Leading JOB Manual – Grundlagen

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Inhaltsverzeichnis

Was ist Leading JOB?

Welche Funktionen deckt Leading JOB ab?

Wie nutzen die verschiedenen Agenturrollen Leading JOB am effektivsten?

C-Level

Etatverantwortliche/Account Manager

Projektmanager

Beratungs- & Kreativteam

Buchhaltung

Systemadministrator

Wie ist dieses Handbuch aufgebaut?

Wie kann ich im Handbuch nach meiner Fragestellung suchen?

Wo finde ich Hilfe, wenn ich im Handbuch nicht weiterkomme?

Wie kann ich mich einloggen?

Wie funktioniert das Standard Log-In?

Wie funktioniert die Multi-Faktor Authentifizierung?

Wie kann ich mein Passwort ändern bzw. neu zusenden lassen?

Wie geht’s weiter nach dem Log-in?

Welche Module gibt es und wie arbeite ich mit damit?

Wie funktioniert die Hierarchie Kunde/Produkt/Kampagne/Job?

Wie sind die Module untereinander verbunden?

Welche grundlegenden Befehle gibt es?

Wie arbeite ich in einem Übersichtsfenster eines Moduls?

Welche Funktionen gibt es in einem Eintrag?

Welche Funktionen kommen in allen Übersichtsseiten der Module vor?

Welche Funktionen kommen in der Leistungsübersicht häufig vor?

Wie ändere ich das Layout der Übersichtsliste?

Wie durchsuche/filtere ich die Übersichtsliste?

Was kann ich in den Benutzereinstellungen ändern?

Wie ändere ich die Agentur?

Wie kann ich eine Supportanfrage stellen?

Wie nutze ich den Info Button?

Wie nutze ich die Mitarbeiterliste?

Wie kann ich Daten importieren & exportieren?

Wie importiere ich Stammdaten?

Wie importiere ich Jobs & Leistungen?

Wie führe ich einen Buchhaltungsexport durch?

Wie gehe ich mit Fehlermeldungen um?

Wie nutze ich das Kommunikationsmodul?

Wie schreibe ich eine neue Nachricht?

 

Was ist Leading JOB?

Die Web-Applikation von Leading JOB ist bis ins Detail auf die Bedürfnisse führender Unternehmen der kreativen Industrie zugeschnitten und kann so den Workflow und die Prozesse von Werbeagenturen und Kommunikationsunternehmen, vom ersten Kundenkontakt über Zeiterfassung und Projektplanung und bis hin zu Abrechnung und Controlling.

Alle Projektdaten (Stammdaten, Projektbudgets, Mitarbeiterkapazitäten, Projektdeadlines, Dokumente, Auswertungen, etc.) werden an einem Ort gebündelt, sind stets up-to-date und von überall zugänglich (Stichwort Homeoffice).

Folgende Browser werden unterstützt: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge und Opera. So sieht die Startseite von Leading JOB z.B. in Safari aus:

Welche Funktionen deckt Leading JOB ab?

Leading JOB ist gemacht für die größten Projekte, der Funktionsumfang ist dementsprechend ausgedehnt. Hier eine umfassende Auflistung, was Sie in Leading JOB alles tun können:

·       Adressmanagement

·       Anfrage an Lieferanten

·       Kalkulation von Angeboten/Kostenvoranschlägen

·       Zeiterfassung

·       Erfassung von Fremdleistung

·       Projektmanagement mit Gantt & Abhängigkeiten

·       Ressourcenplanung

·       Rechnungserstellung

·       Faktura mit Mahnwesen & Verwaltung offener Posten

·       Termine/Kalender

·       Individuell anpassbares Reporting

·       Dokumentenmanagement

·       Mandantenfähigkeit

·       eMail Integration

·       Homeoffice Anbindung

·       Mehrsprachigkeit

·       Dokumentierte API

·       LDAP Anbindung

·       DSGVO-konform

·       ZUGFeRD ready

Alle diese Funktionen haben wir in Modulen gebündelt und über die einzelnen Menüpunkte zugänglich gemacht.

Wie nutzen die verschiedenen Agenturrollen Leading JOB am effektivsten?

Je nachdem welche Rolle Sie in Ihrer Agentur erfüllen, gibt es unterschiedliche Schwerpunkte wie Leading JOB Sie am besten bei Ihren Aufgaben unterstützt. Wir haben hier zusammengefasst, welche Funktionen der Agentursoftware den Workflows der typischen Agenturrollen entsprechen und welche Stellen des Handbuchs deshalb für Sie am interessantesten sind.

Je nachdem welche Funktion Sie in Ihrer Agentur ausüben, wurden Ihnen die dazunötigen Benutzerrechte zugewiesen. Lesen Sie mehr zu den Benutzerrechten im Kapitel „Stammdaten“, Unterkapitel „Mitarbeiter“.

Eine detaillierte Beschreibung aller Module finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

C-Level

Als CEO, COO oder CFO wollen Sie:

·      tagesaktuell den Überblick über die Zahlen Ihrer Agentur haben: Nutzen Sie dazu das Dashboard.

·      die Liquidität der Agentur sicherstellen: Holen Sie sich alle Reports über vergangene und anstehende Cashflows

·      die Produktivität Ihrer Teams überwachen: Nutzen Sie das Projekt- und Ressourcenmanagement.

·      Standardisierte Prozesse für alle Agenturstandorte: In den Stammdaten haben Sie alle Mandanten und deren Einstellungen im Griff.

·      Als CFO interessiert Sie auch der Stand der Verrechnungen, alle Infos dazu finden Sie in den Kapiteln Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Etatverantwortliche/Account Manager

Als Account Manager, der für einen oder mehrere Kundenaccounts verantwortlich ist, unterstützt Sie Leading JOB in der gesamten Bandbreite Ihrer Tätigkeit:

·      Teilen Sie jedem Kunden das passende Beratungs- und Kreativteam zu: In jedem als Job angelegten Projekt managen Sie die Teamzuteilung.

·      Sie wollen immer die Kosten im Griff haben: Behalten Sie sich im Autorisierungsprozess von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kostenvoranschlägen und Lieferantbestellungen die Freigabe ab einer bestimmten Summe vor.

·      Sie wollen jederzeit sehen, wieviel für jeden Kunden gearbeitet wurde: Dank detaillierter Zeiterfassung wissen Sie immer genau, welche Projekte unter dem geplanten Aufwand laufen und können bei zu hohem Aufwand rechtzeitig gegensteuern.

·      Sie geben regelmäßig detaillierte Fortschrittsberichte an Ihre Kunden weiter: Im Projekt- und Ressourcenmanagement haben Sie den Status aller Projekte, die für einen Kunden laufen, im Blick.

Projektmanager

Während Account Manager Projekte & Kundenbeziehungen strategisch managen, konzentrieren sich Projektmanager auf die Details.

·      Legen sie neue Projekte als Job an und verwalten darauf aufbauend alle daraus entstehenden Dokumente wie Kostenvoranschläge, Lieferantenbestellungen, Eingangsrechnung und Ausgangsrechnungen.

·      Sie wollen Deadlines einhalten, ohne ständig bei allen Projektbeteiligten nachfragen zu müssen: Nutzen Sie die automatischen Benachrichtigungen im Projekt- und Ressourcenmanagement.

·      Tauschen Sie sich mit Kreativen & Textern über alle projektbezogenen Tasks & Dokumente aus. Das ermöglicht das Kommunikationsmodul und die zentrale Dokumentenverwaltung in den einzelnen Jobs.

·      Die geleisteten Stunden aller Projektmitarbeiter sind für Sie als Projektmanager auch wichtig, alle Infos dazu finden Sie in der Stundenverwaltung.

Beratungs- & Kreativteam

Beratungs- und Kreativteam sind das schlagende Herz und die durchführenden Hände jeder Agentur.

·      Verwalten Sie jede Ihrer Tätigkeiten als eigene Leistungspositionen zu den Jobs, an denen Sie gerade arbeiten.

·      Sie reagieren auf eine Kundenanfrage und erstellen ein maßgeschneidertes Angebot. Der komplette Freigabe- und Versandprozess läuft im Modul Kostenvoranschlag ab.

·      Sie vergeben erstmals einen Auftrag an einen neuen Lieferanten. Dazu tragen Sie alle nötigen Informationen für den neuen Datensatz in den Stammdaten ein. Über die Lieferantenbestellungen haben Sie alle extern beauftragten Leistungen im Griff und können Eingangsrechnungen auch gleich auf Ihre Korrektheit überprüfen.

·      Stunden eintragen muss nun einmal sein. Gut dass Ihnen in Leading JOB die schnellste Zeiterfassung zur Verfügung steht.

·      Ein Projekt ist abgeschlossen, jetzt geht es ans Abrechnen. Erstellen Sie detaillierte Ausgangsrechnungsentwürfe für Ihren Projektmanager zur weiteren Freigabe und Versand an den Kunden.

Buchhaltung

Leading JOB bietet eine reibungsfreie Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltung.

·      Prüfen Sie Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten gleich auf Ihre Korrektheit in dem Sie Sie mit Lieferantenbestellungen abgleichen.

·      Sorgen Sie für eine zeitnahen und fristgerechten Versand Ihrer Ausgangsrechnungen mit dem integrierten Statusmanagement.

·      Auf Knopfdruck können Sie alle nötigen Informationen exportieren, in Ihre Buchhaltung importieren und an Ihren Steuerberater übermitteln.

Systemadministrator

Für Sie als lokaler Systemadministrator sind alle Kapitel des Handbuchs wichtig. Wann immer ein lokaler User mit einer Frage an Sie herantritt, die Sie nicht ad hoc beantworten können, können Sie im Handbuch nachschlagen. Für alle Probleme, die Sie nicht mit Hilfe des Handbuchs beantworten können, steht Ihnen unser Support zur Verfügung.

Wie ist dieses Handbuch aufgebaut?

Alle MitarbeiterInnen - vom Kreativen bis zum CFO - profitieren von der Arbeit mit Leading JOB. Mit diesem Handbuch stellen wir Ihnen einen Leitfaden zur Verfügung, von einem ersten Überblick bis zu detaillierten Schritt-für-Schritt Anleitungen in den einzelnen Modulen.

Auf der Startseite finden Sie die Kapitelübersicht. Wir bilden jedes Modul in einem eigenen Kapitel ab. Wenn Funktionen in einem Modul mit einem anderen Modul verbunden sind, verlinken wir in der Erklärung ins entsprechende Kapitel des Handbuchs. Von jedem Kapitel gelangen Sie per Klick auf den Link „Zurück zur Handbuch Übersicht“ auf die Startseite mit den Links zu allen Kapiteln.

Das Handbuch ist auf deutsch und englisch verfügbar. Wenn Sie in der URL den Teil „de“ mit „en“ ersetzen, gelangen Sie direkt zum gleichen Kapitel in der anderen Sprache.

https://www.qualiant.com/leading-job/manual/de/index.html

https://www.qualiant.com/leading-job/manual/en/index.html

Hier noch einmal die Kapitelübersicht:

Kapitel JOB

Kapitel KOSTENVORSCHLAG

Kapitel AUSGANGSRECHNUNG

Kapitel ZEITERFASSUNG

Kapitel LIEFERANTENBESTELLUNG

Kapitel EINGANGSRECHNUNG

Kapitel STAMMDATEN

Kapitel GRUNDLAGEN

Kapitel SYSTEM

Kapitel DOKUMENTENVERWALTUNG

Kapitel PROJEKT- UND RESSOURCENMANAGEMENT

Kapitel REPORTS

Kapitel DASHBOARD

Wie kann ich im Handbuch nach meiner Fragestellung suchen?

Sie haben eine konkrete Frage oder kommen bei einer Tätigkeit in Leading JOB nicht weiter?

1.    Stellen Sie zuerst fest, in welchem Modul Sie sich befinden. Dann öffnen Sie in der Übersichtsseite des Handbuchs das dazugehörige Kapitel. Arbeiten Sie gerade an einer Eingangsrechnung und wollen wissen, wie Sie die verschiedenen Positionen anlegen? Dann öffnen Sie das Kapitel Eingangsrechnung“. Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Stunden auf Leistungsebene am besten erfassen? Gehen Sie zum Kapitel „Zeiterfassung“.

2.    Lesen Sie sich das Inhaltsverzeichnis des Kapitels durch. Wenn Sie das passende Thema gefunden haben, klicken Sie auf den Link. Sie gelangen direkt zum richtigen Unterkapitel. Wenn Sie Ihr Thema nicht in den Überschriften der Inhaltsübersicht wiederfinden, machen Sie mit dem nächsten Schritt weiter.

3.    Nutzen Sie die Suchfunktion für das ganze Kapitel. Drücken Sie dazu „Strg“ und „F“, ein Suchfenster öffnet sich in Ihrem Browser. Geben Sie ein oder mehrere Schlagwörter, die zu Ihrer Fragestellung passen, ins Suchfenster ein. Sie wollen z.B. wissen, wie man eine Leistung erstellt? Suchen Sie nach „Leistung erstellen“. Springen Sie mit „Enter“ von einer Textpassage, in der diese Begriffe vorkommen, zur nächsten.

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Wo finde ich Hilfe, wenn ich im Handbuch nicht weiterkomme?

Wenn Sie im Handbuch nicht die Antwort auf Ihre konkrete Fragestellung finden, wenden Sie sich zuerst an Ihren internen Systemadministrator. Sollte der Ihnen auch nicht weiterhelfen, haben Sie drei Möglichkeiten, unsere Supportteam zu erreichen:

1.    Supportanfrage direkt aus dem System heraus

2.    Supportanfrage per E-Mail: Schicken Sie ein E-Mail mit einer möglichst detaillierten Beschreibung Ihrer Problems an job.support@qualiant.at.

3.    Supportanfrage via Telefon: Rufen Sie uns zu Geschäftszeiten (Mo-Fr 9-17 Uhr) unter der Nummer +43 1 5036644 an.

Wie kann ich mich einloggen?

Der erste Schritt in Leading JOB ist der Log-In. Sie können standortunabhängig am Desktop, Tablet oder Handy über Ihren Browser einsteigen.

Webadresse, Zugangscode und Passwort erhalten Sie von Ihrem lokalen Systemadministrator bzw. Ihrer lokalen IT.

Beim Log-In bieten wir Ihnen zwei verschiedenen Möglichkeiten an:

1.    Standard Log-In mit normalem Passwort

2.    Log-In mit Multi-Factor-Authentication (MFA)

Für jede der beiden Varianten ist es möglich, dass das Passwort systemintern erzeugt wird oder über externe Dienstleister (Active directory/LDAP) erzeugt und verwaltet wird.

Das ergibt folgende vier Kombinationen beim Log-In:

Welche Art des Log-In Sie nutzen wurde vom Systemadministrator in Ihrem Stammdateneintrag hinterlegt. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Stammdaten“, Unterkapitel „Authentifizierung“.

Wie funktioniert das Standard Log-In?

So sieht die Log-in Seite aus:

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Sollte es im Rahmen ihrer Datenbank mehrere Agenturen (bzw. Mandanten) geben, so treffen Sie bitte die Vorauswahl im ersten Dropdown-Feld.

Ihre persönlichen Log-in Daten bestehen aus Ihrem Zugangscode und Ihrem Passwort, tragen Sie diese bitte in das zweite und dritte Feld ein.

Wenn Sie sich auf einem Tablet oder Handy einloggen, wählen Sie per Checkbox die für mobile Geräte optimierte Ansicht aus.

Anschließend klicken Sie bitte auf „Anmelden“.

Wenn Sie sich wieder ausloggen wollen, klicken Sie in der blauen Kopfzeile rechts oben auf das User-Symbol und dann auf „Abmelden“.

 

Wie funktioniert die Multi-Faktor Authentifizierung?

Wenn Sie sich im Homeoffice oder unterwegs einloggen, verwenden Sie wahrscheinlich eine Verbindung außerhalb eines VPN-Tunnels. Um hier die Datensicherheit zu gewährleisten, kann Ihr System-Admin für Sie die Multi-Faktor-Authentisierung (MFA) freischalten. Wie das geht lesen Sie im Kapitel „Stammdaten“, Abschnitt „Authentifizierung“ nach.

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Sie erhalten per E-Mail eine personalisierten „Token“ mit definierter Gültigkeitsdauer. Bei Ihrer nächsten Anmeldung ist Ihr Login-Fenster um das neue Feld für den „validation token" erweitert. Nach einmaliger Eingabe des Tokens können Sie sich wie gewohnt nur mit User Code und Passwort einloggen.

Beim ersten Log-in Versuch nach Ablauf des aktuellen Tokens erhalten Sie wiederum automatisch einen neuen Token per E-Mail.

Wie kann ich mein Passwort ändern bzw. neu zusenden lassen?

Sie können Ihr Passwort nur dann im System selber ändern bzw. es bei Vergessen neu zusenden lassen, wenn Sie sich mit der Option „lokaler Benutzer“ oder „lokaler Benutzer mit MFA“ einloggen. Wenn Ihre Passwörter über externe Dienste wie Active Directory oder Okta verwaltet werden, wenden Sie sich bei allen Passwortänderungen bitte an Ihren lokale IT-Abteilung.

Sie können Ihr Passwort ändern, indem Sie in der blauen Kopfzeile rechts oben auf das User-Symbol klicken und dann die Option „Kennwortänderung“ wählen.

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Im Dialogfenster geben Sie zuerst das alte Passwort ein, dann zweimal das neugewählte Passwort. Klicken Sie auf „Übernehmen“ um die Kennwortänderung zu speichern.

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Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie mit Klick auf den Link „Passwort vergessen?“ und dem Eintragen Ihrer E-Mail Adresse ein neues Passwort anfordern.

Wie geht’s weiter nach dem Log-in?

Nun sind Sie drin! Als erstes wird Ihnen eine Standard-Version der Startseite angezeigt. Diese Startseite nennen wir Dashboard. Von hier aus gelangen Sie mit wenigen Klicks zur Stundenerfassung, legen einen neuen Job an, erstellen einen Kostenvoranschlag, erteilen einen Auftrag, erfassen eine Eingangsrechnung, erstellen eine Ausgangsrechnung und haben Ihre aktuellen Aufgaben und Projekte im Griff

So kann Ihr Dashboard aussehen:

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Welche Inhalte (Widgets) auf Ihrem Dashboard zu sehen sind und in welchem Layout, bestimmen Sie. Lesen Sie mehr, welche Möglichkeiten das Dashboard bietet im entsprechenden Kapitel.

Über den Menübutton links oben klappen Sie das Menü aus, mit dem Sie sofort zu jedem gewünschten Modul gelangen. Lesen Sie mehr über die modulare Struktur von Leading JOB im folgenden Kapitel

Mit dem Zurück-Button Ihres Browsers gelangen Sie zu den Modulen zurück, in denen sie zuvor gearbeitet haben.

Welche Module gibt es und wie arbeite ich mit damit?

In Leading JOB sind die wesentlichsten Bestandteile der täglichen Agenturarbeit in Modulen gruppiert, die jeweils einem Menüpunkt im linken Säulenmenü entsprechen.

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Bei Klick auf den Menüeintrag gelangen Sie auf die Übersichtsseite des entsprechenden Moduls.

Jedes Modul entspricht einem eigenen Kapitel hier in diesem Handbuch:

·      Kommunikation: Hier kommunizieren MitarbeiterInnen zu ihren Tasks, tauschen Dateien aus und arbeiten gemeinsam an Dokumenten.

·      Stundenerfassung: Hier können alle MitarbeiterInnen ihre Arbeitszeit erfassen und auch Stunden verwaltet werden. Die Stundenerfassung bildet die Basis für eine korrekte Abrechnung der internen Aufwände und sichert den Überblick über die Rentabilität aller Projekte.

·      Job:  Hier finden Sie auf einen Blick alle Jobs, an denen in Ihrer Agentur gerade gearbeitet wird. Sie können neue Jobs anlegen, bestehende Jobs bearbeiten, duplizieren oder löschen, daraus Kostenvoranschläge und Ausgangsrechnungen für Kunden erstellen, kurz gesagt, alle Phasen eines Projekts verwalten, sowohl aus buchhalterischer als auch aus kreativer Sicht.

·      Kostenvoranschlag: Hier können Sie neue Kostenvoranschläge erstellen, sie an Ihre Kunden senden, ihren Status während des Genehmigungsprozesses bearbeiten, bestehende Kostenvoranschläge duplizieren, sie als Vorlagen speichern oder Kostenvoranschläge mit bestehenden Jobs verbinden.

·      Lieferantenbestellung: Mit einem detaillierter Genehmigungsworkflow verwalten Sie hier alle Aufträgen zwischen der Agentur und ihren Lieferanten. Eingangsrechnungen können einfach auftragsbezogen verwaltet werden.

·      Eingangsrechnung: Hier verwalten Sie alle Eingangsrechnungen, beginnend mit der Erfassung in Ihrem System, dem Abgleich mit bestehenden Aufträgen und dem Durchlaufen des Autorisierungsprozesses bis zur endgültigen Freigabe.

·      Ausgangsrechnung & Ausgangsrechnungsvorschlag: In diesem Modul können Sie einen Ausgangsrechnungsentwurf erstellen und ändern, ihn in eine endgültige Ausgangsrechnung umwandeln, mit mehreren Entwürfen und Rechnungen gleichzeitig arbeiten, die Rechnung an Ihren Kunden senden, ihren Status verfolgen oder sie bei Bedarf stornieren.

·      Mitarbeiterliste: Hier finden Sie eine Liste aller Mitarbeiter, die in Ihrer Agentur arbeiten, mit Kontaktdaten und aktuellem Status.

·      Projektmanagement: Dieses Modul ermöglicht Ihnen den Überblick über Budget, Termine und Deadlines Ihrer Jobs. Sie behalten die Auslastung Ihrer Teams im Blick, verteilen bei Bedarf Aufgaben neu und können Reports und Analysen zum Fortschritt des Projektes erstellen.

·      Reports: Hier finden Sie eine große Auswahl an vordefinierten Auswertungen aller im System vorhanden Daten, die Sie entweder online verwenden oder exportieren können.

·      Stammdaten: Hier verwalten Sie alle grundlegenden Daten, die Sie benötigen, um mit allen anderen Modulen arbeiten zu können. Seien es Benutzerrechte, Mitarbeiterinformationen, Adressen von Kunden und Lieferanten oder eine Übersicht aller Kampagnen, Produkte und Aufträge, die in Ihrer Agentur laufen.

·      Import/Export: Hier können Sie Einträge für Ihre Stammdaten, Jobs und Leistungen importieren und Daten für ihre Buchhaltung exportieren.

·      System: Hier finden Sie alle Einstellungen, mit denen Sie Leading JOB bis ins kleinste Detail personalisieren können.

Wie funktioniert die Hierarchie Kunde/Produkt/Kampagne/Job?

Die Module arbeiten alle basierend auf einer grundlegenden hierarchischen Struktur. Ein Kundeneintrag ist die unterste Hierarchieebene, ein Produkteintrag die zweite Ebene, eine Kampagne die dritte und ein Job die letzte Ebene. Diese vier Hierarchieebenen helfen Ihnen, alle Phasen eines Projekts zu verwalten, sowohl aus buchhalterischer als auch aus kreativer Sicht.

Jede Hierarchieebene kann Teil der eindeutigen Job-Nummer sein, die bei der Erstellung eines Jobs automatisch zugewiesen wird. Auf diese Weise wissen Sie immer auf den ersten Blick, zu welchem Kunden, Produkt und welcher Kampagne ein Job gehört. Die verschiedenen Hierarchieebenen machen auch den Such- und Filterprozess bei der Analyse der Leistung Ihrer Agentur sehr viel übersichtlicher.

Wie lässt sich die Hierarchie anhand eines Beispiels erläutern? Nehmen wir an, Sie haben einen Süßwarenhersteller als Kunden. Ihre Agentur ist für die gesamte Marketingkommunikation im deutschsprachigen Teil Europas verantwortlich. Sie erstellen Produkteinträge für jede Süßigkeit aus dem Sortiment, die beworben werden soll. Sie erstellen eine Kampagne für jede Marketingschwerpunkt für dieses Produkt, z.B. eine allgemeine Sommerkampagne, eine Kampagne zur neuen Rezeptur. Jeder Kanal aus dem Marketingmix kann dann als ein einzelner Job organisiert werden.

Wenn Sie nicht alle Ebenen benötigen, weil die Hierarchie Ihrer Kunden nicht so komplex ist, ist das kein Problem. Erstellen Sie einen generischen Dummy-Eintrag auf der Produkt- und Kampagnenebene, den Sie bei jedem neuen Job verwenden können.

Wie sind die Module untereinander verbunden?

Die Module von Leading JOB sind untereinander in vielfältiger Weise verbunden. Wir haben die wichtigsten Zusammenhänge in diesem Diagramm dargestellt.

 

Welche grundlegenden Befehle gibt es?

Eine Reihe von Funktionen ist über alle Module hinweg gleich. Hier beschreiben wir die grundlegenden Befehle und was Sie darüber wissen müssen, um sich in jedem Modul schnell zurechtzufinden.

Wie arbeite ich in einem Übersichtsfenster eines Moduls?

Jedes Übersichtsfenster ist nach den gleichen Prinzipien aufgebaut. Der linke Bereich zeigt die Übersichtsliste der vorhandenen Einträge, der rechte Bereich zeigt die Kopfinformationen eines ausgewählten Eintrages.

Zum Auswählen eines Eintrages klicken Sie einmal darauf. Bei Doppelklick öffnet sich die Leistungsübersicht.

1.    Im oberen Balken haben Sie auf der linken Seite ein Buttonmenü mit den häufigsten Aktionen, die Sie hier benötigen, sei es in der Modulübersicht oder in der Leistungsübersicht.

2.    Auf der rechten Seite finden sie im oberen Balken die Funktionen, mit denen Sie die Detailinformationen eines Eintrages bearbeiten können. Die Informationen sind in einzelne Abschnitte gebündelt, die Sie durch Klick auf das Pfeilsymbol auf- und zuklappen können.

3.    Die Übersichtsliste im linken Fenster können Sie über die Kopfzeile der einzelnen Spalten filtern und sortieren. Verwenden Sie die Scrollbalken um hinauf/hinunter und hin/her zu scrollen. Sie können Spalten hinzufügen/entfernen und die Spaltenbreite ändern.

4.    Im linken unteren Eck finden Sie eine Zahl, die die Menge der vorhandenen Einträge im Modul wiedergibt.

5.    Im rechten unteren Eck können Sie festlegen, ob sie das Fenster vertikal (Standardeinstellung) oder lieber horizontal teilen wollen.

6.    Sie können die Breite der beiden Fenster verändern, in dem Sie auf die Mittellinie klicken und gedrückt verschieben.

Welche Funktionen gibt es in einem Eintrag?

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Automatisch generierte Beschreibung

Neu: Einen neuen Eintrag legen Sie immer per Klick auf den Button „Neu“ im rechten Teil des Übersichtsfensters des jeweiligen Moduls an.

Bearbeiten: Einen bestehenden Eintrag bearbeiten Sie durch Klick auf den Button „Bearbeiten“ im rechten Teil des Übersichtsfensters des jeweiligen Moduls.

Löschen: Für das Löschen eines Eintrages gelten in jedem Modul bestimmte Regeln. Lesen sie diese im jeweiligen Kapitel bzw. im Kapitel Stammdaten nach.

Speichern: Nach Neuanlage bzw. Änderung eines Eintrags klicken Sie bitte auf den Button „Speichern“ im rechten Teil des Übersichtsfensters des jeweiligen Moduls. Wenn Sie die Eingabe verwerfen wollen, klicken Sie auf „Abbrechen“.

Welche Funktionen kommen in allen Übersichtsseiten der Module vor?

In den Übersichtsfenstern der Module kommen manche Funktionen immer wieder vor. Hier erklären wir welche Buttons welche Bedeutung haben.

Button „Leistungen“: Hier gelangen Sie zu der Leistungsübersicht, in der alle Positionen des gewählten Eintrages enthalten sind. Entspricht dem Doppelklick auf den Eintrag in der Übersichtsliste.

 

Button „Gehe zu“: Bei Klick auf diesen Button öffnet sich Links zu den verknüpften Einträgen in anderen Modulen. Die verfügbaren Optionen hängen von den Rechten ab, die Ihnen im System zugewiesen sind.

 

Button „Statusverwaltung“: Klicken Sie hier, wenn Sie den Status des Eintrage bearbeiten oder die Bearbeitungshistorie sehen wollen. Hier können Sie Statusänderungen auch mit Kommentaren versehen und statusrelevante Dokumente hinzufügen.

 

Button “Vorschau”: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine druckbare PDF-Version des Eintrages in einem anderen Tab Ihres Browsers geöffnet.

 

Button “E-mail versenden”: Klicken Sie auf diesen Button, um den den Eintrag als Anhang zu senden.

 

Auf der rechten oberen Seite des Übersichtsfensters finden Sie zwei weitere Buttons.

Button „Standardoptionen“: Hier öffnet sich bei Klick eine Listbox mit vielen Optionen zu Layout, Filter und Export.

Button „Tabelle aktualisieren“: Damit alle Veränderungen, die Sie in den Optionen eines Eintrags durchgeführt haben, auch in der Übersichtsseite zum Tragen kommen, klicken Sie auf diesen Button.

Welche Funktionen kommen in der Leistungsübersicht häufig vor?

Button „Automatisches Sortieren“: Klicken Sie hier, um die Art der Sortierung der Leistungen zu ändern. Sie können wählen zwischen dem Sortieren nach Leistungskategorie und Leistungsgruppe.

 

Buttons „Ebene höher/tiefer setzen“: Mit diesem Button können sie die Ordnungsnummern (1, 1.1, 1.2, etc) der Leistung mit einem Klick eine Ebene höher oder tiefer setzen.

 

Button „Leistungen aus Vorlage einfügen“: Mit diesem Button fügen Sie eine eine Leistung aus einer Vorlage hinzu.

 

Button „Kopieren“: Damit können Sie die ausgewählte Position kopieren. Je nach Modul stehen hier weitere Kopieroptionen zur Verfügung.

 

Button „Layout definieren“: Per Klick auf diesen Button gelangen Sie zu einem Popupfenster, in dem Ihnen Layoutoptionen für die PDF/Druckansicht des Eintrags zur Verfügung stehen.

 

 Buttons „Manuelles Sortieren/Drucksortierung“: Hier können sie einstellen, wie Sie die Übersichtsliste der Leistungen anzeigen wollen. Entweder nach dem Alphabet sortiert oder nach der Reihenfolge, in der sie in Auftrags- oder Ausgangsrechnungs-PDF erscheinen. Zudem können Sie in der manuellen Sortierung auch jede Spalte filtern, in dem Sie in das Eingabefeld Buchstaben bzw. Zahlen eingeben.

 

Wie ändere ich das Layout der Übersichtsliste?

Sie können die Übersichtsliste in jedem Modul über die Kopfzeile jeder Spalte sortieren, filtern und durchsuchen.

Die angezeigten Spalten sind standardmäßig eingestellt. Sie können das Layout der Übersichtliste ändern, indem Sie auf den Button "Standardoptionen" klicken. Hier haben Sie nun eine Reihe an Möglichkeiten:

1.    Alles markieren: Damit markieren Sie alle Zeilen der Übersichtsliste. Das ist praktisch wenn Sie danach einen Befehl ausführen, der für multiple Auswahl geeignet ist, wie z.B. im Modul Job, wenn Sie aus allen markierten Jobs Ausgangsrechnungsentwürfe erstellen wollen.

2.    Alle Filter löschen: Setzt alle gesetzten Filter außer Kraft. Das ist praktisch, wenn Sie nach einem bestimmten Eintrag in der Übersichtsliste suchen, ihn aber aufgrund eines gesetzten (und vergessenen Filters) nicht mehr finden.

3.    Bei Klick auf "Spalten hinzufügen/entfernen" öffnet sich ein Fenster mit allen verfügbaren Spalten. Aktivieren/Deaktivieren Sie die Checkboxen, um Spalten zu Ihrer Liste hinzuzufügen/zu entfernen. Klicken Sie dann auf „Speichern“.

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Sie können jede Spalte dem längsten Eintrag anpassen, indem Sie auf die Grenzlinie zwischen den Spalten klicken und diese manuell anpassen. Zum Zurücksetzen der Breitenänderungen genügt ein Klick auf die Option „Alle Spaltenbreiten anpassen“ und alle Spalten werden auf die ursprüngliche Breite zurückgesetzt.

Sie können die Position jeder Spalte auch per Drag&Drop verschieben.

  1. Layout laden: Wählen Sie aus einer Liste von Ihnen gespeicherter Tabellenlayouts das passende aus.

5.    Layout speichern: Wenn Sie mit dem Layout (Spalten, Spaltenbreite, Spaltenreihenfolge) zufrieden sind, können Sie es für sich individuell speichern.

6.    Layout löschen: Löschen Sie eines oder mehrere der von Ihnen angelegten Layouts.

7.    Standardlayout laden: Ladet das für alle Mitarbeiter als Standard definierte Layout für die Positionsübersicht

8.    Als Standardlayout für alle Mitarbeiter speichern: Speichert die vorgenommenen Änderungen als Standardlayout. Nur mit dem entsprechenden Benutzerrecht möglich.

9.    Export nach Excel: Exportiert alle Einträge der Übersichtsseite in eine Exceldatei, die in Ihrem Download-Ordner abgespeichert wird.

Wie durchsuche/filtere ich die Übersichtsliste?

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Sortieren Sie alphabetisch, indem Sie auf den Pfeil nach oben oder unten in der rechten Ecke der Spaltenüberschrift klicken.

Jede Spalte hat auch einen Filterfunktionsbutton, um das Fenster für die Spaltenfilter aufzurufen.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, um Spalten zu filtern:

·      Filter nach Namen, Nummern, oder ähnlichen Kennungen im System (hier zum Beispiel anhand der Jobnummer), über die sie (auch durch Teileingabe) die angezeigten Daten auf die Passenden reduzieren können:

·      Filter nach festen Vorgängen, bzw. vorgegebenen Einträgen im System (hier als Beispiel der Status von Jobs), wo aus einer Liste ausgewählt werden kann.
Zum Öffnen der Auswahlmöglichkeiten klicken Sie bitte einfach in das Feld:

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·      Filter nach Datums- oder Jahresbereichen, wobei sie immer zwischen „gleich“, „von“ oder „bis“ zu einem Jahr, bzw. Datum, oder auch nach einem Datumsbereich („zwischen“ - in diesem Fall erhalten sie auch ein zusätzliches „bis“-Eingabefeld):

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Die Kombination mehrerer Filter (sofern diese gesetzt sind) sehen dann im Fenster so aus (anhand der Kombination der oben gezeigten drei Beispiele:

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Um einen, oder mehrere der Filter zu entfernen oder neue hinzuzufügen, klicken sie bitte einfach auf den jeweiligen Button ganz links (im Screenshot markiert).

Welche Spalten in der Tabelle aktuell gefiltert sind, ist auch anhand der Titelzeile immer gut erkennbar, denn diese ist orange hinterlegt.

Sie können natürlich auch die Funktion „Alle Filter löschen“ verwenden (siehe oben).

Wann immer Sie das Layout einer Tabelle verändern, einen Filter setzen oder nach einem Begriff suchen, wird die Änderung der Darstellung automatisch gespeichert. Wenn Sie wieder in das Modul einsteigen, erhalten Sie dieselbe Tabellenansicht inklusive aller Änderungen, die Sie das letzte Mal vorgenommen haben.

 

Was kann ich in den Benutzereinstellungen ändern?

Mit einem Klick auf das Personensymbol rechts von der Navigationsleiste öffnet sich ein Dropdownmenü. Im weiß hinterlegten Bereich werden Ihr Name, Ihre Agentur und Ihr Usercode angezeigt.

Hier können Sie nicht nur Ihre Benutzereinstellungen verwalten, sondern sich auch abmelden, die Agentur wechseln, Ihr Kennwort ändern, eine Support-Anfrage starten oder ihr Profilbild durch Klick auf ihren Avatar ändern

Mit einem Klick auf Benutzereinstellungen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Anpassungen für drei Bereiche vornehmen können:

·      Benutzeroberfläche

·      Stundenerfassung

·      Anmeldedialog

Abschnitt „Benutzeroberfläche“

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Sie wollen eine andere Sprache einstellen? Sie haben die Wahl zwischen Deutsch und Englisch. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Sprache wechseln, springt die Ansicht immer auf die Startseite Ihres Dashboards zurück.

Sie wollen die Darstellung von Tausender-  und Dezimalzahlen ändern? Hier können Sie zwischen Punkt und Semikolon wählen.

Sie können festlegen, ob das System eine Benachrichtigung im rechten obren Fenster anzeigt, wenn es zu einer gesetzten Aktion Informationen gibt (blau), die Aktion erfolgreich war (grün) oder ob es eine Warnung dazu gibt (gelb).

Legen Sie fest ob Sie eine Warnung sehen wollen, wenn Änderungen nicht gespeichert wurden. Oder eine Meldung sehen wollen, falls nicht geänderte Daten gespeichert werden.

Sie können entscheiden, ob sie vor Versand einer E-Mail an den Kunden aus den Bereichen Kostenvoranschlag oder Lieferantenbestellung vorab eine Meldung zur Sicherheitsabfrage erhalten wollen.

Wenn Sie die Spaltenbreite immer automatisch angepasst haben wollen, können Sie das hier festlegen.

Abschnitt „Stundenerfassung“

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Sie wollen die Anzahl der Ihnen angezeigten Jobs in der Stundenerfassung ändern? Hier sind Sie richtig. Auch alte Jobs können Sie nach einer von Ihnen definierten Anzahl von Tagen aus der Stundenerfassung entfernen lassen.

Abschnitt „Anmeldedialog“

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Automatisch generierte Beschreibung

Hier können Sie einstellen, ob der Status in der Anwesenheitsverwaltung beim Anmelden/Abmelden automatisch angepasst werden soll.

Wichtig: Haben Sie keine Angst, auf den Button „Schließen“ zu klicken. Damit speichern Sie automatisch die vorgenommenen Änderungen.

Wie ändere ich die Agentur?

Wenn Sie für eine Agentur arbeiten, die aus mehreren Entitäten besteht, ist es praktisch, wenn Sie schnell und unkompliziert in Ihrer Agentursoftware zwischen verschiedenen Mandanten wechseln können, je nach Auftraggeber für den Sie gerade arbeiten. Dazu müssen Sie nicht das System verlassen, sondern können das im Dropdownmenü, das sich bei Klick auf das Personensymbol rechts oben öffnet.

Wie kann ich eine Supportanfrage stellen?

Sie brauchen Hilfe in Leading JOB? Sie haben eine spezielle Frage, die nicht im Handbuch beantwortet wird? Wenden Sie sich direkt an unsere Support-Team, in dem Sie „Support Anfrage“ im Dropdownmenü wählen, das sich bei Klick auf das Personensymbol rechts oben öffnet.

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Automatisch generierte Beschreibung

Eine neue Seite öffnet sich. Tragen Sie ins Feld „Problem“ eine detaillierte Beschreibung Ihres Problems oder Ihrer Frage ein. Je genauer und ausführlicher Sie die Fragestellung beschreiben, um so schneller kann unser Support Ihnen helfen.

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Automatisch generierte Beschreibung

Aktivieren Sie bitte unbedingt die Checkbox „Zustimmung zur Datenschutzerklärung“ an, sonst kann sich unser Support aufgrund der Datenschutzbestimmungen nicht um Ihre Anfrage kümmern.

Klicken Sie auf „Anfrage abschicken“. Unser Support-Team kümmert sich schnellstmöglich um Ihre Anfrage.

Wie nutze ich den Info Button?

In der blauen Kopfzeile ganz rechts findet sich ein Info Button. Bei Klick darauf werden Ihnen zwei Links angezeigt:

·      Benutzerhandbuch

·      Release Note

Damit gelangen Sie zum jeweiligen Kapitel des Handbuchs bzw. zur aktuellen Release Note.

 

Wie nutze ich die Mitarbeiterliste?

Zur Mitarbeiterliste gelangen Sie über den Eintrag im Menü.

Hier werden in einer Visitenkarten-ähnlichen Ansicht alle MitarbeiterInnen Ihrer Agentur aufgelistet. Sie können nach Namen durchsuchen, nur verfügbare KollegInnen (vollflächig blaue Glühbirne) anzeigen oder nur solche, die Sie als Favoriten (vollflächig blauer Stern) gekennzeichnet haben.

Wenn Sie ein E-Mail schreiben wollen, reicht hier ein Klick auf die E-Mailadresse.

Wenn Sie eine/n MitarbeiterIn als Favorit hinzufügen wollen, klicken Sie auf den weißen Stern. Die An- oder Abwesenheit wird Ihnen basierend auf dem Log-In Status Ihrer KollegInnen angezeigt.

Wie kann ich Daten importieren & exportieren?

Klicken Sie im Menü auf Administration, dann auf Import/Export.

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Wählen Sie aus, welche Daten Sie importieren oder exportieren wollen. Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

·      Stammdaten importieren

·      Jobs und Leistungen importieren

·      Buchhaltungsexport

Bitte führen Sie einen Datenimport nicht auf eigene Faust durch, sondern wenden sich in jedem Fall an unseren Support. Unser Supportteam klärt mit Ihnen die richtigen Datenformate, beseitigt etwaige Problemstellen noch vor dem Import und begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Importprozess.

Wie importiere ich Stammdaten?

Wählen Sie aus, welche Art von Stammdaten Sie importieren wollen:

·      Wechselkurse

·      Feiertagskalender

·      Interne Stundensätze

·      Regionen

·      Rollen

Fügen Sie die CSV-Datei per drag&drop hinzu. Wenn die Datei eine Kopfzeile hat, aktivieren Sie die Checkbox. Wählen Sie aus, ob Sie Punkt oder Komma als Feldtrennzeichen verwenden, welche Anführungszeichen einen Text markieren und welches Zeichen als Dezimalpunkt verwendet wird.

Klicken Sie abschließend auf Start. Die Dateien werden importiert und stehen dann in dem Menüpunkt „Stammdaten“ zur weiteren Verwendung & Bearbeitung zur Verfügung.

Bitte führen Sie einen Stammdatenimport nur in Abstimmung mit unserem Support durch.

Wie importiere ich Jobs & Leistungen?

Wenn Sie regelmäßig eine größere Anzahl an Leistungen, die Sie von externen Zulieferern bekommen, weiterverrechnen müssen, ist der Import von Jobs & Leistungen die richtige Lösung dafür.

Ein Beispiel: Sie schalten im Auftrag eines Kunden eine große Zahl Google Ads. Die Performance jeder Anzeigengruppe pro Monat soll an Ihren Kunden weiterverrechnet werden. Sie importieren die Performancedaten der einzelnen Ads als Leistungen zum Job „Google Ads“. So können Sie schnell und fehlerfrei jeden Monat den Job an den Kunden abrechnen.

Ziehen Sie die CSV-Datei mit Jobs und Leistungen in das Upload-Feld und klicken Sie auf „Start“. Die Dateien werden importiert und stehen dann in dem Menüpunkt „Stammdaten“ zur weiteren Verwendung & Bearbeitung zur Verfügung.

Bitte führen Sie einen Jobs- und Leistungsimport nur in Abstimmung mit unserem Support durch.

Wie führe ich einen Buchhaltungsexport durch?

Geben Sie den Beginn und das Ende des Zeitraums ein, für den Sie Buchhaltungsdaten exportieren wollen. Als default ist der aktuelle Monat eingegeben. Sie können das Datum manuell ändern.

Aktivieren Sie die Checkboxen der Informationen, die der Buchhaltungsexport enthalten soll:

·      Eingangsrechnung

·      Stornierte Eingangsrechnung

·      Ausgangsrechnung

·      Stornierte Ausgangsrechnung

·      Umbuchungen

·      Aconto Zahlungen

Klicken Sie auf den Button „Export starten“.

Eine .txt-Datei wird erzeugt und steht im Anschluss zum Download bereit. Klicken Sie auf den Dateinamen und das File wird in den Download-Ordner Ihres Browsers exportiert.

Zudem erhalten Sie Informationen zu Anzahl und Erfolg der exportierten Daten.

Wie gehe ich mit Fehlermeldungen um?

Leading JOB ist ein sehr umfangreiches Programm, da kann es hin und wieder zu kleineren Fehlern oder in Ausnahmefällen zu Systemabstürzen kommen. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie im Fall einer Fehlermeldung damit umgehen.

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Klicken Sie auf das „Home“-Symbol, um zum Dashboard zurückzugelangen. Sie können die Seite nochmals laden, indem Sie auf „Nochmals versuchen“ klicken. Wenn das Problem weiterhin besteht, klicken Sie auf den Button „Problem melden“.

Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie eine Support Anfrage erstellen können.

Geben Sie eine kurze Beschreibung der Situation und wie es zu der Fehlermeldung gekommen ist in das Textfeld „Problem“ ein. Das System erstellt dazu einen umfangreiche Dokumentation im Feld „Kontext“, die der Supportanfrage mitgeschickt wird. Aktivieren Sie die Checkbox „Zustimmung zur Datenschutzerklärung“ und klicken dann auf den Button „Anfrage abschicken“.

Unser Supportteam wird sich dann so schnell wie möglich um Ihre Anfrage kümmern.

Wie nutze ich das Kommunikationsmodul?

In diesem Modul bündeln Sie alle Nachrichten zu Jobs und Tasks, die Sie mit Ihren KollegInnen austauschen. Sie können von hier aus nur auf bestehende Nachrichten antworten bzw. diese bearbeiten. Eine neue Nachricht können Sie nur im Jobmodul selber anlegen.

 

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1.    Bei der Auflistung der Ihnen angezeigten Nachrichten können Sie wählen zwischen „Meine Nachrichten“, „Nachrichten von meinen Jobs/Tasks“ und „Nachrichten von allen Jobs/Tasks“. Zudem können sie den Zeitraum, aus dem Ihnen Nachrichten angezeigt werden, auf eine Woche oder einen Monat einschränken

2.    Bei Klick auf das Plus-Zeichen öffnet sich der ganze Text der Nachricht und Sie finden weitere Funktionsbuttons mit denen Sie wie in einem Mail-Postfach jede Nachricht beantworten, weiterleiten und Dokumente anhängen können. Jede Nachrichte ist aber auch editier- und löschbar.

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3.    Wenn Sie auf den Antworten-Button klicken, öffnet sich ein Textfeld, in dem Sie eine Antwort eingeben können.

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4.    Im Upload-Feld können Sie Dokumente hinzufügen oder löschen.

5.    Im Adress-Feld können Sie entweder die E-Mail-Adressen aller Teammitglieder (Projektstandard) auswählen oder die zuletzt verwendeten Adressen. Bei Klick auf „keine E-Mails“ werden die bereits eingetragenen Adressen gelöscht.

6.    Klicken Sie auf „Nachricht speichern “. Wählen Sie aus, ob Sie die Nachricht taskbezogen oder jobbezogene speichern wollen.

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7.    Wenn Sie die Checkbox „Historie anzeigen“ aktivieren, werden Ihnen Änderungen der Nachrichten angezeigt:

8.    Wenn Sie auf den @-Button klicken, öffnet sich die Empfängerliste, an die die Nachricht verschickt wurde.

9.    Die angehängten Dokumente sehen sie, wenn Sie auf das Büroklammer-Button klicken.

Wie schreibe ich eine neue Nachricht?

Einen neuen Kommentar können Sie auf Jobebene und auf Taskebene erstellen.

Kommentar zu Job: Klicken Sie in der Jobübersicht auf den Button „Nachrichten“, dann auf „Neuer Kommentar“.

Kommentar zu Task: Hier gibt es zwei Einsprungpunkte: Von jedem Widget aus, in dem Tasks vorkommen und im Projektmanagement-Modul klicken Sie auf das Sprechblasen-Symbol.