVs geändert haben.

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  1. Um den Status des Jobs zu ändern, klicken Sie auf den Button "Status ändern". Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie den Status ändern, Dokumente hinzufügen und Kommentare eingeben können.

  1. Wählen Sie im Dropdown-Feld "Status" eine der 15 Optionen aus, die den Status des Jobs beschreiben: erstellt, delegiert für Erstautorisierung, Erstautorisierung, delegiert für die Zweitautorisierung, Zweitautorisierung, delegiert für finale Autorisierung, finale Autorisierung, zum Versenden freigegeben, versendet, genehmigt (vom Kunden), genehmigt (intern), abrechenbar, abgerechnet, abgelehnt und storniert.

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  1. Die Statusoptionen sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie normalerweise angewendet werden. Das System lässt Sie einen Status nur in einer vordefinierten Reihenfolge ändern. Sie können z.B. den Status von "Gesendet" nicht zurück zu "Erstellt" ändern. Sie erhalten dann eine Fehlermeldung wie diese:

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Wenn Sie über LEADING Job Administratorrechte verfügen, können Sie selbst festlegen, wo ein Wechsel von einem Status zu einem anderen erlaubt oder nicht erlaubt sein soll.

Sie finden die Statusoptionen unter " Administration -> System -> Workflows -> Kostenvoranschläge".

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  1. Immer wenn Sie eine KV zur Autorisierung delegieren, gibt es das obligatorische Feld „Verantwortlich bei uns", in das Sie einen oder mehrere Namen von MitarbeiterInnen eintragen müssen, die über die Statusänderung informiert werden sollen, um weitere Maßnahmen zu ergreifen.

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  1. Wenn Sie den Status "Genehmigt (vom Kunden)" wählen, öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie drei Optionen bezüglich der Verbindung zwischen dem KV und einem Job aktivieren können: Sie können einen Job erstellen, den verbundenen Job ebenfalls auf autorisiert setzen und/oder alle Leistungen vom KV auf den verbundenen Job kopieren.

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  1. Sie können im Feld "Dokumente" durch drag&drop Dokumente jeder Art hinzufügen und entfernen.Ein Bild, das Text enthält.

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8.  Notizen für Sie und Ihre Kollegen, die ebenfalls an dem KV arbeiten, können Sie in das Textfeld "Kommentar" ganz unten eingeben und formatieren.Ein Bild, das Text enthält.

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Wenn Sie nur ein Dokument oder einen Kommentar hinzufügen möchten, können Sie auch direkt oben im Button-Menü auf "Kommentar hinzufügen" klicken.

  1. Sobald Sie den Status geändert und alle erforderlichen Dokumente und Kommentare hinzugefügt haben, klicken Sie auf " Anwenden ", um Ihre Änderungen zu speichern.
  2. Sie können den Statusverlauf auch zur Verwendung außerhalb von LEADING Job speichern, indem Sie auf den Button "Exportieren" klicken. Es wird eine Excel-Datei in Ihrem Download-Ordner gespeichert.
  3. Es ist möglich, dass Kollegen zur gleichen Zeit wie Sie an dem KV arbeiten. Um im geöffneten Dialogfenster immer den aktuellsten Status angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf den Button "Aktualisieren" im Button-Menü.
  4. Klicken Sie auf "Schließen", um das KV-Statusdialogfeld abzuschließen

 

Welche Verbindungsarten gibt es zwischen Job und Kostenvoranschlag?

Es gibt drei Arten von Verbindungen zwischen Jobs und Kostenvoranschlägen. Unabhängig, synchronisiert und identisch. Jede Variante hat unterschiedliche Auswirkungen darauf, wie LEADING Job die Verbindung zwischen Kostenvoranschlägen und den damit verbundenen Jobs regelt.

Lesen Sie alles über diese verschiedenen Verbindungstypen und wie Sie mit ihnen arbeiten, im Kapitel "Job", Unterkapitel "Wie verwende ich die verschiedenen Verbindungen zwischen Jobs und Kostenvoranschlägen?".